Viele HR-Teams in der Schweiz arbeiten täglich mit Stundenzetteln in diversen Formen: mit einer Stundenzettel Excel Vorlage, einem Stundenzettel PDF, Monats Stundenzettel oder Stundenzettel zum Ausdrucken. Dabei gibt es im digitalen Zeitalter weit bessere Möglichkeiten der Zeiterfassung als der klassische Mitarbeiter Stundenzettel! Welche dieser Methoden sind jedoch noch sinnvoll und ab wann lohnt sich der Wechsel zu einer modernen digitalen Lösung der Zeiterfassung von Kelio?
Zeiterfassung
Keine Rückfragen mehr – alle Zeiten sind zentral erfasst und aktuell.
Warum arbeiten viele HR-Teams in der Schweiz weiterhin mit Stundenzetteln?
Gründe für den Einsatz klassischer Vorlagen
Für den Einsatz der traditionellen Stundenzettel sprechen durchaus einige Argumente: Stundenzettel sind kostenlos, schnell verfügbar und lassen sich flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Werden einfache Stundenzettel Muster oder Stundenzettel als Excel Vorlage genutzt, müssen Firmen nicht in eine neue Software investieren. Diese unkomplizierte Vorgehensweise hat sich insbesondere für kleine Unternehmen als ideale Lösung erwiesen.
Anforderungen aus dem Schweizer Arbeitsrecht
Das Schweizer Arbeitsgesetz verpflichtet Unternehmen zur korrekten Dokumentation von Arbeits- und Pausenzeiten. Daher nutzen viele Firmen die Stundenzettel-Vorlagen, in denen Angaben zur Arbeitsbeginn, -ende, Pausen, Überstunden und Tätigkeiten enthalten.
Mehr Infos dazu in unserem Blogartikel zur Stundenzettel Zeiterfassung in der Schweiz
Vorteile bei einfachen Arbeitsmodellen
Bei Teams mit einem klar geregelten Tagesablauf, fixen Arbeitszeiten oder kleinen Projekten ist ein Stundenzettel besonders praktisch, weil er die administrative Arbeit in erheblichem Masse reduziert. Daher sind in einigen Branchen beispielsweise Gastronomie Stundenzettel oder Stundenzettel im Bau völlig ausreichend.
Stundenzettel Vorlagen für HR-Verantwortliche
Excel Stundenzettel Vorlage für automatisierte Berechnungen
Stundenzettel in Excel zu erstellen, erfreut sich grosser Beliebtheit, weil es schnell geht, die Vorlagen sich flexibel anpassen lassen, automatische Berechnungen erlauben und farbige Markierungen einen schnelleren Überblick ermöglichen.
Monats Stundenzettel für regelmässige Arbeitszeitmodelle
Ein Stundenzettel pro Monat eignet sich vor allem für Mitarbeitende mit konstanten Arbeitszeiten ideal, da der Arbeitsaufwand reduziert und übersichtliche Monatsberichte möglich werden.
Branchenspezifische Varianten für Bau, Gastronomie und Aussendienst
Im Internet finden sich branchenspezifische Formulare und online Stundenzettel, die sich optimal für die branchenspezifischen Anforderungen für wechselnde Bautätigkeiten, Schichtarbeit in der Gastronomie oder Fahrzeiten im Aussendienst eignen.
Wie füllen Mitarbeitende einen Stundenzettel korrekt aus?
Zeiten dokumentieren: Beginn, Ende, Pausen
Im Stundenzettel zu dokumentierende, vorgeschriebenen Zeiten, sind beispielsweise Arbeitsbeginn und Arbeitsende sowie Pausenzeiten, Überstunden und besondere Tätigkeiten. Diese müssen unabhängig von der Art des Stundenzettels (Stundenzettel pdf oder Stundenzettel in Excel) eingetragen werden.
Bedeutung der Nachvollziehbarkeit für HR
Korrekt und vollständig ausgefüllte Stundenzettel sind für die Lohnabrechnungen, aber auch ordentliche Audits sowie einheitliche Prozesse im Unternehmen notwendig.
Typische Fehlerquellen und wie HR sie reduziert
Häufige Fehler sind: vergessene Pausenzeiten, aufgerundete Zeitangaben, unterschiedliche Schreibweisen oder nachträgliche Korrekturen, die Lesbarkeit beeinträchtigen. Durch klare Vorgaben und gute Vorlagen lassen sich diese Fehler minimieren.
Welche Herausforderungen entstehen durch manuelle Stundenzettel in HR-Prozessen?
Kontrollaufwand und Zeitverlust für HR
Durch den manuellen Abgleich und Nachtrag der Stundenzettel kommt es zu Mehrarbeit.
Unterschiedliche Auslegungen durch Mitarbeitende und Vorgesetzte
Wenn es keine klaren Regeln und Vorgaben zum Ausfüllen gibt, entstehen Unklarheiten über die erfassten Zeiten und Berechnungen.
Risiken bei Audits und Aufbewahrungspflichten
Bei manuellen Stundenzetteln sind diverse Risiken möglich: Verlust, Unleserlichkeit, falsche Archivierung.
Schwierigkeiten bei mehreren Standorten oder mobilen Teams
Stundenzettel in Papierform sind in diesen Fällen unpraktisch wegen der fehlenden Transparenz und der zeitlichen Verzögerung bis zur Erfassung.
Wann reicht eine Stundenzettel Vorlage nicht mehr aus?
Wachsende Teamstrukturen
Bei grossen Teams und vielen Mitarbeitenden kann sich der Aufwand bei manuellen Stundenzetteln sehr hoch und zeitintensiv gestalten.
Komplexe Arbeitszeitmodelle
Für flexible Arbeitszeiten wie Teilzeit, Schichtarbeit, Gleitzeit oder Home Office sind manuelle Stundenzettel eher ungeeignet.
Bedarf an Echtzeitdaten für Führungskräfte
Vorgesetzte und Unternehmen benötigen aktuelle Daten anstelle ausgefüllter Zettel zum Monatsende.
Anforderungen an Transparenz, Dokumentation und Reporting
HR-Abteilungen benötigen übersichtliche, korrekte und aktuelle Daten (Echtzeitdaten) für ihre Arbeit.
Welche Vorteile bietet eine digitale Zeiterfassung gegenüber klassischen Stundenzetteln?
Einheitliche Datenbasis ohne manuelle Übertragungen
Fehler beim Abschreiben von Stundenzetteln oder Kopieren von Excel-Daten entfallen.
Reduktion fehleranfälliger Prozesse
Durch automatisierte Prozesse in der Software können Rundungsfehler oder fehlende Angaben von Pausenzeiten vermieden werden.
Übersicht für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende
Die digitale Zeiterfassung ist transparent, verbessert die Planbarkeit, verkürzt die Bearbeitungszeit und stärkt das Vertrauen aller Beteiligten in die Prozesse und Daten.
Mobile und stationäre Erfassung für alle Einsatzorte
Die digitale Lösung erlaubt eine mobile Nutzung im Aussendienst oder auf dem Bau genauso wie einer stationären Erfassung im Betrieb, Büro oder in der Gastronomie.
Mehr Informationen finden Sie hier: Zeiterfassung Software
