Comment Fromages Spielhofer SA a optimisé sa gestion des temps et son interface paie avec Kelio ?
De la tradition jurassienne aux marchés mondiaux : le défi de la croissance pour Fromages Spielhofer
Entreprise familiale fondée en 1982 et basée à Saint-Imier, Fromages Spielhofer SA ancre son savoir-faire et son expertise au cœur du Jura afin de produire des fromages authentiques et de qualité, notamment la légendaire Tête de Moine. Au-delà de sa propre production, l'entreprise commercialise ses spécialités ainsi que la Tête de Moine d’autres maîtres fromagers suisses au sein de ses quatre boutiques locales (Saint-Imier, Sonvilier, Bienne, Chiètres), en livraison dans toute la Suisse, et à l’export dans plus de 65 pays.
Nils Künzli, chargé d’administration RH, revient sur les transformations opérées par Kelio, ainsi que sur les bénéfices concrets pour les collaborateurs.
Client depuis
15 ans
Particularités
Pluralité des cycles de travail, gestion multi-sites et multi-lingues
Effectif
85 collaborateurs
Types de projet
GTA, planification, timbreuses, interface paie
Rencontre avec Nils Künzli
Chargé d’administration RH
Le besoin initial de Fromages Spielhofer SA
Avant Kelio, la gestion des temps et de la paie constituait un véritable défi. En l'absence d'outil RH centralisé, le service RH jonglait entre des fichiers Excel complexes, des arrangements informels et une re-saisie manuelle extrêmement chronophage dans le logiciel de paie. Ce système manuel montrait vite ses limites dans une organisation imposant de faire cohabiter une grande diversité de métiers, des collaborateurs payés au mois ou à l'heure, et des rythmes de travail s'étalant sur 5 ou 7 jours.
L'intégration et la création des dossiers collaborateurs pour les temporaires devenaient extrêmement chronophages lors des pics de production. Sans portail RH ou module d'intégration, l'équipe RH devait collecter, vérifier et saisir manuellement les données de chaque temporaire dans Excel puis dans le logiciel de paie, multipliant les risques d'erreurs de frappe et de retards.
Fromages Spielhofer SA cherchait donc une solution lui permettant de structurer la gestion des temps de manière plus professionnelle et de mettre en place une interface fiable avec son logiciel de paie Swiss Salary. L'entreprise souhaitait automatiser le flux d'informations entre le suivi du temps de travail et le traitement salarial, afin de supprimer définitivement les ressaisies manuelles d’et offrir une visibilité claire aux managers, aux collaborateurs et au service RH.
Avec Kelio, nous avons trouvé une solution centralisée et fiable, qui simplifie nos processus. On arrive facilement à superviser l’ensemble des heures et des vacances.
La problématique résolue
La solution Kelio a permis à Fromages Spielhofer SA de centraliser, dans un même espace, l’ensemble des données collaborateurs et de fiabiliser la collecte des temps grâce au timbrage. L'entreprise bénéficie d’une vue d’ensemble complète et d'un suivi précis des heures réellement effectuées sur le terrain, offrant davantage de flexibilité dans la gestion des différents cycles de travail et des pics d’activités saisonniers, tout en simplifiant grandement la planification des vacances.
L'automatisation des tâches chronophages, comme le traitement du timbrage, l’envoi des fiches d’heures ou l'extraction des données, alliée à une interface fluide avec Swiss Salary, génère un gain de temps considérable et une vraie sérénité pour l’équipe RH.
Timbrage simplifié et transparence totale : l'impact de Kelio pour les collaborateurs
Kelio : Qu’est-ce que Kelio a changé pour vos collaborateurs ?
Nils Kunzli - Chargé d’administration RH : Kelio permet une transparence totale. Ils peuvent eux-mêmes accéder à leur solde de vacances, aux heures qu’ils ont effectuées, aux jours fériés, et suivre leurs heures supplémentaires. Ils apprécient de savoir où ils en sont et de pouvoir badger de manière simplifiée directement sur la timbreuse, depuis leur ordinateur ou même leur téléphone. Kelio centralise ensuite toutes ces informations, ce qui est très pratique pour nous.
Interface Kelio et Swiss Salary : une transmission fluide des données de paie
Kelio : Comment s’effectue le lien entre Kelio et votre logiciel de paie Swiss salary ?
Nils Kunzli : Le lien entre les deux logiciels est très fluide. Les données de Kelio sont importées directement dans le logiciel Swiss Salary. Tout est centralisé et extrait en une seule base de données.
Isabelle Kaltenrieder - Membre Direction, finances : Chaque mois, je génère un fichier depuis Kelio que j’importe dans Swiss Salary, le solde de vacances et d’heures est mis à jour automatiquement, sans manipulation supplémentaire. C’est une interface très fiable qui nous fait gagner du temps.
Un support de proximité et une expertise RH ancrée en Suisse
Kelio : Pourquoi appréciez-vous travailler avec Kelio ?
Nils Kunzli : Kelio a des bureaux à Delémont, et nous avons une personne de contact attitrée. Cela offre une certaine proximité qui facilite les échanges et permet de poser plus facilement des questions ou de résoudre rapidement d’éventuels problèmes. C’est intéressant de travailler avec quelqu’un qui connaît le système suisse tant au niveau des vacances que des jours fériés. C’est un gain de temps et d’efficacité.
Isabelle Kaltenrieder : Le logiciel a été très bien paramétré par l’équipe Kelio, nous en sommes très contents.
Les solutions installées
Les + du logiciel de gestion des temps
- Flexibilité du logiciel
- Réactivité des équipes
- Rapidité d’utilisation
- Gestion multi-sites
- Logiciel multi-lingues
- Fiabilité des données
- Intégration avec le logiciel de paie existant
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