Wie hat Fromages Spielhofer SA seine Arbeitszeiterfassung und die Lohnschnittstelle mit Kelio optimiert?

Name: Fromages Spielhofer
Item: Kelio
Author: Nils Künzli

Von der jurassischen Tradition zu den Weltmärkten: Die Herausforderung des Wachstums für Fromages Spielhofer

Das 1982 gegründete Familienunternehmen Fromages Spielhofer SA mit Sitz in Saint-Imier verankert sein Know-how und seine Expertise im Herzen des Juras und produziert authentische Qualitätskäse. Ausgezeichnet mit dem prestigeträchtigen Swiss Cheese Award gehört die Käserei zu den sieben exklusiven Produzenten des legendären Tête de Moine. Neben der eigenen Produktion vertreibt das Unternehmen seine Spezialitäten sowie Tête de Moine und weitere Produkte in seinen vier lokalen Filialen (Saint-Imier, Sonvilier, Biel, Kriens), per Lieferung in die ganze Schweiz und im Export in mehr als 65 Länder.

Nils Künzli, Verantwortlicher für HR-Administration, berichtet über die Veränderungen durch Kelio sowie über die konkreten Vorteile für die Mitarbeitenden.

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Kunden seit

15 Jahren

Eigenheiten

Mehrere Arbeitszeitzyklen, Verwaltung mehrerer Standorte und mehrere Sprachen

Personal

85 Mitarbeiter

Projekttyp

Arbeitszeitmanagement, Planung, Zeiterfassungsterminals, Lohnschnittstelle

"Kelio hat uns mehr Flexibilität bei der Verwaltung der Abteilungen und Arbeitszeitzyklen ermöglicht. Die Lösung hat sich an unsere Bedürfnisse angepasst."

Treffen mit Nils Künzli
Verantwortlicher HR-Administration

Die Ausgangslage bei Fromages Spielhofer SA

Vor Kelio stellte die Verwaltung der Arbeitszeiten und der Lohnabrechnung eine echte Herausforderung dar. Da kein zentralisiertes HR-Tool vorhanden war, jonglierte die HR-Abteilung zwischen komplexen Excel-Dateien, informellen Absprachen und einer äusserst zeitaufwendigen manuellen Nacherfassung in der Lohnsoftware. Dieses manuelle System stiess schnell an seine Grenzen, da in der Organisation eine grosse Vielfalt an Berufen, Mitarbeitenden mit Monats- oder Stundenlohn sowie Arbeitsrhythmen über 5 oder 7 Tage hinweg miteinander vereinbart werden mussten.

Die Erfassung und Erstellung der Personaldossiers für temporäre Mitarbeitende wurde während der Produktionsspitzen ebenfalls äusserst zeitaufwendig. Ohne HR-Portal oder Onboarding-Modul musste das HR-Team die Daten jedes temporären Mitarbeitenden in Excel und anschliessend in der Lohnsoftware manuell erfassen, prüfen und eingeben. Dadurch erhöhten sich die Risiken von Tippfehlern und Verzögerungen.

Fromages Spielhofer SA suchte deshalb nach einer Lösung, mit der die Arbeitszeitverwaltung professioneller strukturiert und eine zuverlässige Schnittstelle zur Lohnsoftware Swiss Salary eingerichtet werden konnte. Das Unternehmen wollte den Informationsfluss zwischen der Arbeitszeiterfassung und der Lohnverarbeitung automatisieren, um manuelle Nacherfassungen endgültig zu vermeiden und den Vorgesetzten, Mitarbeitenden und der HR-Abteilung eine klare Übersicht zu bieten.

Mit Kelio haben wir eine zentrale und zuverlässige Lösung gefunden, die unsere Prozesse vereinfacht. Wir können sämtliche Stunden und Ferien einfach überwachen.

loupe Die gelöste Herausforderung

Mit der Kelio-Lösung konnte Fromages Spielhofer SA sämtliche Mitarbeitendendaten an einem Ort zentralisieren und die Erfassung der Arbeitszeiten dank der Zeiterfassung zuverlässig gestalten. Das Unternehmen verfügt über einen vollständigen Überblick und eine präzise Kontrolle der tatsächlich vor Ort geleisteten Arbeitsstunden. Dadurch entsteht eine hohe Flexibilität bei der Verwaltung der verschiedenen Arbeitszeitzyklen und saisonalen Aktivitätsspitzen, während gleichzeitig die Ferienplanung auch während Arbeitsspitzen deutlich vereinfacht wird.

Die Automatisierung zeitaufwendiger Aufgaben wie der Verarbeitung der Zeiterfassung, des Versands von Stundenblättern oder des Datenexports sowie die reibungslose Schnittstelle zu Swiss Salary führen zu einer erheblichen Zeitersparnis und geben dem HR-Team zusätzliche Sicherheit.

Vereinfachte Zeiterfassung und vollständige Transparenz: Die Auswirkungen von Kelio auf die Mitarbeitenden

Kelio : Was hat sich durch Kelio für Ihre Mitarbeitenden verändert?

Nils Kunzli - Verantwortlicher HR-Administration : Kelio sorgt für vollständige Transparenz. Die Mitarbeitenden können selbst auf ihren Feriensaldo, die geleisteten Stunden und die Feiertage zugreifen und ihre Überstunden verfolgen. Sie schätzen es, jederzeit zu wissen, wo sie stehen, und ihre Arbeitszeit unkompliziert direkt am Zeiterfassungsterminal, über den Computer oder sogar über das Smartphone erfassen zu können. Kelio zentralisiert anschliessend all diese Informationen, was für uns sehr praktisch ist.

Kelio- und Swiss-Salary-Schnittstelle: Reibungslose Übermittlung der Lohndaten

Kelio : Wie funktioniert die Verbindung zwischen Kelio und Ihrer Lohnsoftware Swiss Salary?

Nils Kunzli : Wie funktioniert die Verbindung zwischen Kelio und Ihrer Lohnsoftware Swiss Salary? Nils Künzli: Die Verbindung zwischen den beiden Softwarelösungen funktioniert sehr reibungslos. Die Daten aus Kelio werden direkt in die Software Swiss Salary importiert. Alles wird zentralisiert und aus einer einzigen Datenbank exportiert.

Isabelle Kaltenrieder - Mitglied der Geschäftsleitung, Finanzen : Jeden Monat erstelle ich eine Datei aus Kelio und importiere sie in Swiss Salary. Der Ferien- und Stundensaldo wird automatisch aktualisiert, ohne dass weitere manuelle Eingriffe notwendig sind. Es ist eine sehr zuverlässige Schnittstelle, die uns Zeit spart.

Persönlicher Support und HR-Expertise mit Schweizer Verankerung

Kelio : Warum arbeiten Sie gerne mit Kelio?

Nils Kunzli : Kelio hat Büros in Delémont und wir haben eine feste Ansprechperson. Das schafft Nähe, erleichtert den Austausch und ermöglicht es uns, Fragen einfacher zu stellen oder mögliche Probleme schnell zu lösen. Es ist interessant, mit jemandem zusammenzuarbeiten, der das Schweizer System sowohl bei den Ferien als auch bei den Feiertagen kennt. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz.

Isabelle Kaltenrieder : Die Software wurde vom Kelio-Team sehr gut eingerichtet, und wir sind damit sehr zufrieden.