Wie die Stiftung für Industriegebiete Genf ihr Personalmanagement mit Kelio optimiert
Optimiertes Management für eine Schlüsselinstitution in Genf
Die Stiftung für Industriegebiete Genf (FTI) ist ein zentraler Akteur der wirtschaftlichen Entwicklung des Kantons. Sie ist verantwortlich für die Verwaltung und Aufwertung der Industriegebiete und unterstützt Unternehmen bei der Ansiedlung und beim Wachstum. Mit 55 Mitarbeitenden und einem einzigen Standort in Genf hat die Stiftung ein deutliches Mitarbeiterwachstum erlebt, was eine Überarbeitung der HR-Tools erforderte, um Effizienz und reibungslose Abläufe zu gewährleisten.
ZIPLO ©foto: FTI - High5Prod, Olivier Riethauser
Kunden seit
2020
Eigenheiten
Integration der elektronischen Unterschrift für Arbeitszeitnachweise
Personal
55 Personen
Projekttyp
Zeit- und Abwesenheitsmanagement
Treffen mit Stéphanie Coutherut
Leiterin der Personalabteilung
Der ursprüngliche Bedarf der Stiftung für Industriegebiete Genf
Vor der Einführung von Kelio war die Zeit- und Abwesenheitsverwaltung bei der FTI nicht digitalisiert. Informationen zu Abwesenheiten, Urlaub oder Arbeitsplänen waren verstreut, was die administrative Nachverfolgung und das Personalmanagement erschwerte.
Wir sind gewachsen, von etwa dreissig auf über fünfzig Mitarbeitende. Mit dem Wachstum des Teams war es notwendig, ein zentrales und dediziertes System zu implementieren.
Mit der Zunahme der Mitarbeitenden entstand der Bedarf nach einer klaren Struktur, um die HR-Prozesse – wie Arbeitszeit, Abwesenheiten, Urlaubsanträge und Personalverfolgung – effektiv und automatisiert zu steuern.
Das gelöste Problem
Die Einführung von Kelio ermöglichte es der FTI, die Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten zu zentralisieren. Schluss mit verstreuten Dokumenten, manuellen Genehmigungen und komplizierter Nachverfolgung: Jetzt ist alles automatisiert und sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Personalabteilung zugänglich.
Heute kann ich alles direkt über Kelio verwalten: Zeiterfassung, Abwesenheitsgenehmigungen und sogar die elektronische Unterschrift für HR-Dokumente, die wir ab Ende dieses Monats für alle Arbeitszeiterklärungen einführen werden.
Dank der Digitalisierung sind alle Personalakten elektronisch erfasst und in einer sicheren Datenbank gespeichert, was den Papierverbrauch reduziert und die Reaktionsfähigkeit der Personalabteilung erhöht.
Eine Entscheidung, getragen von der Zuverlässigkeit und Erfahrung von Kelio
Kelio setzte sich als ideale Lösung nach einem Ausschreibungsverfahren durch – eine Notwendigkeit für die FTI als öffentlich-rechtliche Stiftung. Die langfristige Verfügbarkeit, einfache Bedienung und Anpassbarkeit an die spezifischen Bedürfnisse der Stiftung waren entscheidende Kriterien. Obwohl Frau Coutherut zur Zeit der Auswahl nicht bei der FTI tätig war, berichtet sie:
Ich hatte Kelio bereits in einer früheren beruflichen Station bei einem Unternehmen am Flughafen Genf verwendet. Es ist eine Lösung, die sich weiterentwickelt hat und von vielen Unternehmen genutzt wird.
Die Umstellung verlief reibungslos – mit schneller Einarbeitung und massgeschneiderten Schulungen für die Teams.
Welche Vorteile bietet Kelio für die FTI?
Mit Kelio wird die Verwaltung der Arbeitszeit und Abwesenheiten vereinfacht und vollständig automatisiert. Alle Mitarbeitenden haben einen klaren, aktuellen Überblick über ihre Stunden- und Urlaubskonten. Die Personalabteilung verfügt über ein leistungsfähiges Tool für die administrative Nachverfolgung.
„Alle unsere Personalakten sind digitalisiert, was uns papierloses Arbeiten und schnellen Zugriff auf Informationen ermöglicht.“
Die Nutzung des Moduls zur Zeit- und Aktivitätsverwaltung erleichtert zudem die Kontrolle von Unregelmässigkeiten und die Korrektur von Fehlern per Mausklick. Dank Kelio profitiert die FTI auch von einer präzisen Nachverfolgung der HR-Kennzahlen – ein Schlüsselfaktor für das Organisationsmanagement. Die Personalverantwortliche betont:
Für mich ist es sehr wichtig, Statistiken zu bestimmten HR-Daten zu haben. Mit Kelio kann ich ganz einfach Berichte über Fehltage, absolvierte Schulungen, Arbeitsunfälle usw. erstellen – essentielle Informationen für mein Reporting.
Diese Fähigkeit, zuverlässige und nutzbare Statistiken zu erstellen, optimiert das Personalmanagement und erfüllt gleichzeitig die Anforderungen an Monitoring und Analyse. Das Tool bietet eine Gesamtübersicht über HR-Trends, erleichtert strategische Entscheidungen und die Anpassung interner Richtlinien.
Einfache Nutzung dank Cloud-Lösung
Obwohl die Entscheidung für die Cloud-Infrastruktur vor dem Eintritt von Frau Coutherut getroffen wurde, bringt diese Struktur grosse Flexibilität mit sich. Es werden keine physischen Server mehr benötigt: Die Daten sind online zugänglich und somit für alle Mitarbeitenden leicht verfügbar.
Massgeschneiderte Betreuung durch Kelio Schweiz
Die Einführung von Kelio wurde durch ein umfassendes Begleitprogramm unterstützt, inklusive gezielter Schulung durch das Team von Kelio Schweiz. Zudem steht ein reaktiver und effizienter technischer Support zur Verfügung, der die Personalabteilung bei Fragen unterstützt.
Wenn ein Problem auftritt, reagiert der Support noch am selben Tag – das ist wirklich sehr angenehm.
ZIBAY ©foto: FTI - High5Prod, Olivier Riethauser
Eine gelungene Modernisierung für die FTI
Die Einführung von Kelio ermöglichte es der FTI, ihre HR-Prozesse zu strukturieren, zu digitalisieren und zu sichern – für ein reibungsloseres und effizienteres Management. Überzeugt von den Vorteilen der Lösung, empfiehlt die Stiftung Kelio all jenen Organisationen, die ihr Personalmanagement modernisieren möchten.
Ja, ich würde Kelio ohne Zögern weiterempfehlen. Es ist ein zuverlässiges und effizientes Tool, das unsere tägliche Arbeit wirklich erleichtert.
Die FTI plant sogar, weitere Module wie das Onboarding zu erkunden, um ihre internen Prozesse weiter zu optimieren und das HR-Management der Organisation weiter zu verbessern.
Das + der HR-Software
- Integrierte elektronische Signatur zur Vereinfachung von HR-Prozessen
- Schneller Zugriff auf Personaldossiers dank vollständiger Digitalisierung
- Zuverlässige HR-Statistiken für präzises und strategisches Reporting
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