Software für Spesenabrechnungen: Optimieren Sie die Verwaltung von Geschäftsausgaben
Befreien Sie Ihre Struktur von zeitraubendem manuellem Ausfüllen der Spesen!
Sparen Sie Zeit und nutzen Sie unser Modul für die vereinfachten Erfassung und Verwaltung und von Berufskosten, das entwickelt wurde, Prozesse zu automatisieren und die Budgetüberwachung Ihrer Teams zu stärken.
Spesenabrechnungen digitalisieren: schneller, zuverlässiger
Verabschieden Sie sich von manuellen Formularen und Papierbelegen. Die HR-Management-Lösung von Kelio ermöglicht Ihnen:
- Einfaches Einreichen von Belegen per Foto oder Scan, von einem Smartphone oder Computer
- Beschleunigen Sie die Validierung mit einem reibungslosen Prozess ohne unnötige Schritte
- Sicherstellung der Einhaltung der geltenden steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen
- Verfolgen Sie Ausgaben in Echtzeit, aufgeschlüsselt nach Abteilung, Mitarbeiter oder Art der Ausgaben
So funktioniert das Kelio-Modul: reibungsloses Spesenmanagement
Kelio verwandelt das Spesenmanagement in einen reibungslosen und strukturierten Prozess. Von der Dateneingabe bis zur Integration in der Buchhaltung wird jeder Schritt automatisiert, um Compliance, Leistung und Transparenz zu gewährleisten. Eine Lösung, die darauf abzielt, den Verwaltungsaufwand zu verringern und gleichzeitig die Finanzkontrolle zu stärken.
Schritt 1: Vereinfachte Spesendeklaration
Scannen, und es wird gespeichert! Keine Belege mehr, die sich in Ihrer Brieftasche stapeln. Mit der Kelio Spesenabrechnungssoftware müssen Sie lediglich ein Foto von Ihrem Beleg erstellen. Dank unserer KI, die auf optischer Zeichenerkennung (OCR) basiert, werden automatisch Informationen extrahiert: Betrag, Datum, Art der Ausgaben, Höhe der Steuern usw. Sie können Ihre Ausgaben auch direkt von Ihrem Computer aus eingeben, mit einer reibungslosen und intuitiven Integration.
Schritt 2: Schnelle, nachvollziehbare Validierung
Sie müssen nicht nach Genehmigungen suchen: Kelio verwaltet alles automatisch. Die Software sendet Benachrichtigungen an Manager, sobald eine Spesenabrechnung eingereicht wird. Vorgesetzte können sie mit einem Klick genehmigen oder ablehnen, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Der Validierungskreislauf ist vollständig automatisiert, wodurch unnötiger Austausch begrenzt und eine reibungslose Verarbeitung gewährleistet wird. Das Ergebnis: mehr Transparenz, weniger Deadlines und ein optimiertes Budgetmanagement.
Schritt 3: Reibungslose Integration der Buchhaltung und schnelle Rückerstattung
Das Kelio-Modul zur Verwaltung von Spesenabrechnungen lässt sich einfach mit Ihrer Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungssoftware verbinden, um den Datenexport zu automatisieren und die Verarbeitung von Einträgen zu vereinfachen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Informationen erneut einzugeben, das Fehlerrisiko wird reduziert und Rückerstattungen erfolgen schneller. In nur wenigen Schritten werden Spesen effizient übermittelt, erfasst und verarbeitet.
Geben Sie Ihre Spesenabrechnungen ganz einfach in Ihr HRIS ein
Die benutzerfreundliche Oberfläche von Kelio ermöglicht es jedem Mitarbeiter, seine Ausgaben selbstständig, schnell und ohne Komplexität zu deklarieren. Alles, was Sie tun müssen, ist, einen Beleg zu scannen oder ein Foto davon mit einem Smartphone zu machen, und er wird automatisch mit der eingegebenen Ausgabe verknüpft.
Das Modul passt sich an Ihre Erstattungsrichtlinien und internen Praktiken des Spesenmanagements an. Es unterstützt mehrere Konfigurationen:
- Pauschale, tatsächliche oder gedeckelte Ausgabe
- Automatisierte Berechnung von Kilometerpauschalen über Google Maps®
- Personalisierte Fahrzeuge je nach Art: Verbrennungs-, Elektro-, Zweirad-, etc.
- Automatische Umrechnung von Fremdwährungen
- Aufschlüsselung nach analytischen Achsen
- Verwaltung von Kundeneinladungen: Geschäftsessen, Geschenke, etc.
Mit dem Kelio-Modul können Sie differenzierte Skalen entsprechend den Funktionen oder Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters konfigurieren. Mobilitätsverkäufer, Aussendiensttechniker oder Mitglieder der Geschäftsleitung: Jeder kann von einem an seine Tätigkeit angepassten Erstattungsrahmen profitieren, um ein gerechteres und kohärenteres Management zu gewährleisten.
Diese Anpassung geht über Beträge hinaus: Sie gilt auch für Genehmigungsworkflows. Je nach Art des Aufwands kann der Validierungskreislauf angepasst werden. Diese Möglichkeit ermöglicht es, den Prozess zu optimieren, indem besonders auf die sensibelsten oder strategischsten Ausgaben geachtet wird. Zum Beispiel kann eine Spesenabrechnung im Zusammenhang mit einer Schulungsmassnahme direkt an den pädagogischen Manager gesendet werden, ohne den Standardkreislauf zu durchlaufen. Dies erhöht die Relevanz der Verarbeitung und verschlankt gleichzeitig die Kontrollprozesse.
Verwalten Sie Ihre Geschäftsausgaben einfach, wo immer Sie sind
Bereiten Sie Ihre Spesenabrechnungen vor oder validieren Sie sie direkt von einem Smartphone aus!
Mit der Kelio Mobile App können Ihre Mitarbeiter ihre Geschäftsausgaben direkt von ihrem Smartphone aus eingeben und genehmigen. Die Benutzeroberfläche wurde speziell für die reibungslose Verwendung auf einem Touchscreen entwickelt, wobei alle Funktionen der Webversion beibehalten werden.
Von ihrem Handy aus können sie ein Foto von ihrem Beleg machen und es sofort mit der eingegebenen Ausgabe verknüpfen. Sobald die Notiz eingereicht wurde, wird der Manager in Echtzeit benachrichtigt und kann sie ohne Verzögerung bearbeiten, mit sofortigem Zugriff auf die angehängten Dokumente. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter ihre Spesenabrechnungen eingeben, während sie unterwegs ausgeben. Die Spesenverwaltung über ein Smartphone bietet Mitarbeitern eine beispiellose Flexibilität und Bequemlichkeit und reduziert gleichzeitig das Risiko, Belege zu vergessen oder zu verlieren.
Durch die Integration der Spesenabrechnungsverwaltung in den Alltag der Mitarbeiter über ihre Smartphones erleichtert Kelio die Einhaltung von Vorschriften, Transparenz und Verantwortlichkeit im Spesenmanagementprozess.
Durch die Integration der Spesenerfassung in die mobile Routine von Teams, fördert Kelio ein reaktionsschnelleres, konformeres und transparenteres Management und verringert gleichzeitig den Verwaltungsaufwand für HR und Finanzen.
HRIS-Software, die die Validierung von Geschäftsausgaben rationalisiert
Sobald die Spesenabrechnung abgeschlossen ist, reicht der Mitarbeiter sie zur Validierung gemäss dem von Ihrer Organisation definierten Kreislauf ein. Dank Kelio ist dieser Prozess einfach, schnell und transparent.
Manager werden automatisch benachrichtigt – per E-Mail oder über ihr HR-Portal sobald eine Spesenabrechnung sie betrifft. Sie können diese dann direkt von ihrem Computer oder Mobiltelefon aus bearbeiten, ohne Zeit zu verschwenden. Diese Reaktionsfähigkeit verkürzt die Validierungszeiten und beschleunigt die Erstattungen, während das Personalmanagement erheblich verbessert wird.
Durch die Automatisierung von Warnungen und Erinnerungen spart Kelio den Managern Zeit und sorgt gleichzeitig für eine bessere Nachverfolgung. Der Validierungsprozess, zentralisiert und strukturiert, wird zu einem echten Leistungshebel für das HR. Das Ergebnis ist eine verbesserte Mitarbeitererfahrung und ein effizienteres Ausgabenmanagement im gesamten Unternehmen.
Analysieren und verwalten Sie Geschäftsausgaben mit übersichtlichen Dashboards
Kelio bietet Ihnen leistungsstarke Reporting-Tools, mit denen Sie den gesamten Prozess des Spesenmanagements in Echtzeit verfolgen können. Sie haben Zugriff auf Dashboards, die aktuelle Validierungen, vorgenommene Rückerstattungen und eventuelle Engpässe zusammenfassen.
Die Daten können zur statistischen Analyse einfach nach Microsoft Excel® exportiert oder an Ihre Lohn- oder Buchhaltungstools übertragen werden. Auf diese Weise behalten Sie die vollständige Kontrolle über die angefallenen Ausgaben und haben die Möglichkeit, Anomalien, Verzögerungen oder Unstimmigkeiten im Vergleich zu den Vorjahren schnell zu erkennen.
Mit Kelio wird das Spesenmonitoring zu einem strategischen Steuerungshebel für Personal-, Verwaltungs- und Finanzabteilungen.
Eine Komplettlösung zur Digitalisierung der Verwaltung von Geschäftskosten
Verabschieden Sie sich von Papierformularen, Excel-Tabellen® und zeitraubenden Aufgaben. Das Spesenabrechnungsmodul der Kelio HR-Software digitalisiert den gesamten Prozess: von der Online-Deklaration bis zur Integration der Buchhaltung, einschliesslich schneller Validierung und Erstattungsverfolgung. Alles ist darauf ausgelegt, den Austausch zu rationalisieren, Fehler zu begrenzen und die Bearbeitung von Ausgaben zu beschleunigen.
FÜR HR- UND FINANZMANAGER : ZENTRALE UND SICHERE KONTROLLE
Die Verwaltung von Geschäftsausgaben sollte Ihre administrativen Aufgaben nicht mehr belasten. Mit Kelio verfügen Sie über eine komplette HRIS-Lösung, um Prozesse zu automatisieren, Daten zuverlässiger zu machen und die Transparenz der Ausgaben zu erhöhen.
- Echtzeit-Verfolgung der angefallenen Ausgaben: Greifen Sie auf interaktive Dashboards zu, mit denen Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter sofort überwachen können. Sie müssen nicht mehr auf monatliche Überprüfungen warten, um Massnahmen zu ergreifen.
- Genehmigungsworkflows: Definieren Sie Ihre Genehmigungsworkflows nach Ihren internen Regeln. Jede Spese folgt automatisch dem richtigen Weg, mit programmierten Erinnerungen, um Vergesslichkeit oder Blockaden zu vermeiden.
- Direkte Anbindung an Buchhaltungssysteme: Buchungen können ohne erneute Eingabe in Ihre Buchhaltungs- oder Lohnbuchhaltungssoftware exportiert werden. Dies reduziert das Fehlerrisiko und verbessert die Produktivität der Verwaltungsteams.
- Erweiterte Berichterstellung: Nutzen Sie detaillierte Exporte in Microsoft Excel®, um Ausgaben nach Abteilung, Mitarbeiter, Kategorie oder Kostenstelle zu verfolgen. Diese globale Vision hilft Ihnen, Ihre internen Richtlinien anzupassen und die Budgetkontrolle zu stärken.
FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE : EIN VEREINFACHTER UND EFFIZIENTER GENEHMIGUNGSPROZESS
Manager stehen im Mittelpunkt des Prozesses der Spesengenehmigung, aber ihr Zeitplan erlaubt es ihnen nicht, sich mit umfangreichen Verfahren zu beschäftigen. Kelio bietet ihnen eine übersichtliche Schnittstelle und einen reibungslosen Validierungsprozess.
- Optimierter Genehmigungsworkflow: Mitarbeiter reichen ihre Ausgaben mit einem Klick ein und Manager werden automatisch benachrichtigt. Von ihrem Computer oder Smartphone aus validieren sie Anfragen ohne Verzögerung, auch in einer mobilen Situation.
- Synchronisierung mit Geschäftsbankkarten: Zentralisieren Sie die Ausgaben der Mitarbeiter dank Datenimport und erleichtern Sie die Erstattung.
FÜR MOBILE MITARBEITER : VERWALTEN SIE IHRE AUSGABEN SELBSTSTÄNDIG
Das Eingeben einer Spesenabrechnung sollte keine lästige Pflicht sein. Für Angestellte, Freiberufler und alle, die viel unterwegs sind, vereinfacht Kelio dank seines mobilen Zugriffs jeden Schritt.
- Express-Eingabe von Handy oder Computer: Machen Sie ein Foto von Ihrem Beleg und lassen Sie künstliche Intelligenz (OCR-Technologie) automatisch wichtige Informationen extrahieren. Ihre Spesenabrechnung ist in Sekundenschnelle vorausgefüllt und kann versendet werden.
- Sofortige Validierung und Erstattungsverfolgung in Echtzeit: Sobald Sie ihn eingeben, verfolgen Sie die Entwicklung Ihrer Notiz: Validierung, Bearbeitung, Rückerstattung usw. Alles ist jederzeit von Ihrem persönlichen Bereich aus zugänglich.
- Kilometer- und Mehrwährungsverwaltung: Kelio berechnet automatisch die zurückgelegten Strecken für Ihre Geschäftsreisen und rechnet die Beträge zuverlässig in die Landeswährung um.
- Sichere Archivierung von Geschäftsbelegen: Schluss mit Papierbelegen! Alle Ihre Dokumente werden sicher online gespeichert, im PDF-Format versiegelt und gemäss den geltenden gesetzlichen Normen aufbewahrt. Die Archivierung mit Beweiskraft garantiert ihre Gültigkeit für 10 Jahre.
Setzen Sie eine Software zur Verwaltung von Spesenabrechnungen ein, die die Buchhaltung Ihres Unternehmens optimiert!
Warum sollten Sie Kelio für die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnung wählen?
Die Verwaltung von Geschäftsausgaben sollte nicht unnötig Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Mit Kelio profitieren Sie von einer Software, die darauf ausgelegt ist, jeden Schritt des Prozesses zu automatisieren, zu vereinfachen und zuverlässiger zu machen. Dank seiner fortschrittlichen Funktionen verwandelt Kelio eine oft schwere Verwaltungsaufgabe in einen Leistungshebel für Ihre HR-, Finanz- und Betriebsteams.
- Validierung von Ausgaben entsprechend Ihrer Organisation: Kelio integriert einen vollständig anpassbaren Validierungs-Workflow. Jede Spesenabrechnung folgt einem definierten Kreislauf entsprechend der hierarchischen Struktur Ihres Unternehmens und sorgt so für einen reibungslosen Ablauf, der Ihren internen Regeln entspricht und für alle Beteiligten transparent ist.
- Automatisierte Buchhaltungsintegration: Sobald eine Notiz genehmigt ist, kann sie in Ihr Buchhaltungssystem übertragen werden. Dies gewährleistet die Genauigkeit der Eingaben, begrenzt manuelle Fehler und reduziert den Zeitaufwand für die administrative Verwaltung erheblich.
- Erweiterte Konfiguration der Benutzerrollen: Jeder Mitarbeiter hat nur Zugriff auf die Funktionen und Ausgabenkategorien, die gemäss seinem Profil autorisiert sind. Diese präzise Konfiguration der Zugriffsrechte erleichtert den Zugang, sichert den Prozess und passt sich den spezifischen Bedürfnissen jeder Funktion (Mitarbeiter, Manager, Personal, Finanzen usw.) an.
- Analytische Verfolgung der Ausgaben nach Managementachse: Dank der analytischen Aufschlüsselung können Sie die Ausgaben nach Projekt, Kunde, Kostenstelle oder anderen relevanten Kriterien verteilen. Eine detaillierte Vision, die es Ihnen ermöglicht, Budgets besser zu verwalten und die Ausgaben an den strategischen Prioritäten des Unternehmens auszurichten.
- Zertifizierte und sichere gesetzliche Archivierung: Die Belege werden digital mit einer Versieglungmit Beweiskraft archiviert, der ihre Rechtsgültigkeit garantiert. Jedes Memo wird im versiegelten PDF-Format aufbewahrt, einschliesslich unterstützender Dokumente, Verarbeitungshistorie und regulatorischer Metadaten. Diese Regelung ist von den Steuerbehörden anerkannt und erfüllt die Anforderungen für die Langzeitlagerung.
Warum ist die Einführung einer Spesenabrechnungssoftware für Unternehmen unerlässlich geworden?
Die Einrichtung eines Tools für die Verwaltung beruflicher Ausgaben ist keine Frage des Komforts mehr, sondern ein echter Hebel für die organisatorische und finanzielle Effizienz. Hier sind die Hauptvorteile einer Lösung wie Kelio:
- Optimierter und automatisierter Prozess: Die Software für Spesenabrechnungen rationalisiert den gesamten Weg – von der Deklaration bis zur Integration der Buchhaltung – durch die Reduzierung manueller Aufgaben, erneuter Eingaben und des Hin und Her zwischen Mitarbeitern, Managern und Verwaltungsabteilungen.
- Weniger Fehler, mehr Sicherheit: Dank unterstützter Dateneingabe, automatischer Prüfungen und der Digitalisierung von Belegen wird das Risiko von Fehlern oder Betrug stark reduziert. Dadurch wird die Qualität und Genauigkeit der an Finanzdienstleister übermittelten Daten sichergestellt.
- Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen: Lösungen wie Kelio integrieren die neuesten regulatorischen Entwicklungen bei der Verwaltung von Berufskosten, stellen sicher, dass Ihr Unternehmen steuer- und rechnungslegungskonform ist, und erleichtern gleichzeitig Audits.
- Bessere Budgettransparenz: Alle ausgabenbezogenen Daten sind zentralisiert und jederzeit zugänglich. Auf diese Weise können Manager Gebühren in Echtzeit verfolgen, potenzielle Missbräuche identifizieren und Erstattungsrichtlinien nahtlos steuern.
- Eine Lösung, die auf Mobilität ausgelegt ist: Die Spesenabrechnungssoftware ist von einem Smartphone, Tablet oder Computer aus zugänglich und passt sich den modernen Anwendungen an. Die Mitarbeiter können ihre Ausgaben aus der Ferne, unterwegs oder sobald die Ausgabe getätigt wurde, einreichen, was Zeit spart und die Reaktionsfähigkeit verbessert.
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zu Spesenabrechnungssoftware
WAS SIND DIE HAUPTFUNKTIONEN VON SPESENABRECHNUNGSSOFTWARE?
Die Einführung einer digitalen Lösung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben bedeutet, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Einschränkungen durch Papier zu beseitigen. Mit einem Tool wie Kelio sind alle Ausgaben zentralisiert, sicher und mit wenigen Klicks zugänglich.
Zu den wesentlichen Funktionen gehören:
- Automatisierte Erfassung von Ausgaben, über die Erfassung von Belegen oder die Integration von Daten aus Visitenkarten
- Online-Erstattungsverfolgung für volle Transparenz und beschleunigte Bearbeitung
- Vollständige Verwaltung von Kilometerkosten, Rechnungen und Zahlungen, integriert an einem Ort
- Automatische Überprüfungen und Compliance-Tools zur Reduzierung von Fehlern und zur Sicherstellung der Steuerkonformität
WIE WÄHLT MAN EINE SOFTWARE FÜR SPESENABRECHNUNGEN AUS?
Um eine Lösung zu finden, die wirklich an Ihre Bedürfnisse angepasst ist, müssen im Vorfeld mehrere Kriterien analysiert werden:
- Funktionen, stellen Sie sicher, dass die Software wesentliche Anwendungsfälle abdeckt: Reisekostenerstattung, digitale Archivierung, Echtzeit-Tracking usw.
- Kompatibilität mit Ihren vorhandenen Tools, die nahtlose Integration mit Ihrer Buchhaltungs- oder Gehaltsabrechnungssoftware vermeidet die erneute Eingabe und automatisiert die nachgelagerte Verarbeitung.
- Die Ergonomie der Lösung, ein intuitives Tool, auf das von allen Geräten (PC, Handy) aus zugegriffen werden kann, erleichtert die Akzeptanz der Mitarbeiter und gewährleistet eine regelmässige und korrekte Nutzung.
- Preis-Leistungs-Verhältnis, vergleichen Sie die Preise basierend auf den Funktionen, die für Ihre Struktur wirklich nützlich sind. Eine skalierbare und modulare Lösung kann langfristig mehr Flexibilität bieten.
WIE REDUZIERT DIE SOFTWARE FÜR SPESENABRECHNUNGEN FEHLER BEI DER DATENEINGABE?
Herkömmliche Methoden zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, insbesondere auf Papier, sind oft eine Quelle für Fehler, Auslassungen und erneute Eingaben. Eine spezielle Software macht den gesamten Prozess dank mehrerer Hebel zuverlässiger:
- Intelligente Belegerkennung, Per OCR-Technologie werden automatisch Informationen aus Belegen oder Rechnungen extrahiert, wodurch Eingabefehler deutlich reduziert werden.
- Automatisierte Überprüfungen von Unstimmigkeiten und Überschreitungen, das System identifiziert in Echtzeit Inkonsistenzen oder Gebühren, die nicht den internen Richtlinien entsprechen, und ermöglicht so ein schnelles Handeln und ein sicheres Kostenmanagement.
WIE KANN MAN DIE EINHALTUNG DER STEUERVORSCHRIFTEN MIT EINER SPESENABRECHNUNGSSOFTWARE SICHERSTELLEN?
Bei moderner Spesenabrechnungssoftware geht es nicht nur um das Betriebsmanagement, sondern auch um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Um sicherzustellen, dass jede Ausgabe den gesetzlichen Verpflichtungen entspricht, sind spezifische Funktionen integriert:
- Digitale Archivierung mit Beweiskraft, in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Finanzbehörden, mit sicherer Aufbewahrung der Belege für den gesetzlichen Zeitraum
- Automatisierte Mehrwertsteuerberechnung, Erleichterung der Deklaration und Reduzierung von Fehlern bei erstattungsfähigen Beträgen
- Kostenverfolgung in Echtzeit, um Limits zu kontrollieren, Nichteinhaltung zu vermeiden und interne Regeln ab dem Zeitpunkt ihrer Einführung durchzusetzen
Im Falle einer Steuerprüfung oder Betriebsprüfung sind alle Daten zentralisiert, klassifiziert und leicht zugänglich, was die Zuverlässigkeit und Transparenz Ihres Managements stärkt.
WIE RICHTE ICH DIE KELIO SPESENABRECHNUNGSSOFTWARE EIN?
Um das Beste aus der Kelio-Lösung herauszuholen und das Spesenmanagement effektiv zu automatisieren, befolgen Sie die folgenden wichtigen Schritte:
- Stammdaten einrichten, beginnen Sie mit der Integration von Unternehmensinformationen, Nutzerprofilen sowie Besonderheiten wie der Nutzung von Privat- oder Berufsfahrzeugen.
- Definieren Sie interne Regeln, konfigurieren Sie Ihre Spesenrichtlinien: Kilometerstaffeln, Erstattungslimits, autorisierte Ausgabenkategorien usw. Sie können auch die Validierungsschaltkreise einrichten, die an Ihre Organisation angepasst sind.
- Unterstützen Sie Ihre Teams, erleichtern Sie die Handhabung mit angepassten Supports: geführte Demonstrationen, Tutorials oder Benutzerhandbücher, damit sich jeder schnell mit dem Tool vertraut machen kann.
- Vor der Markteinführung prüfen, Testen Sie die wichtigsten Funktionen – Notizeingabe, Validierung, Archivierung –, um sicherzustellen, dass das Tool vor dem flächendeckenden Einsatz ordnungsgemäss funktioniert.
Einmal konfiguriert, wird Kelio zu einem echten Verbündeten bei der Vereinfachung des Spesenmanagements: schnell, zuverlässig und an Ihre Bedürfnisse angepasst.