Zeitwirtschaft und Werkstatt-ERP: Wie Auto Schmid AG mit Kelio eine massgeschneiderte Lösung gefunden hat

Das 1948 gegründete Automobilunternehmen Auto Schmid hat sich kontinuierlich weiterentwickelt und ist heute ein anerkannter Akteur in Unterentfelden im Kanton Aargau

Mit aktuell 75 Mitarbeitenden vereint das Unternehmen Werkstattberufe und administrative Funktionen unter einem Dach. Diese schrittweise Entwicklung hat eine zentrale Herausforderung hervorgebracht: die Arbeitszeit- und Absenzenverwaltung besser zu steuern, ohne dabei auf ein für den reibungslosen Betrieb unverzichtbares Branchen-ERP verzichten zu müssen.

Um diese Strukturierung zu unterstützen und im Alltag mehr Transparenz zu gewinnen, hat sich Auto Schmid für Kelio entschieden – eine Lösung, die sich flexibel an die bestehende Organisation und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen lässt.

Frau Dafne Spadea, Leiterin HR bei Auto Schmid, blickt auf dieses HR-Projekt zurück und erläutert die konkreten Vorteile, die es im täglichen Betrieb bringt.

Video des Interviews ansehen

Kunden seit

2024

Eigenheiten

Spezifische Schnittstelle zwischen Kelio und dem bestehenden Werkstatt-ERP

Personal

75 Personen

Projekttyp

Zeit- und Absenzenmanagement

"Kelio enthielt alles, was wir gesucht haben"

Treffen mit Dafne SPADEA
Leiterin HR

Der anfängliche Bedarf von Auto Schmid

Vor der Einführung von Kelio nutzte Auto Schmid sein Werkstatt-ERP für die Erfassung der Arbeitszeiten. Dieses System entsprach jedoch zunehmend nicht mehr den Anforderungen der Personalabteilung in Bezug auf Übersichtlichkeit, Steuerung und Autonomie der Teams – insbesondere im Kontext des kontinuierlichen Wachstums und der zunehmenden Strukturierung des Unternehmens. Die Auswertung der Daten erforderte zudem viele manuelle Schritte, mit Exporten und regelmässiger Bearbeitung in Excel, um Salden zu berechnen und zu konsolidieren.

Unser grösster Wunsch war es, ein System zu haben, in dem man die Salden ganz einfach sieht, Absenzen unkompliziert verwalten kann und das leicht zugänglich ist

Dieser Bedarf war umso grösser, als die Mitarbeitenden keinen direkten Zugriff auf ihre eigenen Daten hatten: „Sie konnten ihre Salden nicht selbst einsehen“, was die HR-Prozesse zusätzlich belastete.

loupe Das Problem gelöst

Die zentrale Herausforderung von Auto Schmid bestand darin, die Zeit- und Absenzenverwaltung zu strukturieren, ohne ein für den Werkstattbetrieb unverzichtbares ERP zu ersetzen. Dieses System ist essenziell für Arbeitsaufträge, Fakturierung und die operative Einsatzplanung der Mechaniker, weshalb eine Ablösung nicht infrage kam.

Ziel war es daher, zwei Systeme miteinander zu verbinden: das bestehende ERP für die operativen Abläufe beizubehalten und gleichzeitig ein HR-Tool zu nutzen, das Daten zentralisiert, manuelle Eingriffe reduziert und den Informationsfluss zwischen den Teams verbessert.

Wie Dafne Spadea erklärt: „Das ist besonders wichtig für die Planung, vor allem für den Werkstattleiter.“ Absenzen mussten schnell in den Planungstools sichtbar sein, um die Kapazitäten der Werkstatt in Echtzeit anzupassen – ohne Doppelerfassung oder Zeitverzögerungen zwischen den Systemen.

Schnittstelle zwischen Werkstatt-ERP und Kelio bei Auto Schmid AG zur Zeitsynchronisation.

Welche spezifische Schnittstelle hat Kelio entwickelt, um das Werkstatt-ERP zu verbinden?

Um diese Anforderung zu erfüllen, entwickelte Kelio eine spezifische Schnittstelle zwischen dem Werkstatt-ERP und der HR-Lösung. Die Mechaniker stempeln weiterhin im ERP, während die Daten automatisch mit Kelio synchronisiert werden – ohne Änderung der Abläufe vor Ort.

Die HR-Leiterin präzisiert: „Die Daten werden zweimal täglich automatisch nach Kelio exportiert“, sodass die Mitarbeitenden ihre Stunden und Salden direkt im HR-System einsehen können.

Mitarbeitende der Auto Schmid AG nutzen Kelio für ein reibungsloses tägliches Zeit- und Absenzenmanagement.

Welche Vorteile bietet Kelio im Alltag für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende?

Im Alltag bietet Kelio vor allem eine klare und gemeinsame Sicht auf die Situation der Teams – sowohl am Computer als auch mobil. Bereits beim Login erhält jede Person die für ihre Rolle relevanten Informationen, ohne Exporte oder manuelle Auswertungen.

Für HR bedeutet dies eine deutlich bessere Datenkontrolle: Stunden, Korrekturen, Auswertungen und Analysen lassen sich direkt im Tool durchführen, inklusive einfacher Erstellung von Exporten und Statistiken. Wie Frau Spadea betont: „Man kann sehr einfach Exporte, Statistiken oder monatliche Auswertungen erstellen“, was das HR-Controlling erheblich vereinfacht.

Führungskräfte profitieren von einer sofortigen Übersicht über ihre Teams und von mehr Autonomie. Sie können beispielsweise Absenzen für Mitarbeitende erfassen, was die Organisation im Alltag erleichtert: „Der Vorgesetzte kann die Absenz anstelle des Mitarbeitenden im System erfassen“, erklärt sie – besonders hilfreich bei kurzfristigen Ereignissen.

Für die Mitarbeitenden zeichnet sich Kelio durch Einfachheit und Zugänglichkeit aus. Sie können ihre Salden einsehen, Absenzen beantragen und die Lösung mobil nutzen. Das Feedback ist sehr positiv: „Ihr Feedback ist klar positiv“, bestätigt die HR-Leiterin.

Dekoration des HR-Büros bei Auto Schmid AG während der schnellen Implementierung der Kelio-Lösung.

Wie verlief die Implementierung von Kelio bei Auto Schmid?

Die Einführung von Kelio bei Auto Schmid verlief effizient und schnell – trotz der Komplexität mit einem bestehenden Werkstatt-ERP und einer spezifischen Schnittstelle. Nach der Entscheidungsfindung verlief das Projekt ohne grössere Schwierigkeiten, mit einer durchgehend sehr guten Begleitung.

Dafne Spadea sagt dazu: „Vom Entscheid für Kelio bis zum Go-Live vergingen zwei Monate – und alles war funktionsfähig.“ Ein Zeitraum, den sie im Vergleich zu früheren IT-Projekten als besonders kurz einschätzt. Die Reaktionsfähigkeit der Kelio-Teams und die Qualität des Supports trugen wesentlich zum Erfolg bei.

Perspektiven und Weiterentwicklungen

Heute zeigt sich die HR-Leiterin von Auto Schmid sehr zufrieden mit der eingeführten Kelio-Lösung, die den aktuellen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Gleichzeitig eröffnet die modulare Architektur der Lösung Perspektiven für zukünftige Entwicklungen. Frau Spadea erklärt, dass bei neuen Anforderungen „in Zukunft der Zukauf zusätzlicher Kelio-Module interessant sein könnte“, insbesondere für erweiterte HR-Funktionen – eine schrittweise Vorgehensweise, abgestimmt auf das Wachstum und die Prioritäten des Unternehmens.