Der Begriff FTE – (FTE Abkürzung = englisch „Full Time Equivalent“) – steht für das sogenannte Vollzeitäquivalent. Er beschreibt eine rechnerische Grösse für die Zeiterfassung von Teilzeit- und Vollzeitkräften. Damit wird die Arbeitszeit in eine einheitliche Einheit übersetzt: eine Vollzeitstelle entspricht dabei einem FTE von 1.0. Damit lässt sich berechnen, wie viele „Vollzeitkräfte“ die geleistete Arbeitszeit tatsächlich ergeben. Diese Methode der Arbeitszeitmessung wird auch als FTE Tracking bezeichnet.
Was ist ein FTE (Vollzeitäquivalent)?
Wofür steht die Abkürzung FTE?
Die Abkürzung des Vollzeitäquivalents „FTE“ leitet sich ab von „Full Time Equivalent“. Im deutschsprachigen Raum wird deshalb oft auch der Begriff „Vollzeitäquivalent“ verwendet.
Arbeitszeit
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Unterschied zwischen FTE und Mitarbeiterzahl
Während der Headcount die Anzahl der Mitarbeitenden in Vollzeit und Teilzeit angibt, beschreibt das FTE die effektive Arbeitskapazität in Vollzeitstellen-Äquivalenten.
Beispiel: Drei Mitarbeitende mit je 20 Stunden/Woche in einem Betrieb mit einer Vollzeitnorm von z. B. 40 Stunden/Woche ergeben zusammen 1,5 FTE – obwohl der Headcount 3 beträgt.
Wie wird das Vollzeitäquivalent im Schweizer Arbeitsalltag genutzt?
In Schweizer Unternehmen dient das Vollzeitäquivalent der Planung von Personal, Ressourcen und Budget sowie der Mitarbeiterauslastung.
Auch die Software für die Personalplanung von Kelio unterstützt die FTE Planung im Bereich der Zeiterfassung, Ressourcen- und Mitarbeiterverwaltung. Dank der Erfassung flexibler Arbeitszeitprogramme (Vollzeit, Teilzeit etc.) erhalten die Unternehmen jederzeit eine realistische Abbildung der geleisteten Arbeitszeit.
Wie lässt sich das FTE berechnen?
Was ist die Grundformel für die FTE-Berechnung?
Es gibt verschiedene Formeln dafür, die entweder die FTE Stunden pro Jahr berechnen oder sich auf die Wochen- oder Monatsbasis beziehen.
Eine beliebte Formel lautet:
FTE = (Summe der geleisteten Stunden aller Mitarbeitenden im Zeitraum) ÷ (Stunden einer Vollzeitstelle im gleichen Zeitraum)
Beispielrechnung für die Schweiz (42 Stunden pro Woche)
42 Stunden/Woche auf das Jahr hochgerechnet (52 Wochen): 42 x 52 = 2.184 Stunden.
Wenn alle Mitarbeitenden zusammen 1.092 Stunden gearbeitet haben, ergibt sich:
1.092 ÷ 2.184 = 0.50 FTE
Somit entspricht das geleistete Arbeitsvolumen einer halben Vollzeitstelle.
Achtung: Ferien, Feiertage oder Abwesenheiten verändern diese Stunden.
Wie wird das FTE bei Teilzeit, Ferien oder Abwesenheiten berechnet?
Bei der Berechnung des Vollzeitäquivalents von Teilzeitkräften werden die geleisteten Stunden mit der Vollzeitnorm ins Verhältnis gesetzt. Beispielsweise haben Teilzeitkräfte mit einer 21-Stunden-Woche in einem Betrieb mit einer regulären Vollzeitarbeitsnorm von 42 Stunden einen FTE von 0,5.
Ferien oder Abwesenheiten reduzieren die tatsächlich geleisteten Stunden und senken den FTE. Mit der Unterstützung der Zeiterfassung Software von Kelio können Fehl- und Sonderzeiten bei der Berechnung berücksichtigt werden.
Was ist der Unterschied zwischen monatlicher und jährlicher FTE-Berechnung?
Die monatliche Berechnung des Vollzeitäquivalents bietet eine kurzfristige Kontrolle, während die Jahresberechnung eine langfristige Übersicht ergibt.
FTE-Berechnung in der Schweiz – Wichtige Besonderheiten
Gesetzliche Arbeitszeitmodelle und kantonale Unterschiede
Im Schweizer Arbeitsrecht sind Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und verschiedene Sonderregelungen nach Branchen geregelt. Daher kann die Vollzeitnorm variieren und liegt häufig zwischen 40–42 Stunden/Woche. Dies hat Auswirkungen bei der Berechnung des Vollzeitäquivalents.
Berechnung des FTE bei Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit
Bei Arbeitszeiten, die von der Vollzeitnorm abweichen, empfiehlt es sich, die Jahresstunden als Vollzeitbasis anzusetzen. Diese werden dann zu den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden ins Verhältnis gesetzt. Diese Berechnung wird von einem HR-Tool wie Kelio optimal unterstützt, da dieses Tool variable Zeitprogramme unterstützt und somit das FTE präzise berechnet.
Vollzeitäquivalent berechnen mit Excel: So erstellen Sie Ihre eigene Excel-Vorlage
- Ermitteln Sie die Vollzeitnormstunden (z. B. 42 Std/Woche).
- Legen Sie die Basisstunden im Jahr oder im Monat fest.
- Erfassen Sie für jede Person die geleisteten Stunden.
- Formel in Excel: = Geleistete Stunden / Normstunden. Dies ergibt das FTE pro Person.
- Summieren Sie die Einzel-FTEs für den Gesamtwert.
FTE-Rechner: Automatische Berechnung mit Software-Unterstützung
Softwarelösungen wie Kelio bieten automatisierte Zeiterfassung, Personaleinsatzplanung sowie Schnittstellen zu Lohnsystemen. Die Software erfasst geleistete Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Teilzeitmodelle und vieles mehr. Sie liefert damit verlässliche Datenbasis für FTE-Kennzahlen. Unternehmen ersparen sich manuelle Berechnungen der Vollzeitäquivalenz, reduzieren Fehlerquellen und profitieren von der Echtzeitüberwachung.
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