Software für Personalplanung: unser Vergleich der 5 besten Lösungen

Die wichtigsten Lösungen für die Personalplanung im Überblick

Aplano, cloud-basierte Schichtplanung aus Deutschland

2017 gegründet, konzentriert sich Aplano auf cloud-basierte Schichtplanung und Personaleinsatzplanung. Die Lösung zeichnet sich durch eine intuitive Bedienung aus und lässt sich schnell einführen. Eine mobile App ermöglicht Mitarbeitenden den Zugriff auf Pläne und Schichttausch-Wünsche von unterwegs.

Aplano ist eine reine Software-Lösung ohne Option auf physische Erfassungsterminals. Zudem fehlt eine spezifische Anpassung an das Schweizer Arbeitsgesetz und die Schweizer Lohnarten. Der Support wird aus Deutschland geleistet.

Aplano ist eine gute Option für Teams, die ausschliesslich eine einfache Cloud-Schichtplanung ohne spezifische Schweizer Anforderungen benötigen. Für eine ganzheitliche digitale HR-Lösung mit Schweizer Rechtskonformität und lokalem Support ist Kelio die bessere Wahl.

Kelio, zentrale digitale HR-Lösung für den Schweizer Markt

Kelio ist eine zentrale HR-Software, die das Schweizer Arbeitsgesetz (ArG), die gängigen Lohnarten sowie die Praxis der Lohnabrechnung von Grund auf integriert. Einsatzplanung, Zeiterfassung, Absenzenmanagement und Zutrittskontrolle sind auf einer einzigen digitalen Plattform vereint. Die verschiedenen Module kommunizieren nahtlos miteinander, und die Daten fliessen in Echtzeit. Unternehmen, die physische Stempeluhren oder Badge-Leser benötigen, können diese als optionale Komponenten hinzufügen, da Software und Hardware gemeinsam entwickelt werden.

Die Plattform gewährleistet eine direkte Schnittstelle zu den gängigen Schweizer Lohn- und Finanzbuchhaltungsprogrammen. Dies garantiert einen zuverlässigen Datentransfer in die Lohnbuchhaltung – ganz ohne manuelle Erfassung. Das Support-Team ist vor Ort erreichbar und begleitet von der Implementierung bis hin zur kontinuierlichen Optimierung auf Französisch, Deutsch und Italienisch.

Kelio richtet sich idealerweise an Schweizer KMU und Grossunternehmen, die eine digitale Gesamtlösung suchen, welche Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung, Absenzenmanagement und Lohnintegration in einem einzigen System vereint – in vollständiger Konformität mit dem Schweizer Arbeitsrecht.

TimeTac,  Zeiterfassung mit erweiterten Planungsfunktionen

2003 in Österreich gegründet, hat TimeTac seinen Schwerpunkt auf Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement gelegt und diese um Schichtplanungsfunktionen erweitert. Die Lösung bietet Cloud- und On-Premise-Optionen und ist in der DACH-Region präsent.

Die Zeiterfassungsfunktionen sind solide und bewährt. Die Personalplanung ist jedoch eine Zusatzfunktion und nicht die Kernkompetenz des Systems. Eine integrierte Zutrittskontrolle fehlt, und die Schweizer Lohnarten sind nur bedingt abgedeckt.

TimeTac ist brauchbar, wenn der Fokus auf Zeiterfassung liegt und die Planungsfunktionen zweitrangig sind. Wenn Sie eine Lösung suchen, die Planung, Zeiterfassung, Absenzmanagement und Zutrittskontrolle gleichwertig in einem System integriert, ist Kelio die vollständigere Option.

Planday, cloud-basierte Schichtplanung aus Dänemark

2005 in Kopenhagen gegründet, hat sich Planday auf cloud-basierte Schichtplanung für die Hotellerie, Gastronomie und den Einzelhandel spezialisiert. Die Lösung fokussiert auf Stundenlohn-Modelle und bietet eine mobile App, über die Mitarbeitende Schichten einsehen, tauschen und sich für freie Slots eintragen können.

Die Stärke liegt in der Einfachheit: Planday lässt sich schnell einführen und deckt grundlegende Schichtplanungsbedürfnisse ab. Die Kommunikation zwischen Planern und Mitarbeitenden über die App funktioniert intuitiv, was die Akzeptanz in Branchen mit hohem Saisonpersonal fördert.

Planday ist jedoch keine umfassende Software für Personalplanung für den Schweizer Markt. Es fehlen eine Anpassung an das Schweizer Arbeitsgesetz und die Schweizer Lohnarten sowie native Schnittstellen zu Schweizer Lohnabrechnungssystemen. Der Support wird aus Dänemark geleistet.

Planday ist eine brauchbare Option für Teams in der Hotellerie und Gastronomie, die eine einfache Cloud-Schichtplanung suchen. Für Schweizer Betriebe, die Planung, Zeiterfassung, Absenzmanagement und Lohnabrechnung in einem digitalen System benötigen, ist Kelio die vollständigere Lösung.

ProConcept, Schweizer ERP- und HR-Suite für Grossunternehmen

Mit Sitz in Prilly (VD) und gegründet 1987, bietet ProConcept eine umfassende ERP- und HR-Suite, die sich an den Enterprise-Markt richtet. Die Stärke liegt in der tiefen Integration in ERP-Prozesse und einer breiten Funktionspalette, die über HR hinausgeht. Das Unternehmen ist stark in der frankophonen Schweiz verankert.

Die Implementierung ist komplex und erfordert längere Einführungszeiten. Der Fokus auf eine durchgängige digitale HR-Prozesskette mit Planung und Zutrittskontrolle ist weniger ausgeprägt, und der Preis richtet sich an Grossunternehmen, was für KMU eine Hürde darstellen kann.

ProConcept ist eine Option für Grossunternehmen, die eine vollständige ERP-Suite mit HR-Modul suchen. Für KMU und Unternehmen, die eine fokussierte digitale HR-Lösung mit schneller Einführung benötigen, ist Kelio die pragmatischere Wahl.

Tabelle zum Vergleich der Software für Personalplanung

Cloud-basierte Personalplanung für überschaubare Anforderungen

Wenn Ihr Team klein ist und die Schichtmodelle einfach bleiben, genügt manchmal eine reine Cloud-Lösung. Aplano punktet in diesem Segment mit einer schnellen Einführung, geringem Konfigurationsaufwand und einer mobilen App für Mitarbeitende. Als Software für KMU mit grundlegendem Planungsbedarf ist sie eine plausible Wahl.

Planday deckt einen ähnlichen Bedarf ab, mit einem Fokus auf die Hotellerie und Gastronomie: Wenn Ihre Mitarbeitenden im Stundenlohn arbeiten und Sie eine einfache Schichtplanung mit mobiler App benötigen, bietet die dänische Lösung eine intuitive Oberfläche. Für die Planung komplexer Rotationsmodelle mit automatisierter Ruhezeitenberechnung ist die Lösung jedoch nicht ausgelegt.

Die Grenzen werden sichtbar, sobald die Anforderungen wachsen: Schweizer Lohnarten sind nicht implementiert, und der Support erfolgt aus dem Ausland. Wer heute klein startet, aber mittelfristig eine nahtlose Integration in die Schweizer Lohnabrechnung benötigt, steht vor einer erneuten Software-Suche.

Kelio bietet hier einen anderen Weg: Sie können mit der Personalplanung Software starten und später Module für Zeiterfassung, Zutrittskontrolle oder Lohnanbindung hinzufügen, ohne das System zu wechseln. Das vermeidet Datenmigrationen und schützt Ihre Investition über die Zeit.

Durchgängige digitale Prozesse und nahtlose Anbindung an die Schweizer Lohnabrechnung

Sobald mehrere HR-Prozesse an einem Strang ziehen müssen, trennen sich die Wege. Kelio vereint Planung, Erfassung, Abwesenheitsverwaltung und Zutritt in einem digitalen System: Die Daten fliessen ohne manuellen Zwischenschritt von einem Modul ins nächste und speisen sich direkt in die Abrechnung.

Die nahtlose Integration in Schweizer Lohnabrechnungssysteme ist ein entscheidendes Kriterium. Über standardisierte Schnittstellen werden erfasste Stunden, Überstunden und Absenzen direkt an die Lohnsoftware übermittelt. Das gilt auch für die Anbindung an gängige Buchhaltungssoftware in der Schweiz, die im Rahmen der Lohnverbuchung eine Rolle spielt.

Das Absenzmanagement ist ebenfalls in die Planung integriert: Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Abwesenheiten werden bei der Schichtbesetzung automatisch berücksichtigt. Der Planer sieht in Echtzeit, wer verfügbar ist und wer fehlt, und kann die Rotation entsprechend anpassen.

Reine Software-Lösungen wie Aplano, TimeTac oder Planday stossen hier an Grenzen: Sie bieten keine direkte Anbindung an Schweizer Lohnsysteme und decken die Schweizer Lohnarten nicht ab. Wer diese Funktionen benötigt, muss mehrere Tools kombinieren und die Daten manuell zwischen Systemen übertragen, was Fehlerquellen schafft.

Was Sie bei der Auswahl einer Personalplanungs-Software beachten sollten

Sechs Kriterien entscheiden, ob eine Software für Personalplanung zu Ihrem Unternehmen passt:

• Schweizer Arbeitsgesetz: Die Lösung muss Ruhezeiten, Überstunden und Höchstarbeitszeiten automatisch berechnen und Verstösse vor der Veröffentlichung des Plans signalisieren.
• Digitale Integration: Schnittstellen zu Lohnabrechnung, Buchhaltung und Zeiterfassung verhindern doppelte Dateneingabe und Medienbrüche.
• Durchgängige Prozesse: Planung, Erfassung, Absenzmanagement und Zutritt sollten in einem System zusammenlaufen, statt über mehrere Tools verteilt zu sein.
• Skalierbarkeit: Von einfachen Schichtmodellen bis zu komplexen Rotationsplänen mit mehreren Standorten muss die Lösung mitwachsen.
• Support: Lokale Erreichbarkeit, Schweizer Datenschutz und Mehrsprachigkeit (Deutsch, Französisch, Italienisch) erleichtern den Alltag.
• Mitarbeiter-Self-Service: Schichttausch, Urlaubsanträge und mobile App erhöhen die Zufriedenheit und entlasten das HR-Team.

Die Wahl hängt vom Reifegrad Ihres HR-Prozesses, dem Integrationsbedarf und der Branchenspezifik ab. Kelio hebt sich durch die durchgängige digitale Integration, die Schweizer Rechtskonformität und den lokalen Support ab. Wenn Sie sich unsicher sind, welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt, lassen Sie sich beraten.

Die Grenzen einer Software ohne menschliche Interpretation

Automatisierte Planungsalgorithmen können Schichtmodelle berechnen, Ruhezeiten prüfen und Überstundenbegrenzungen einhalten. Sie liefern Vorschläge, die auf Regeln basieren. Die spezifischen Bedürfnisse eines Teams erfordern jedoch menschliche Erfahrung: Welche Kombination von Mitarbeitenden funktioniert in der Nachtschicht? Wer hat sich kürzlich krankgemeldet und sollte geschont werden? Diese Fragen lässt ein Algorithmus offen.

Wir kombinieren Automatisierung mit persönlicher Beratung. Unsere lokalen Experten unterstützen Sie bei der Konfiguration der Planungsregeln und bei der Optimierung der Schichtmodelle. Die Software liefert die Daten, die Interpretation und Anpassung an die Unternehmenskultur bleibt eine menschliche Aufgabe.

Ein Beispiel aus dem Gesundheitswesen: Ein automatischer Vorschlag für die Schichtbesetzung ordnet Mitarbeitende nach Verfügbarkeit und Qualifikation. Ob die Kombination in der Praxis funktioniert, ob eine erfahrene Pflegekraft an der Seite einer neuen Mitarbeitenden stehen sollte, das beurteilt ein erfahrener Planer. Die Software für Personalplanung liefert die Grundlage, der Mensch trifft die Entscheidung.