Définition de l'organisation fonctionnelle : l'organisation fonctionnelle conçoit et contrôle tous les processus et flux de travail au sein d'une entreprise. Elle régit concrètement l'organisation spatiale, temporelle et thématique de toutes les tâches et définit précisément la séquence des étapes de travail et leur exécution.
Conclusions importantes en bref :
- Une organisation fonctionnelle judicieuse garantit également des processus clairs et structurés.
- Les différences entre l'organisation structurelle et l'organisation fonctionnelle résident dans les aspects statiques et dynamiques.
- Objectifs de l'organisation des processus : gain de temps, réduction des coûts, amélioration de la qualité.
- Types d'organisation des processus : fonctionnelle, orientée objet, orientée processus.
- Les diagrammes et les outils aident à rendre les processus visibles et optimisables.
- Les processus de production et les processus RH numériques en sont des exemples concrets.
Qu'est-ce qu'une organisation fonctionnelle ?
Différence entre organisation structurelle et organisation fonctionnelle
L'organisation fonctionnelle régit les processus dynamiques au sein de l'entreprise, c'est-à-dire qui effectue quelles tâches ou étapes de travail et dans quel ordre. L'organisation structurelle, en revanche, est responsable de la structure statique de l'entreprise et détermine généralement, à l'aide d'un organigramme, quelles sont les tâches de chaque service, qui dirige les services et quelles sont les responsabilités et les compétences du service et de la direction.
Ce n'est que lorsque l'organisation fonctionnelle et l'organisation structurelle, c'est-à-dire les hiérarchies et les responsabilités (structure statique), correspondent aux processus et aux procédures (dynamique) que l'entreprise dans son ensemble fonctionne de manière fluide et efficace.
Tableau comparatif : organisation structurelle vs organisation fonctionnelle
| Caractéristique | Organisation structurelle | Organisation fonctionnelle |
|---|---|---|
| Focus | Structure statique de l'entreprise, tous les services et postes (organigramme) | Définition de processus dynamiques tels que les procédures, les horaires, les locaux, les outils, les ressources... |
| Point central | Compétence, responsabilité (qui et où) | Planification du travail : quand, qui prend en charge quelle tâche, où et pendant combien de temps ? |
| Objectifs | Créer des hiérarchies et un ordre clairs | Créer des processus orientés vers les processus, fonctionnels et orientés vers les objets |
Quels sont les objectifs de l'organisation des processus ?
Les trois principaux objectifs de l'organisation des processus sont les suivants :
- Optimiser les délais d'exécution afin de réduire au minimum les temps d'attente et les temps morts.
- Définir de manière transparente tous les processus de travail afin d'éviter les retards et les ambiguïtés en matière de responsabilité.
- L’amélioration des processus et les économies de temps et d'argent, y compris l'utilisation intelligente des ressources afin d'augmenter la rentabilité et la qualité.
Quels sont les différents types d'organisation des processus ?
Processus fonctionnels – le classique
Traditionnellement, les entreprises disposent de différents services qui prennent en charge des tâches importantes. Il s'agit généralement des achats, de la production, de la distribution, de l'administration, du stockage/de l'expédition, de la qualité et autres.
Processus orientés objet – tout tourne autour du résultat
Ici, l'accent est mis sur un produit spécifique et son passage par tous les services ou processus et étapes de travail.
Orientation processus – moderne et flexible
Cette approche combine les approches fonctionnelles et orientées objet et les considère de manière globale afin d'améliorer le meilleur délai d'exécution.
À quoi ressemble une bonne organisation des processus ?
Pour rendre les processus plus transparents et les optimiser, des organigrammes ou des outils tels qu'un bon logiciel de gestion des processus sont utiles. Dans la pratique, une organisation des processus est généralement représentée par des organigrammes, des diagrammes à couloirs, des cartes de processus ou des plans de déroulement.
Exemples d'organisation des processus
Un exemple classique dans le domaine de la production – en bref
Dans une entreprise de production, l'organisation des processus détermine la manière dont la commande, l'approvisionnement en matériaux, la fabrication, le montage, le contrôle final et l'expédition sont coordonnés de manière optimale et efficace.
Les RH en action : à quoi ressemble un processus de gestion des congés numérique ?
La demande de congé est soumise par l'employé sous forme numérique et automatiquement vérifiée, par exemple pour s'assurer qu'il dispose encore d'un solde de congés suffisant. Elle est ensuite transmise au responsable pour approbation, puis intégrée dans le système de gestion du temps. Rapide, efficace et traçable.
Comment les logiciels permettent de gagner du temps et d'éviter les erreurs
Avec le logiciel de gestion du temps KELIO, vous pouvez vous fier à des processus fiables et automatisés plutôt qu'à des documents papier ou des e-mails. Toutes les étapes sont documentées avec précision et sont donc transparentes et traçables.
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Afin d'éviter les écueils habituels tels que des responsabilités floues, des processus confus ou des données manquantes, nous avons établi une liste de contrôle que vous pouvez télécharger ici :
Processus numériques avec Kelio – comment ça marche
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