Bei PZE (Personalzeiterfassung) handelt es sich um die Erfassung und Verwaltung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern. Unternehmen setzen auf dieses Verfahren, um sämtliche Zeiten lückenlos, präzise und rechtssicher zu dokumentieren. Hierfür stehen verschiedene Methoden zur Auswahl.
Was ist PZE und wie funktioniert sie?
PZE kommt in Unternehmen jeder Grösse für die Zeiterfassung zum Einsatz, um sämtliche Zeiten von Mitarbeitern genau aufzuzeichnen. Das System erfasst unter anderem die Uhrzeit, wann ein Mitarbeiter eine Arbeitsschicht antritt und wann er sie wieder verlässt. So beispielsweise, indem er sich mittels Chip an einem Terminal registriert.
Sämtliche Zeiten und weitere Daten werden an eine zentrale Stelle weitergeleitet und gespeichert. Hier können sie beliebig weiterverarbeitet werden, um beispielsweise Lohnabrechnungen zu erstellen.
Zusätzliche Funktionen wie beispielsweise individuelle Zeitmodelle oder anpassbare Schichtplanungen ermöglichen es, die Personalzeiterfassung an die jeweiligen Gegebenheiten anzupassen.
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Welche Vorteile bietet die Personalzeiterfassung für Unternehmen?
- Werden Zeiten wie Schichtbeginn, Schichtende und Pausen automatisch erfasst und eingetragen, erfolgt die Aufzeichnung präzise und nahezu fehlerfrei.
- Die vollständige Dokumentation ist jederzeit rechtssicher und kann für Nachweise eingesehen werden.
- Durch den Entfall von manuellen Aufzeichnungen wie z.B. bei Stundenzetteln ist die Personalzeiterfassung (PZE) sehr effizient.
- Das Verfahren ist flexibel und kann je nach Schicht, Projekte oder an individuelle Personaleinsätze angepasst werden.
- Mitarbeiter aus dem Controlling und Personalwesen, aber auch Führungskräfte erhalten jederzeit in Echtzeit Einblicke in die Daten und können sie weiterverwenden oder damit planen.
Verschiedene Erfassungsmethoden bei PZE
Um eine Personalzeiterfassung in einem Unternehmen durchzuführen, stehen verschiedene Erfassungsmethoden zur Auswahl. Zu den gängigsten gehören:
- Terminals: Mitarbeiter halten einen Transponder oder RFID-Chip an das Zeiterfassungsgerät und werden erfasst.
- Web-/App-Client: Schnelle und einfache Erfassung über eine Smartphone-App oder eine Computer-Anwendung (z.B. im Homeoffice im Internetbrowser).
Diese Erfassungsmethoden erfolgen in Echtzeit und werden automatisch an die Zeiterfassungs-Software weitergeleitet – auch wenn Mitarbeiter unterwegs sind. Das spart Zeit und reduziert den Aufwand – was vor allem in mittleren und grossen Unternehmen von Vorteil ist.
