Gestion des temps et ERP de planification atelier : comment Auto Schmid AG a trouvé une solution sur mesure grâce à Kelio ?

Entreprise automobile fondée en 1948, Auto Schmid s’est développée de manière continue pour devenir un acteur reconnu à Unterentfelden dans le canton d’Argovie.

Avec aujourd’hui 75 collaborateurs, c’est une organisation mêlant travaux d’atelier et fonctions administratives. Cette évolution progressive a fait émerger un enjeu structurant : mieux piloter la gestion des temps et des absences, tout en conservant un ERP métier indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Pour accompagner cette structuration et gagner en visibilité au quotidien, Auto Schmid a choisi Kelio, une solution capable de s’adapter à son organisation existante et à ses besoins spécifiques.

Madame Dafne Spadea, responsable RH d’Auto Schmid, revient sur ce projet RH et les bénéfices concrets apportés au quotidien.

Client depuis

2024

Particularités

Interface spécifique entre Kelio et l’ERP atelier existant

Effectif

75 salariés

Types de projet

Gestion des temps et des absences

"Kelio incluait tout ce que nous cherchions"

Rencontre avec Dafne SPADEA
Responsable RH

Le besoin initial d'Auto Schmid

Avant Kelio, Auto Schmid s’appuyait sur son ERP pour le suivi du temps de travail. Cependant, ce système ne répondait plus aux attentes des RH en matière de lisibilité, de pilotage et d’autonomie des équipes, notamment dans un contexte de développement et de structuration progressive. L’exploitation des données nécessitait en outre de nombreuses manipulations manuelles, avec des exports et un travail régulier sur Excel pour calculer et consolider les soldes.

Notre plus grand souhait était d’avoir un système dans lequel on voit très simplement les soldes, où l’on peut gérer aisément les absences et qui soit facile d’accès.

Un besoin d’autant plus fort que les collaborateurs ne disposaient pas d’un accès direct à leurs informations, « ils n’avaient pas la possibilité de regarder eux-mêmes leurs soldes », ce qui alourdissait encore les processus RH au quotidien.

loupe La problématique résolue

Le principal défi d’Auto Schmid était de structurer la gestion des temps et des absences sans remettre en cause un ERP métier indispensable au fonctionnement des ateliers. Ce système restait incontournable pour la gestion des ordres de travail, la facturation et la planification opérationnelle des mécaniciens, rendant toute substitution impossible.

L’enjeu était donc de faire cohabiter deux systèmes : conserver l’ERP pour les besoins métiers tout en disposant d’un outil RH capable de centraliser les données, de limiter les manipulations manuelles et d’améliorer la circulation de l’information entre les équipes.

Comme l’explique Dafne Spadea, « ceci est très important pour pouvoir planifier, notamment pour le responsable de l’atelier ». Les absences devaient être visibles rapidement dans les outils de planification pour adapter les capacités de l’atelier en temps réel, sans ressaisie ni décalage entre les systèmes.

Interface entre l'ERP atelier et Kelio chez Auto Schmid AG pour la synchronisation des temps.

Quelle interface spécifique Kelio a-t-il développé pour connecter leur ERP atelier ?

Pour répondre à cette contrainte, Kelio a développé une interface spécifique entre l’ERP atelier et la solution RH. Les mécaniciens continuent de badger dans l’ERP, tandis que les données sont automatiquement synchronisées avec Kelio, sans modification des usages sur le terrain.

La responsable RH précise que, « les données sont automatiquement exportées dans Kelio, deux fois par jour », permettant aux collaborateurs de consulter leurs heures et leurs soldes directement dans l’outil RH.

Collaboratrices d'Auto Schmid AG utilisant Kelio pour une gestion fluide des temps et des absences au quotidien.

Quels sont les bénéfices de Kelio au quotidien pour les RH, les managers et les collaborateurs ?

Au quotidien, Kelio apporte avant tout une vision claire et partagée de la situation des équipes, accessible aussi bien sur ordinateur que sur mobile. Dès la connexion, chacun dispose des informations utiles à son rôle, sans passer par des extractions ou des traitements manuels.

Pour les RH, la solution offre une meilleure maîtrise des données : suivi des heures, corrections, évaluations et analyses peuvent être réalisés directement dans l’outil, avec la possibilité de générer facilement des exports et des statistiques. Comme le souligne Mme Spadea, « on peut facilement faire des exports et des statistiques, ou les impressions mensuelles », ce qui simplifie considérablement le pilotage RH.

Les managers bénéficient quant à eux d’une visibilité immédiate sur leur équipe et d’une plus grande autonomie. Ils peuvent notamment saisir certaines absences à la place des collaborateurs, ce qui facilite l’organisation au quotidien. « Le supérieur peut à sa place mettre son absence dans le système », explique-t-elle, une fonctionnalité particulièrement utile en cas d’imprévu.

Enfin, pour les collaborateurs et collaboratrices, Kelio se distingue par sa simplicité et son accessibilité. Ils peuvent consulter leurs soldes, effectuer des demandes d’absences et utiliser la solution sur leurs appareils mobiles, avec un retour très positif. « Leur feedback est clairement positif », souligne la responsable RH, preuve d’une adoption fluide par les équipes.

Décoration du bureau RH chez Auto Schmid AG lors de l'implémentation rapide de la solution Kelio.

Comment s’est déroulée l’implémentation de Kelio chez Auto Schmid ?

La mise en place de Kelio chez Auto Schmid s’est déroulée de manière efficace et rapide, malgré le contexte quelque peu complexe intégrant un ERP métier existant et une interface spécifique. Dès la décision prise, le projet a avancé sans difficulté majeure, avec un accompagnement jugé optimal tout au long du processus.

Comme le souligne Dafne Spadea, « de la décision pour Kelio jusqu’au Go Live, cela a pris deux mois, et tout était fonctionnel », un délai qu’elle estime particulièrement court au regard d’autres projets informatiques similaires menés auparavant. La réactivité des équipes Kelio et la qualité du support ont également contribué au bon déroulement du projet, confirmant le choix d’une solution adaptée aux contraintes et au rythme de l’entreprise.

Perspectives et évolutions envisagées

Aujourd’hui, la responsable RH d’Auto Schmid se déclare pleinement satisfaite de la solution Kelio en place, qui répond aux besoins actuels de l’entreprise. Pour autant, la modularité de la solution ouvre des perspectives d’évolution à moyen terme, en fonction des futurs enjeux RH. Madame Spadea nous déclare que, si un nouveau besoin venait à émerger, « dans le futur, l’acquisition d’extensions de Kelio pourrait être intéressante » notamment pour intégrer un module RH supplémentaire. Une approche progressive, alignée avec la croissance de l’entreprise et ses priorités opérationnelles.