Die gute alte Stempelkarte hat längst ausgedient: In der modernen Arbeitswelt werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter mit Hilfe einer Zeiterfassungssoftware verwaltet. Unternehmen aller Branchen und Grössenordnungen erfassen die Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Angestellten online – vom Bauunternehmer bis zum Detailhändler.
Der Markt für Zeiterfassung Software ist inzwischen so gross, dass man leicht den Überblick verlieren kann. Aus diesem Grund haben wir einen ausführlichen Ratgeber erstellt, der die Funktionen der verschiedenen Software-Lösungen miteinander vergleicht. Im folgenden Beitrag erfahren Sie, wo die Stärken und Schwächen jeder einzelnen Software liegen und welche Features eine Zeiterfassungssoftware bieten sollte.
Was ist eine Zeiterfassungssoftware?
Eine Zeiterfassungssoftware dient dazu, die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu erfassen. Sie macht alle Daten auf einer zentralen Cloud-Plattform verfügbar, wo sie von den zuständigen Managern und Leitungskräften abgerufen werden können.
Die besten Software-Softwares für die Zeiterfassung erfassen nicht nur die geleisteten Stunden der Mitarbeiter, sondern auch deren Überstunden und Abwesenheiten – etwa aufgrund einer Krankheit oder einer Fortbildungsmassnahme.
Die Urlaubsverwaltung ist eine weitere Funktion der Software, die meist auf allen Endgeräten genutzt werden kann. Dies ermöglicht es, die Daten jederzeit im Blick zu haben. So können schnelle Entscheidungen getroffen werden – zum Beispiel, wenn während ein kurzfristiger Personalengpass den Dienstplan durcheinandergewirbelt hat..
Die 9 besten Zeiterfassungssoftwares im Vergleich – welche passt zu Ihnen?
Um Ihnen die Suche nach einer Softwarelösung zu erleichtern, die Ihre Anforderungen erfüllt, haben unsere Experten einen ausführlichen Vergleich der besten Zeiterfassungssoftwares durchgeführt. In den folgenden Abschnitten stellen wir Ihnen die Vorzüge und Nachteile jeder einzelnen Software vor.
1. Kelio – Die All-in-One-Lösung, die sich Ihrem Unternehmen anpasst
Die Kelio Zeiterfassung Software zählt zu den meistgenutzten Softwarelösungen für die betriebliche Arbeitszeitverwaltung. Die Software lässt sich für das Zeitmanagement, die Zutrittskontrolle sowie für verschiedene HR-Prozesse nutzen. Das Nachtragen von Pausen und Ruhezeiten ist ebenso möglich wie die Echtzeitüberwachung von Mitarbeitern und die Verwaltung von Arbeitsverträgen. Die Software as a Service (SaaS)-Plattform ist weltweit zugänglich.
- Vorteile: Zu den Vorteilen der Lösung zählt, dass sie sich einfach integrieren lässt und mit einer passenden Hardware geliefert wird. Auf dem französisch- und deutschsprachigen Schweizer Markt ist Kelio fest etabliert, sodass die Anwender einen umfangreichen Support in Anspruch nehmen können.
- Nachteile: Die HRIS (Human Resources Information System)-Funktionen befinden sich bei Kelio noch in der Entwicklungsphase. Aktuell werden lediglich HR-Prozesse wie On- und Offboarding unterstützt.
2. Abacus
Abacus ist eine Zeiterfassungs Software, die in vielen Schweizer Unternehmen zum Einsatz kommt. Die Lösung bietet eine breite Vielfalt an Funktionen, zu denen unter anderem die Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Personaldaten der Mitarbeitenden gehört.
- Vorteile: Die umfassende HR-Lösung bietet eine breite Palette an Funktionen.
- Nachteile: Abacus ist weniger als andere Softwares auf die Zeiterfassung spezialisiert, sodass in diesem Bereich möglicherweise zu wenige Funktionen zur Verfügung stehen.
3. Mobatime
Die Zeiterfassung Software Mobatime wird von dem deutschen Unternehmen Bürk hergestellt. Mit Mobatime kann die Arbeitszeit ebenso erfasst werden wie Überstunden und Pausen – per RFID-Transponder, Chipkarte oder online per Smartphone.
- Vorteile: Mobatime ist ein etablierter Player auf dem schweizerischen Markt, der über ein hohes Mass an Erfahrung und Fachwissen verfügt.
- Nachteile: Die Benutzerschnittstelle wirkt etwas antiquiert, wodurch die Benutzererfahrung beeinträchtigt werden kann.
4. Tipee
Tipee ist eine Lösung für die Zeiterfassung mit Funktionen wie der Planung von Teilzeitarbeit und der Verwaltung von Abwesenheiten. Die Stundensaldi sind in Echtzeit verfügbar.
- Vorteile: Intuitive Benutzeroberfläche, ideal für KMU und öffentliche Verwaltungen.
- Nachteile: Es kann an branchenspezifischem Wissen für grosse Unternehmen fehlen.
5. Bexio
Mit Bexio können die Mitarbeitenden einfach und intuitiv ihre Arbeitszeit erfassen. Die Software ist auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten und mit einer leistungsfähigen Abrechnungssoftware verbunden.
- Vorteile: Bexio geniesst in der Schweiz einen guten Ruf und eine hohe Markenbekanntheit.
- Nachteile: Die Software legt den Fokus auf die Verwaltung und Abrechnung von geleisteten Stunden. Es sind wenige Zeiterfassungsfunktionen vorhanden.
6. SAP SuccessFactors Zeiterfassung
Die SAP-Software “SuccessFactors Zeiterfassung” kann auf allen Endgeräten genutzt werden. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Echtzeitbewertungen, Teambenachrichtigungen sowie umfangreiche Konfigurationsoptionen, die bei der Erfüllung von Regulierungs- und Compliance-Anforderungen helfen.
- Vorteile: SAP SuccessFactors Zeiterfassung ist auf allen Endgeräten nutzbar und bietet einen breiten Funktionsumfang.
- Nachteile: Oft ist ein Integrator erforderlich, was die Komplexität der Projekte erhöht und höhere Kosten verursacht.
7. Adequasys
Adequasys kann an physische Systeme mit Stempeluhren angeschlossen werden. Wichtige Funktionen der Software sind die Online-Zeiterfassung über ein HR-Portal, die Überstundenmeldung sowie die deklarative Zeiterfassung.
- Vorteile: Adequasys ist auf HR-Informationssysteme (HRIS) spezialisiert. Die Software beinhaltet unter anderem die Verwaltung von Abwesenheitsanträgen.
- Nachteile: Derzeit wird von Adequasys keine physische Hardware für das Zeitmanagement angeboten.
8. RTM System
Die Firma RTM bietet Zeiterfassungslösungen als Kauf-, Miet- oder Cloud-Varianten an. Zu den wichtigsten Funktionen zählen die Überstundenerfassung mit Klassifizierung, die Fehlzeiten-Überwachung mit Grundangabe und die einfache Zusammenstellung von Arbeitszeitmodellen.
- Vorteile: Der Anbieter ist auf dem schweizerischen Markt seit 20 Jahren präsent. Neben dem Zeitmanagement zählt auch die Zugangskontrolle zu seinen Kompetenzfeldern.
- Nachteile: Das Benutzerinterface der Zeiterfassung Software ist verbesserungswürdig. RTM muss hier tätig werden, wenn der Anbieter nicht den Anschluss verlieren will.
9. Zeit AG
Die Zeiterfassung Software der Zeit AG ist für iOS und Android erhältlich. Sie ermöglicht die mobile Erfassung von Arbeitszeiten per Smartphone oder Tablet.
- Vorteile: Der Anbieter kennt den deutschsprachigen Markt in der Schweiz und ist in der Region weithin bekannt.
- Nachteile: Im französischsprachigen Teil der Schweiz ist die Zeit AG bisher kaum aktiv, was sich für Nutzer aus dieser Region als Nachteil erweisen kann.
Vergleichstabelle der Zeitmanagement-Softwares
In diesem Abschnitt fassen wir die wichtigsten Merkmale sowie die Vor- und Nachteile der getesteten Zeiterfassungssoftwares in einer übersichtlichen Tabelle zusammen.
| Software | Merkmale | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| Kelio | All-in-One-Lösung für Zeitmanagement, Zutrittskontrolle, HR-Prozesse, Verwaltung von Arbeitsverträgen, Echtzeitüberwachung | Einfache Integration, umfangreicher Support, etabliert auf dem Schweizer Markt (DE/FR) | HRIS-Funktionen befinden sich noch in der Entwicklungsphase, bisher wird nur ein jährliches Meeting unterstützt |
| Abacus | Verwaltung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Mitarbeitendaten | Umfassende HR-Lösung mit vielen Funktionen | Weniger auf Zeiterfassung spezialisiert, evtl. zu wenige Funktionen für diesen Bereich |
| Mobatime | Arbeitszeit-, Überstunden- und Pausenerfassung per RFID, Chipkarte oder Smartphone | Etablierter Player mit viel Erfahrung auf dem Schweizer Markt | Antiquierte Benutzerschnittstelle, evtl. beeinträchtigte Benutzererfahrung |
| Tipee | Zeiterfassung, Planung von Teilzeitarbeit, Abwesenheitsanträge, Echtzeit-Stundensaldi | Benutzerfreundliche Oberfläche, in der Schweiz ansässig | Kann an branchenspezifischer Erfahrung für grosse Unternehmen mangeln. |
| Bexio | Einfache und intuitive Arbeitszeiterfassung, gekoppelt mit leistungsfähiger Abrechnungssoftware, zugeschnitten auf KMU | Hoher Bekanntheitsgrad und guter Ruf | Fokus auf Verwaltung und Abrechnung, wenige Zeiterfassungsfunktionen |
| SAP SuccessFactors Zeiterfassung | Zeiterfassungssoftware mit Echtzeitbewertungen, Teambenachrichtigungen und umfangreichen Konfigurationsoptionen | Auf allen Endgeräten nutzbar, breiter Funktionsumfang | Integrator oft erforderlich, komplexe Projekte und hohe Kosten |
| Adequasys | Zeiterfassung über HR-Portal, Überstundenmeldung, deklarative Zeiterfassung, Anbindung an Stempelsysteme | Spezialisiert auf HR-Informationssysteme, beinhaltet Abwesenheitsantragsverwaltung | Keine physische Hardware für das Zeitmanagement |
| RTM System | Zeiterfassungslösungen als Kauf-, Miet- oder Cloud-Variante, Überstunden- und Fehlzeitenüberwachung, einfache Arbeitszeitmodell-Erstellung | 20 Jahre Erfahrung auf dem Schweizer Markt, Spezialist für Zugangskontrolle | Verbesserungsbedürftiges Benutzerinterface |
| Zeit AG | Mobile Zeiterfassung per iOS/Android, geeignet für die mobile Nutzung auf Smartphone und Tablet | Bekannt auf dem deutschsprachigen Schweizer Markt | Wenig Präsenz im französischsprachigen Raum |
Welche Vorteile bietet eine Zeiterfassungssoftware?
Eine Zeiterfassungssoftware hat den entscheidenden Vorteil, dass sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter (d. h. die geleisteten Stunden) digital aufzeichnet. Damit wird die gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit erfüllt. Die Verantwortlichen haben die Personalsituation jederzeit im Blick und können auf Grundlage der erfassten Daten Dienstpläne erstellen
Ein weiterer Vorteil einer Zeiterfassungssoftware ist, dass das Management von überall auf die Arbeitszeitdaten zugreifen kann. Je nach genutzter Software können auch die Abwesenheiten (Absenzen), Urlaub und Überstunden mobil verwaltet werden.
Welche Funktionen sollte eine gute Zeiterfassungssoftware bieten?
Die wohl wichtigste Funktion einer Software für die Zeiterfassung ist der Zugang zu den Arbeitszeitdaten der Mitarbeiter. Weitere wichtige Features sind die Abwesenheitsverwaltung mit integrierten Urlaubs- und Krankheitsmeldungen, die Überstundenverwaltung sowie die Integration in Lohnabrechnungs- und HR-Systeme.
Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte ausserdem gewährleisten, dass die Leitungskräfte des Unternehmens feststellen können, ob die gesetzlich garantierten Ruhezeiten und Arbeitspausen eingehalten werden. Die marktführenden Softwares erzeugen detaillierte Arbeitszeit-Berichte, sodass das Management jederzeit neue Dienstpläne erstellen und die Personalkapazitäten voll ausschöpfen kann.
Unser Fazit
Als beste Zeiterfassungssoftware im Test hat sich die Kelio-Lösung erwiesen. Sie bietet einen breiten Funktionsumfang und lässt sich für verschiedene HR-Prozesse nutzen. Da die Software zudem weltweit zugänglich ist und sich einfach integrieren lässt, fällt die Entscheidung für diese bewährte Softwarelösung leicht. Entdecken Sie auf unserer Webseite jetzt die vielfältigen Vorteile von Kelio und lassen Sie sich von unseren HR-Experten ausführlich beraten!
Welche Vorteile bietet eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware?
Eine cloudbasierte Zeiterfassungssoftware ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Arbeitszeitdaten, was besonders für Remote-Arbeitskräfte von Vorteil ist. Sie reduziert die Notwendigkeit für teure Hardware-Investitionen, da die Daten in der Cloud gespeichert werden. Zudem profitieren Unternehmen von regelmässigen Updates und Sicherheitsverbesserungen, die automatisch implementiert werden.
Wie sicher sind die Daten in einer Zeiterfassungssoftware?
Die Sicherheit der Daten in einer Zeiterfassungssoftware hängt von den Sicherheitsmassnahmen ab (z. B. Verschlüsselung und Zugriffskontrollen). Seriöse Anbieter setzen auf hohe Sicherheitsstandards und führen regelmässige Sicherheitsüberprüfungen durch, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Der Anwender sollte stets die Datenschutzrichtlinien und -zertifizierungen des Anbieters beachten.
Wie kann Zeiterfassungssoftware bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften helfen?
Eine Zeiterfassungssoftware sichert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem sie die Arbeitszeiten exakt aufzeichnet und Arbeitszeitgesetze automatisiert einhält. Hochwertige Lösungen wie Kelio bieten Funktionen wie eine automatische Überstundenberechnung und Auswertungen, die zur Einhaltung von Arbeitszeitregelungen beitragen. Die Software kann zudem Berichte für Audits und Compliance-Prüfungen erstellen.
Welche Zeiterfassungssoftware eignet sich am besten für Remote-Teams?
Für Remote-Teams eignen sich am besten Softwarelösungen mit mobilem Zugriff. So können die Arbeitszeiten ortsunabhängig erfasst werden. Wichtig sind ausserdem integrierte Kommunikationstools. die den reibungslosen Austausch von Daten und Nachrichten ermöglichen.
Wie lange dauert die Implementierung einer Zeiterfassungssoftware?
Die Dauer der Implementierung einer Zeiterfassungssoftware richtet sich nach der Komplexität und dem Umfang der Lösung. In der Regel nimmt die Implementierung jedoch zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten in Anspruch. Der Zeitrahmen wird durch Faktoren wie die Anzahl der Benutzer, die Integration in bestehende Systeme sowie die Anpassung an spezifische Unternehmensbedürfnisse beeinflusst.
Die Wahl der richtigen Zeiterfassungssoftware ist entscheidend für die Effizienz und Transparenz in Ihrem Unternehmen. Jede der vorgestellten Lösungen bietet ihre eigenen Vorteile und kann je nach den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ausgewählt werden. Ob Sie eine umfassende All-in-One-Lösung wie Kelio bevorzugen oder eine spezialisierte Software für kleinere Teams suchen, es gibt für jedes Unternehmen die passende Option.
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