Integrieren Sie die elektronische Signatur in Ihre Personaldokumente
Schluss mit zu viel Papierkram dank der Kelio Software! Lassen Sie sich von ihrer einfachen und schnellen Handhabung begeistern!
HR-Dokumente remote unterzeichnen: Ausdruck zum Periodenende, Hygienevorschriften, Betriebsordnung oder IT-Charta, … Dokumente archivieren und unterzeichnen lassen war noch nie so einfach!
Die Vorteile der elektronischen Signatur
Sparen Sie Zeit durch die schnellere Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben. Die Digitalisierung Ihrer Signaturvorgänge hat viele Vorteile:
- Senkung der Ausgaben: Abschaffung von Papierausdrucken und Postsendungen,
- Kein Papier = Gewinn für die Umwelt,
- Zeitraubende Aufgaben wie Sortieren, Kuvertieren, Versenden, Archivieren, ... entfallen - und die Personalabteilung spart erheblich viel Zeit ein,
- Die Identität der Unterzeichner und die Integrität der signierten Dokumente werden zertifiziert,
- Dokumente können einzeln oder im Gruppenmodus zur Unterschrift versandt werden,
- Alle unterschriebenen Dokumente werden automatisch archiviert.
Unterzeichnen Sie Ihre HR-Dokumente digital in einem einfachen Prozess
Kein Papierkram, kein Postversand und keine verlorenen gegangene Dokumente mehr!
Mit dem umfassenden Digitalisierungsmodul können Sie Ihre Standard-Personaldokumente von Kelio signieren lassen:
- Ausdruck zu Periodenende,
- Dokumente: Beschäftigungsnachweis, Arbeitszeugnis, Bereitstellung von Berufswerkzeugen (PSA) usw.
Es ist auch möglich, externe Dokumente signieren zu lassen:
- Allgemeines wie Protokolle zum Gesundheitsschutz oder interne Vorschriften,
- Spezielle Einzeldokumente wie Stellenbeschreibungen.
DER HR-VERWALTER
Erstellung von Signaturmodellen je nach Dokumententyp
Erstellung meiner Dokumente in Kelio oder Import als PDF
Vorlage bei der Geschäftsführung zur Verifizierung/Bestätigung mit Firmensignatur
Nach dem Versand Verfolgung des Fortschritts der Unterzeichnungen. Mahnung oder Widerruf der Dokumente bei Fehlern oder Abbruch des Vorgangs möglich
Abfrage der bislang verbrauchten Signaturen
Sammeln und Archivieren von signierten Dokumenten. Aufruf und Ausdruck möglich
DER UNTERZEICHNER
Mail mit dem zu unterzeichnenden Dokument öffnen
Komplettes Dokument noch einmal durchlesen
Signiervorgang mit einem Klick starten
Zur Bestätigung der eigenen Identität Eindeutigkeits-Codes eingeben (wird per SMS/E-Mail versandt)
Wenn alle das Dokument unterschrieben haben, Erhalt einer E-Mail, über die das Dokument heruntergeladen oder gespeichert werden kann
Wie kann ich meine Dokumente nachverfolgen und archivieren?
Eine Übersichtstabelle ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung des Fortschritts der zur Signatur gesendeten Dokumente.
Mit der Sortier- und Filterfunktionen finden Sie verspätete Unterzeichner, um schnell Mahnungen zu loszuschicken, oder im Falle eines Fehlers, den Widerruf des Vorgangs einzuleiten.
Sobald die Dokumente unterschrieben sind, werden sie automatisch in Ihrem Kelio-Speicherplatz archiviert. Filter und Download sind möglich.
Eine Prüfdatei bescheinigt die Echtheit des Dokuments und seines Unterzeichners.
Ein einfaches, bequemes und verbrauchsabhängiges Preismodell
Mit dem „Alles in one“-Paket macht Ihnen Kelio das Leben leichter, denn pro Unterschrift fallen nur einmalig Kosten an, und zwar für:
- die elektronische Signatur des Unterzeichners,
- das Versenden der E-Mail oder SMS mit dem Eindeutigkeits-Code zur Authentifizierung und Bestätigung der Signatur,
- die Firmensignatur der Geschäftsführung (Gesellschaft als Rechtspersönlichkeit/juristische Person)
- das Senden einer E-Mail an jeden Unterzeichner mit einem Link zum Herunterladen des Dokuments nach der Unterzeichnung,
- den Empfang und die Speicherung des für das Unternehmen signierten Dokuments auf Ihrem Kelio-Server an einem sicheren Ort.
* Kelio vereinfacht die Unterschrift Ihres Unternehmens (Serverstempel) dank eines Bestätigungsvorgangs vor dem Senden der Dokumente zur Unterzeichnung. Ausserdem können Sie die Zustimmung des Unternehmens durch ein „permanentes“ Zertifikat (Zertifikat mit langer Gültigkeitsdauer, das nicht auf einen einzigen Signaturvorgang beschränkt ist) elektronisch hinzufügen.
Ihre „Geschäftszeichen“ werden ebenfalls digitalisiert, Fehler können vor dem Versand erkannt werden und Ihre rechtsgültige Firmensignatur wird auf jedem Ihrer Personaldokumente platziert.
Zahlen Sie nur für das, was Sie verbrauchen!
- Abrechnung nach Kalenderquartal,
- Abrechnung nach Anzahl der verbrauchten Signaturen
- Die Preise sind degressiv: Je mehr Sie verwenden, desto niedriger wird der Preis pro Einheit.
Der legale Rahmen der elektronischen Signatur!
Die elektronische Signatur oder „e-signature“ muss von einer Zertifizierungsstelle überprüft werden
Die elektronische Signatur in einem digitalen Dokument gewährt:
- die Identität des Unterzeichners (klar und eindeutig),
- die Integrität des signierten Dokuments (nach der Signatur können keine Änderungen mehr vorgenommen werden),
- die Unleugbarkeit des signierten Dokuments durch den Unterzeichner (der Unterzeichner kann nicht leugnen, unterschrieben zu haben).
Die eIDAS-Verordnung gilt seit 2016 als europäischer Standard, um einen rechtlichen Rahmen zu schaffen, dank dessen die Regeln für Signaturen in der Europäischen Union harmonisiert werden.
Da die Schweiz nicht Teil der Europäischen Union ist, empfehlen wir, die Verwendung der elektronischen Signatur für Arbeitsverträge zu vermeiden.
Kelio integriert automatisch die Bereitstellung einer Prüfdatei, die den elektronischen Signaturvorgang für jedes signierte Dokument zertifiziert.
Nitro: unser zuverlässiger Partner
Kelio hat sich mit der Zertifizierungsstelle Nitro Sign zusammengeschlossen, um Ihnen diese Funktion zur Verfügung zu stellen.
Dies ist für Sie die Garantie, dass die europäischen und internationalen Vorschriften eingehalten werden.
Unser Vertrauens-Partner hält sich an die Vorschriften der eIDAS-Verordnung. Diese Partnerschaft erfüllt die von der DSGVO vorgeschriebenen Anforderungen.
Die Vorteile von Kelio
- Zeitersparnis bei sich wiederholenden Personalaufgaben
- Kosteneinsparungen
- Unversehrtheit des unterzeichneten Dokuments garantiert
- Abrechnung je nach Verbrauch
Testimonials
Dienste
Von der Zeiterfassung bis zur elektronischen Unterschrift
Heute kann ich alles direkt über Kelio verwalten: Zeiterfassung, Absenzenfreigaben und sogar die elektronische Unterschrift von HR-Dokumenten, die wir für sämtliche Arbeitszeiterfassungen eingeführt haben.