Ablauforganisation Definition: Die Ablauforganisation gestaltet und steuert alle Arbeitsprozesse und Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens. Sie regelt konkret die räumliche, zeitliche und inhaltliche Ordnung aller Aufgaben und gibt konkret die Abfolge der Arbeitsschritte und ihre Durchführung vor.
Wichtige Erkenntnisse in Kürze:
- Eine sinnvolle Ablauforganisation sorgt auch für klare und strukturierte Prozessabläufe
- Unterschiede zwischen Aufbau- und Ablauforganisation liegen in den statischen und dynamischen Aspekten.
- Ziele der Ablauforganisation: Zeitersparnis, Kostensenkung, Qualitätserhöhung.
- Arten der Ablauforganisation: funktional, objektorientiert, prozessorientiert.
- Diagramme und Tools helfen dabei, die Prozesse sichtbar und optimierbar zu machen.
- Praktische Beispiele dafür sind die Produktionsabläufe sowie digitale HR-Prozesse.
Was ist eine Ablauforganisation?
Aufbau- und Ablauforganisation Unterschied
Die Ablauforganisation regelt die dynamischen Prozesse innerhalb des Unternehmens, also wer welche Aufgaben oder Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge ausführt. Die Aufbauorganisation ist hingegen für die statische Struktur des Unternehmens zuständig und legt in der Regel mithilfe eines Organigramms fest, welche Abteilungen welche Aufgaben haben, wer die Abteilungen leitet und welche Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der Abteilung und Leitung zukommen.
Nur wenn Ablauforganisation und Aufbauorganisation bzw. die Hierarchien und Verantwortlichkeiten (statische Struktur) mit den Prozessen und Abläufen (Dynamik) übereinstimmen, funktioniert das Unternehmen als Ganzes reibungslos und effizient.
Vergleichstabelle: Aufbauorganisation vs. Ablauforganisation
| Merkmal | Aufbauorganisation | Ablauforganisation |
|---|---|---|
| Fokus | Statische Struktur des Unternehmens, alle Abteilungen und Stellen (Organigramm) | Festlegung dynamischer Prozesse wie Abläufe, Zeiten, Räume, Werkzeuge, Ressourcen … |
| Kernpunkt | Zuständigkeit, Verantwortung (wer und wo) | Arbeitsplanung: Wann, wer übernimmt welche Aufgabe, wo und wie lange? |
| Ziele | Klare Hierarchien und Ordnung schaffen | Prozessorientierte, funktionale und objektorientierte Abläufe schaffen |
Was sind die Ziele der Ablauforganisation?
Die drei wichtigsten Ziele der Ablauforganisation sind:
- Die Optimierung von Durchlaufzeiten, um Wartezeiten und Leerläufe zu minimieren.
- Die transparente Festlegung aller Arbeitsprozesse, um Verzögerungen und Unklarheiten in der Zuständigkeit zu vermeiden.
- Die Verbesserung der Prozesse sowie Zeit- und Kosteneinsparungen inklusive klugem Ressourceneinsatz zur Erhöhung von Wirtschaftlichkeit und Qualität.
Welche Arten der Ablauforganisation gibt es?
Funktionale Abläufe – der Klassiker
Traditionell haben Unternehmen einzelne Abteilungen, die wichtige Teilaufgaben übernehmen. Das sind in der Regel Einkauf, Produktion, Vertrieb, Verwaltung, Lager/Versand, Qualität und weitere.
Objektorientierte Abläufe – alles dreht sich ums Ergebnis
Hier liegt der Fokus auf einem bestimmten Produkt und dessen Durchlauf aller Abteilungen bzw. Prozesse und Arbeitsschritte.
Prozessorientierung – modern und flexibel
Dieser Ansatz verbindet funktionale und objektorientierte Ansätze und betrachtet sie übergreifend, um die beste Durchlaufzeit zu verbessern.
Wie sieht eine gute Ablauforganisation aus?
Um Prozesse transparenter zu gestalten und zu optimieren, helfen Flussdiagramme oder Tools wie eine gute Prozessmanagement-Software. Die typische Darstellung einer Ablauforganisation in der Praxis erfolgt beispielsweise durch Flowcharts, Swimlane-Diagramme, Prozesslandkarten oder Ablaufpläne.
Ablauforganisation Beispiele
Ein klassisches Produktionsbeispiel – kurz erklärt
In einem produzierenden Unternehmen legt die Ablauforganisation fest, wie die Bestellung, Materialbeschaffung, Fertigung, Montage, Endkontrolle und der Versand optimal und effizient aufeinander abgestimmt sind.
HR in Aktion – wie ein digitaler Urlaubsprozess aussieht
Der Urlaubsantrag wird vom Mitarbeiter digital eingereicht und automatisch gegengeprüft, z.B. ob noch genügend Resturlaub vorhanden ist. Dann geht er weiter an die Führungskraft zur Genehmigung und anschliessend zur Übernahme ins Zeiterfassungssystem. Schnell, effizient und nachvollziehbar.
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