Wie optimiert die Confiserie Christian Boillat seit 2001 dank Kelio ihr Personalmanagement?

Seit 2001 vertraut die Confiserie Christian Boillat, ein Kunsthandwerkshaus zwischen Lausanne und Nyon, Kelio an, um die Arbeitszeiten seiner 138 Mitarbeiter zu verwalten.

Mit sieben Filialen, zwei Labors und verlängerten Zeitplänen von mitten in der Nacht bis zum frühen Abend benötigte das Unternehmen ein System, das nicht nur robust war, sondern auch an die Einschränkungen des Geschäfts angepasst war. Wie Mathieu Wermuth, Operations Manager, erklärt, hat sich Kelio von Anfang an als zuverlässige und skalierbare Lösung etabliert, die in der Lage ist, das Wachstum dieser emblematischen Waadtländer Struktur langfristig zu unterstützen.

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Kunden seit

2001

Eigenheiten

Die Confiserie hat nach wie vor ihre ersten Kelio-Terminals im Einsatz: ein seltenes Beispiel für die Robustheit des Materials über mehr als 20 Jahre Dauereinsatz.

Personal

138 Personen

Projekttyp

Zeit- & Abwesenheitsmanagement
Zutrittskontrolle

"Wenn wir seit mehr als 24 Jahren mit Kelio zusammenarbeiten, dann deshalb, weil wir ihnen vertrauen. Ihre Lösungen sind zuverlässig. "

Treffen mit Mathieu WERMUTH
Betriebsleiter

Der ursprüngliche Bedarf der Confiserie Boillat

Vor der Implementierung von Kelio verwendete die Confiserie Christian Boillat Excel-Tabellen, um die Arbeitszeiten ihrer Teams zu erfassen. Ein manuelles System, das in einer Organisation mit mehreren Standorten und sehr langen Zeitfenstern schnell seine Grenzen aufzeigte. Mathieu Wermuth erklärt: "Wir arbeiteten noch an einfachen Excel-Tabellen, in die wir die Stunden manuell eingaben." In diesem Umfeld, in dem der Bäckereiservice um Mitternacht beginnt und der Schlussverkauf um 19 Uhr endet, ist die Steuerung der Zeitpläne strategisch, um eine optimale Abdeckung des Bedarfs zu gewährleisten und gleichzeitig die Rentabilität im Auge zu behalten.

Das Unternehmen war daher auf der Suche nach einem zuverlässigen System, das in der Lage ist, das Einstempeln zu automatisieren und die Besonderheiten der Konditorei, insbesondere die Vorschriften für die Nachtstunden, zu integrieren. Die Wahl der Biometrie war eine natürliche Wahl, um Fehler zu vermeiden und die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten, wie uns der Betriebsleiter versichert:

Wir wollten, dass die Biometrie etwas Zuverlässiges ist. Wir wissen, dass jeder Mitarbeiter schnell stempeln und die Hygienestandards einhalten kann.

loupe Das Problem gelöst

Mit dem Hochlauf ihrer Aktivitäten und der schrittweisen Eröffnung ihrer Filialen musste sich die Confiserie Christian Boillat mit einer zunehmenden Komplexität bei der Verwaltung der Arbeitszeiten auseinandersetzen. Die detaillierte Verwaltung der Nachtzuschläge oder die Verteilung der Zeit nach Aktivitäten (Verkauf und Tischservice) war mit ungeeigneten Instrumenten nicht mehr aufrechtzuerhalten.

Kelio ermöglichte es, diese vielen spezifischen Regeln zu modellieren und eine automatisierte Überwachung in Übereinstimmung mit der Schweizer Gesetzgebung zu gewährleisten. "All diese Einschränkungen sind Elemente, die wir in der Software konfigurieren konnten", erklärt der Manager. Diese massgeschneiderte Anpassung erwies sich als unerlässlich, um die operative und finanzielle Lebensfähigkeit der Organisation zu gewährleisten. Durch die genaue Kontrolle der Stundenkosten für jede Abteilung oder jeden Standort kann das Unternehmen seine Ressourcen an die Nachfrage anpassen und seinen Umsatz optimieren.

Die Steuerung der Arbeitszeit im Einklang mit unserem Umsatz ist das Wesentliche für eine Kostenkontrolle

Dieser datengetriebene Ansatz hat sich als eine der grossen Stärken des Kelio-Tools im täglichen Leben der Konditorei erwiesen.

Wie hat die Robustheit der Kelio-Stempelterminal seit mehr als 20 Jahren den Unterschied gemacht?

Die ersten biometrischen Terminals von Kelio der Confiserie Christian Boillat wurden seit 2001 installiert und sind auch heute noch funktionsfähig. "Wir verwenden immer noch die selbe Hardware, die seit dem ersten Tag da ist ... Sie ist 24 Jahre alt. Sie funktionieren immer noch sehr gut. Es ist sehr robust!", sagt Mathieu Wermuth. Diese aussergewöhnliche Langlebigkeit stellt einen grossen wirtschaftlichen und logistischen Vorteil für einen Handwerksbetrieb dar: keine Wiederbeschaffungskosten oder kritische Pannen. Der Betriebsleiter betont:

Die Stempeluhr ist aussergewöhnlich. Die Daten werden immer gespeichert, und es gibt keinen Moment, in dem man denken könnte, dass etwas verloren gegangen ist. Der Mitarbeiter hat gestempelt – es ist erledigt und gespeichert.

Diese Hardware-Zuverlässigkeit wurde durch die Integration der neuen Terminals für Filialen, die nach 2018 eröffnet wurden, erweitert. Obwohl sie jetzt auf der Badge-Technologie (und nicht auf der biometrischen) basieren, bleibt ihre Stabilität konstant. "Auch bei einem Serverausfall werden die Buchungsdaten aufgezeichnet", sagt der Betriebsleiter.

Neben einem intelligenten Zeitmanagement garantiert diese belastbare Infrastruktur die Geschäftskontinuität, was in einem Sektor, in dem das Produktionstempo kontinuierlich ist und die Arbeitszeiten sehr lang sind, unerlässlich ist.

Wie vereinfacht Kelio das tägliche HR-Management für Führungskräfte und Teams?

Die Verwaltung der Urlaube und Abwesenheiten im Unternehmen vereinfachen

Mit Kelio hat jeder Mitarbeiter Zugang zu einem persönlichen Bereich, einem eigenen HR-Portal, von dem aus er seine Arbeitszeiten, verbleibende Urlaubssalden und Urlaubstage einsehen und seine Abwesenheiten online einreichen kann. Der Validierungsprozess erfolgt sofort: Der Manager erhält eine Benachrichtigung, die mit einem Klick validiert wird, und der Mitarbeiter wird sofort informiert. Diese Fluidität reduziert die Anforderungen an die Personalabteilung bei einfachen Anfragen drastisch. Wie ihr Manager betont:

Das sind eine Menge Fragen, die wegfallen. Wurden die Ferientage validiert? Alles geschieht elektronisch. Der Manager hat die Benachrichtigung erhalten. Er bestätigte sie. Der Mitarbeiter erhält direkt die Antwort

Für Manager bietet Kelio eine konsolidierte Ansicht aller Teampläne und erleichtert so Echtzeitanpassungen je nach Aktivität. Sie können Zeitplankorrekturen validieren, Abwesenheiten antizipieren und die Verteilung von Ressourcen nach Filialen organisieren. Der schnelle Zugriff auf zuverlässige Daten stärkt ihre Autonomie bei der Verwaltung der Belegschaft. "So haben sie die Kontrolle über ihr Team, um Arbeitszeiten und Abwesenheiten besser planen zu können", resümiert die Führungskraft. Kelio fungiert somit als Hebel für Reaktionsfähigkeit in einer Organisation, in der jede Minute zählt.

Warum ist die Migration in die Cloud für die Confiserie Boillat strategisch?

Nach mehr als zwei Jahrzehnten der lokalen Nutzung geht die Confiserie Christian Boillat einen neuen Schritt und migriert auf die Kelio-Lösung im SaaS-Modus. Diese Entscheidung ist Teil des klaren Wunsches, die Reaktionsfähigkeit, Sicherheit und Zugriffsleistung zu verbessern. "Wir stossen an die Grenze dessen, was wir in Bezug auf die Reaktionsfähigkeit haben können", erklärt der Manager.

Bisher wurden die Daten von einem Drittanbieter gehostet, aber Zugriffsbeschränkungen und technische Einschränkungen haben diesen Übergang in die Cloud motiviert. Diese Änderung ermöglicht es ihnen, einfacher auf ihre HR-Daten zuzugreifen, ohne von Dritten abhängig zu sein, und gleichzeitig von einer sicheren und jederzeit verfügbaren Infrastruktur zu profitieren.

Die jüngsten Erfahrungen mit einer grossen Katastrophe bei ihrem externen Hosting-Anbieter, die zu einem vorübergehenden Datenverlust führte, verstärkten den Bedarf an einer widerstandsfähigeren Lösung. Dank der Robustheit der Kelio-Stempeluhren konnten alle Buchungen wiederhergestellt werden, aber der Vorfall zeigte, wie wichtig Cloud-natives Hosting ist, um längere Serviceunterbrechungen zu vermeiden. Durch den Wechsel zur Kelio Cloud bietet sich die Confiserie Boillat ein flüssigeres und sichereres Management, das an die aktuellen Anforderungen der digitalen Agilität angepasst ist.

Wie ist die Qualität der von Kelio angebotenen Dienstleistungen?

Seit der ersten Installation hat die Confiserie Christian Boillat die Professionalität und Verfügbarkeit der Kelio-Teams gelobt, sowohl bei der Schulung über den technischen Support als auch bei der kommerziellen Betreuung.

Die Verkaufsabteilung von Kelio ist sehr reaktionsschnell. Wir haben klare und schnelle Antworten auf unsere Anfrage

Die Flexibilität der Module und die Qualität des Austauschs ermöglichten es dem Unternehmen, die Lösung schrittweise an seine Besonderheiten anzupassen, unabhängig oder mit gelegentlicher Unterstützung des Kelio-Supports.

Die installierten Lösungen