Welche Vorteile bietet sich dem Casino Neuchâtel durch den Einsatz einer Zeiterfassungs- und Planungssoftware?
Das Casino de Neuchâtel gehört zur Gruppe Kursaal Bern und ist ein Unterhaltungsbetrieb mit 159 Spielautomaten und 5 Tischspielen.
Es ist täglich von 10.00 Uhr bis 3.00 Uhr morgens und an Wochenenden und Feiertagen bis 4.00 Uhr morgens geöffnet und beschäftigt rund 65 Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitsverträgen: Vollzeit, Teilzeit, stundenweise und befristet. In einem Umfeld, in dem die Zeiterfassung und die Personalverwaltung von entscheidender Bedeutung sind, hat sich das Casino für die Kelio-Software entschieden, um diese wichtigen Aspekte zu optimieren.
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Kunden seit
2022
Besonderheiten
Nutzung des in den Stempeluhren integrierten Nachrichtensystems, um den Austausch insbesondere mit den Nachtschichten zu optimieren.
Personal
65 Angestellte
Art des Projekts
Zeiterfassung, Fehlzeiten und Planung
Émilie-Nehjma FAINI
HR-Assistentin
Der ursprüngliche Bedarf von Casino Neuchâtel
In der Unterhaltungsbranche ist die effiziente Verwaltung der Zeiterfassung und der Personalressourcen eine tägliche Herausforderung. Emilie-Nehjma Faini, HR-Assistentin im Casino de Neuchâtel, beschreibt die Schwierigkeiten vor der Implementierung von Kelio:
Vor der Implementierung von Kelio haben wir Excel für die Zeiterfassung und Planung verwendet, was ziemlich umständlich war. Wir mussten mit verschiedenen Tabellen jonglieren, um die HR-Informationen zu verwalten.
Diese Methode war zwar funktionell, aber zeitaufwändig und fehleranfällig, insbesondere aufgrund der komplexen Arbeitszeiten in einem Casino, das sieben Tage die Woche geöffnet ist. Faini fügte hinzu
„Wir waren auf der Suche nach einer integrierten Lösung, mit der wir die Zeitplanung und die Zeiterfassung an einem Ort verwalten können. Kelio bietet uns eine vollständige Übersicht über diese Aspekte mit der Möglichkeit, monatliche oder jährliche Statistiken zu exportieren, was für die Personalverwaltung sehr praktisch ist.“
Lösung des Problems
Mit der Implementierung von Kelio gelang es dem Casino de Neuchâtel, die Zeiterfassung und das Zeitmanagement zu zentralisieren und zu vereinfachen, was zu einer deutlichen Verbesserung im Alltag des HR-Teams führte. Die HR-Assistentin teilt:
Mit Kelio wird die Planung zentralisiert und nach Bereichen differenziert, was die Zeiterfassung und das Zeitmanagement stark vereinfacht.
Diese zentrale Planung ermöglicht einen schnellen und genauen Überblick über die Arbeitszeiten, vermeidet unerwünschte Überschneidungen und stellt sicher, dass alle Bereiche stets über das erforderliche Personal verfügen.
Eine weitere Stärke von Kelio ist die verbesserte Integration der Lohnstunden in die vom Casino verwendete Lohnsoftware Abacus. Über die Lohnschnittstelle von Kelio werden die Lohndaten automatisch nach Abacus exportiert:
„Die Integration der mit Kelio erfassten Arbeitsstunden in unsere Lohnsoftware ist einfach, da wir nicht viel Arbeit haben. Wir exportieren die Stundendaten automatisch direkt in unsere Lohnsoftware Abacus.“
Diese Automatisierung sparte wertvolle Zeit bei der Zeiterfassung und erhöhte die Gesamtproduktivität des HR-Teams.
Wie nutzen die Benutzer das Stempelsystem mit Kelio?
Die Mitarbeiter des Casino de Neuchâtel erfassen ihre Arbeitszeiten an zwei Stempeluhren, die sich im Gebäude befinden: eine für die Verwaltung und eine für den Betrieb. Diese Stempeluhren automatisieren den Beginn und das Ende der Schichten und ermöglichen so eine reibungslose Verwaltung der Arbeitszeiten. Die Mitarbeiter haben Zugang zu ihrem persönlichen Bereich, wo sie in Echtzeit Informationen über ihr Urlaubskonto, ihre Überstunden und die verbleibende Arbeitszeit innerhalb ihres Zeitfensters erhalten. Diese Schnittstelle erhöht ihre Autonomie und Zufriedenheit erheblich. Frau Faini fügt hinzu:
„Das in die Stempeluhr integrierte Nachrichtensystem ist besonders für die Nachtschicht wertvoll. Es erleichtert den Austausch mit der Personalabteilung bei Anfragen und Fragen und ermöglicht eine effiziente und schnelle Kommunikation auch ausserhalb der Bürozeiten.“
Was sind die Vorteile der Urlaubs- und Abwesenheitsüberwachung?
Die Verwaltung von Urlaub und Abwesenheit ist ein weiterer Bereich, in dem sich Kelio auszeichnet. Die Software bietet den Mitarbeitern ein einfaches und intuitives Werkzeug, um ihre Urlaubsanträge zu verwalten:
Die Mitarbeiter können mit einem Klick einen Urlaubsantrag stellen, der dann von ihrem Vorgesetzten bestätigt wird. Die Urlaubsanträge werden direkt in ihrem Kalender angezeigt, was den Prozess transparent und einfach macht.
Diese Funktion, die jedem Mitarbeiter über das HR-Portal zur Verfügung steht, vereinfacht nicht nur den Antragsprozess, sondern bietet auch eine optimale Urlaubsverwaltung für Manager, die alle geplanten Abwesenheiten leicht einsehen können. Frau Faini erklärt, wie es funktioniert „Die Software erleichtert den Export von Abwesenheitsstatistiken durch automatische monatliche Berichte an die Manager, die Urlaub, Überstunden und Minusstunden enthalten.“
Wie passt sich Kelio den Besonderheiten jedes Sektors an?
Emilie-Nehjma Faini hebt die Fähigkeit von Kelio hervor, das Abwesenheitsmanagement an die gesetzlichen Anforderungen des jeweiligen Sektors anzupassen:
Kelio ermöglicht die Verwaltung der gesetzlichen Besonderheiten für verschiedene Arten von Verträgen und Tätigkeiten. Zum Beispiel können die Urlaubsregeln für das Personal in der Gastronomie anders sein als für das Verwaltungspersonal. Mit Kelio können wir für jeden Bereich spezifische Regeln festlegen, um sicherzustellen, dass die Verwaltung von Urlaubstagen und Überstunden den gesetzlichen Anforderungen des jeweiligen Bereichs entspricht.
Sie fügte hinzu, dass diese Flexibilität sehr wichtig sei, um die Einhaltung der verschiedenen Vorschriften zu gewährleisten:
„Diese Anpassung gewährleistet, dass die Urlaubsverwaltung den gesetzlichen Bestimmungen entspricht, wie z.B. 25 Tage Urlaub in einigen Sektoren und 35 Tage in anderen, je nach Tarifvertrag oder spezifischen Vereinbarungen. So können wir die Abwesenheiten effizient verwalten und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.“
Welche Servicequalität bietet Kelio Schweiz?
Ein weiterer wichtiger Vorteil von Kelio ist die Qualität des technischen Supports. Das HR-Team des Casino de Neuchâtel erhielt bei Bedarf effiziente Unterstützung:
Der technische Support von Kelio ist sehr effizient. Wir können Tickets senden, um Probleme zu melden oder Fragen zu stellen, und sie antworten in der Regel innerhalb von 24 Stunden oder schneller.
Diese Art von Service ist für ein Unternehmen wie das Casino von entscheidender Bedeutung, da Unterbrechungen oder Fehlfunktionen unmittelbare Auswirkungen auf den täglichen Betrieb haben können.
Plant das Casino de Neuchâtel eine Erweiterung seiner Kelio-Lösung?
Aufgrund der positiven Erfahrungen mit Kelio plant das Casino de Neuchâtel, die Software auch für andere Aspekte des Personalmanagements einzusetzen. Emilie-Nehjma Faini äusserte Interesse an neuen HR-Modulen wie Onboarding:
Ich wäre sehr interessiert an einem Modul für das Onboarding und die komplette Personalverwaltung von A bis Z im Vorfeld eines Arbeitsvertrages.
Die Integration eines Onboarding-Moduls würde es ermöglichen, die für die Rekrutierung erforderlichen Informationen zu zentralisieren.
Die Vorteile einer Zeiterfassungs- und Planungssoftware
- Einsparung administrativer Zeiterfassung durch Automatisierung von HR-Aufgaben.
- Anpassung an spezifische Bedürfnisse durch die Konfiguration von Regeln für jeden Sektor oder Vertragstyp.
- Integriertes Messaging für einen schnellen Austausch zwischen Mitarbeitern und HR, besonders nützlich bei Schichtarbeit.
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