De nombreuses équipes RH en Suisse travaillent quotidiennement avec des feuilles de temps sous différentes formes : modèle Excel, PDF, feuilles de temps mensuelles ou feuilles de temps à imprimer. À l'ère du numérique, il existe pourtant des solutions bien plus performantes que les feuilles de temps classiques pour enregistrer les heures travaillées ! Mais quelles méthodes sont encore pertinentes et à partir de quand est-il nécessaire de passer à une solution numérique moderne de gestion du temps de travail. Nous avons tout décrypté pour vous.
Gestion des temps
Plus besoin de relancer vos équipes : les données sont centralisées et à jour.
Je veux arrêter de courir après les feuilles de temps de mes équipes
Pourquoi de nombreuses équipes RH en Suisse continuent-elles à travailler avec des feuilles de temps ?
Raisons d'utiliser des modèles classiques
Plusieurs arguments plaident en faveur de l'utilisation des feuilles de temps traditionnelles : elles sont gratuites, rapidement disponibles et peuvent être adaptées de manière flexible aux besoins de l'entreprise. Si des modèles de feuilles de temps simples ou des feuilles de temps sous forme de modèle Excel sont utilisés, les entreprises n'ont pas besoin d'investir dans un nouveau logiciel. Cette approche simple s'est avérée être la solution économique, en particulier pour les petites entreprises.
Exigences du droit du travail suisse
La loi suisse sur le travail oblige les entreprises à documenter correctement les heures de travail et les pauses. C'est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent des modèles de feuilles de temps qui contiennent des informations sur le début et la fin du travail, les pauses, les heures supplémentaires et les activités.
Pour plus d'informations à ce sujet, consultez notre article de blog sur la saisie des temps de travail en Suisse.
Avantages pour les modèles de travail simples
Pour les équipes ayant un emploi du temps clairement défini, des horaires de travail fixes ou de petits projets, une feuille de temps est particulièrement pratique car elle réduit considérablement le travail administratif. C'est pourquoi, dans certains secteurs, les feuilles de temps sont tout à fait suffisantes.
Modèles de feuilles de temps pour les responsables RH
Modèle de feuille de temps Excel pour les calculs automatisés
La création de feuilles de temps dans Excel est très populaire, car elle est rapide, les modèles peuvent être adaptés de manière flexible, les calculs automatiques sont possibles et les marquages en couleur permettent d'avoir une vue d'ensemble plus rapide.
Feuille de temps mensuelle pour les modèles de temps de travail réguliers
Une feuille de temps par mois est particulièrement adaptée aux employés ayant des horaires de travail constants, car elle réduit la charge de travail et permet d'obtenir des rapports mensuels clairs.
Variantes spécifiques aux secteurs de la construction, de la restauration et du service extérieur
Il existe sur Internet des formulaires spécifiques à chaque secteur et des feuilles de présence en ligne qui sont parfaitement adaptés aux exigences spécifiques des différents secteurs, qu'il s'agisse des activités de construction variables, du travail posté dans la restauration ou des temps de trajet dans le service extérieur.
Comment les employés remplissent-ils correctement une feuille de temps ?
Documenter les horaires : début, fin, pauses
Les horaires obligatoires à documenter dans la feuille de temps sont, par exemple, le début et la fin du travail, ainsi que les pauses, les heures supplémentaires et les activités spéciales. Ceux-ci doivent être enregistrés indépendamment du type de feuille de temps (feuille de temps au format PDF ou feuille de temps au format Excel).
Importance de la traçabilité pour les RH
Des feuilles de temps correctement et entièrement remplies sont nécessaires pour les fiches de paie, mais aussi pour des audits en bonne et due forme et des processus uniformes au sein de l'entreprise.
Sources d'erreurs courantes et comment les RH peuvent les réduire
Les erreurs fréquentes sont les suivantes : pauses oubliées, temps arrondis, orthographes différentes ou corrections ultérieures qui nuisent à la lisibilité. Des directives claires et de bons modèles permettent de minimiser ces erreurs.
Quels sont les défis posés par les feuilles de temps manuelles dans les processus RH ?
Charge de contrôle et perte de temps pour les RH
La comparaison et la mise à jour manuelles des feuilles de temps entraînent une charge de travail supplémentaire.
Interprétations divergentes entre les collaborateurs et les supérieurs hiérarchiques
En l'absence de règles et de directives claires pour remplir les feuilles de temps, des incertitudes peuvent surgir quant aux heures enregistrées et aux calculs effectués.
Risques liés aux audits et aux obligations de conservation
Les feuilles de temps manuelles présentent divers risques : perte, illisibilité, archivage incorrect.
Difficultés en cas de sites multiples ou d'équipes mobiles
Dans ces cas, les feuilles de temps papier sont peu pratiques en raison du manque de transparence et du délai nécessaire à leur saisie.
Quand un modèle de feuille de temps ne suffit-il plus ?
Structures d'équipe en pleine croissance
Dans le cas de grandes équipes et d'un nombre important de collaborateurs, la gestion des feuilles de temps manuelles peut s'avérer très fastidieuse et prendre beaucoup de temps.
Modèles de temps de travail complexes
Les feuilles de temps manuelles ne sont pas adaptées aux horaires de travail flexibles tels que le temps partiel, le travail posté, les horaires variables ou le télétravail.
Besoin de données en temps réel pour les cadres
Les supérieurs hiérarchiques et les entreprises ont besoin de données actualisées plutôt que de feuilles remplies à la fin du mois.
Exigences en matière de transparence, de documentation et de reporting
Les services RH ont besoin de données claires, correctes et actualisées (données en temps réel) pour leur travail.
Quels sont les avantages d'un système de saisie numérique des temps par rapport aux feuilles de temps classiques ?
Base de données uniforme sans transferts manuels
Les erreurs liées à la transcription des feuilles de temps ou à la copie des données Excel sont éliminées.
Réduction des processus sujets aux erreurs
Les processus automatisés du logiciel permettent d'éviter les erreurs d'arrondi ou les omissions d'informations relatives aux temps de pause.
Aperçu pour les RH, les cadres et les employés
La saisie numérique des temps de travail est transparente, améliore la prévisibilité, réduit le temps de traitement et renforce la confiance de toutes les parties prenantes dans les processus et les données.
Saisie mobile et fixe pour tous les lieux d'intervention
La solution numérique permet une utilisation mobile sur le terrain ou sur les chantiers, ainsi qu'une saisie fixe dans l'entreprise, au bureau ou dans la restauration.
Vous trouverez plus d'informations ici : Logiciel de saisie des temps
