Versand, Verfolgung, Erinnerung und Archivierung sind zentralisiert: Ein Dokument geht mit wenigen Klicks zur Unterschrift.
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99% zufriedene Kunden
Elektronische Signatur: weniger Verwaltung, mehr Zeit für Ihre Teams
Lassen Sie Stundenrapporte, Bestätigungen oder Reglemente von Ihren Mitarbeitenden am Computer oder auf dem Smartphone unterschreiben. Alles läuft in Ihrer HR-Software ab, wo jedes signierte Dokument mit seiner Prüfdatei archiviert wird.
Über 20 000 Kunden nutzen bereits Kelio
39 Jahre Erfahrung im Bereich Software
ISO 27001-zertifiziertes Hosting
Sicherheit und Integrität Ihrer Daten
HR-Dokumente digital unterschreiben: schneller, ohne Papier und Postversand
Ihre Mitarbeitenden unterschreiben im Büro, in der Werkstatt oder an einem anderen Standort. Die HR-Abteilung behält jeden Versand im Griff.
Zeitgewinn
Tiefere Kosten
Drucken, Kuvertieren, Frankieren: über 50 % Einsparung pro unterschriebenem Dokument gegenüber Papier.
Garantierte Integrität
Wer unterschreibt, bestätigt die eigene Identität mit einem Einmal-Code. Danach lässt sich das Dokument nicht mehr ändern.
Automatische Archivierung
Unterschriebene Dokumente werden in Kelio abgelegt und sind in Sekunden auffindbar, etwa bei einer Kontrolle.
Die wichtigsten Funktionen der elektronischen Signatur von Kelio
Verfolgen Sie jeden Versand in Echtzeit
Sehen Sie laufende und abgeschlossene Signaturanfragen in Echtzeit auf einem einzigen Dashboard:
- Status jedes Dokuments, Versand für Versand.
- Sortieren und Filtern nach Dokumenttyp, Mitarbeitenden oder Zeitraum.
- Erinnerung oder Annullierung einer Anfrage mit einem Klick.
Am PC oder Smartphone unterschreiben, ganz unkompliziert
Die Mitarbeitenden unterschreiben dort, wo sie gerade sind, ohne Konto zu eröffnen oder Software zu installieren.
- Anfrage per E-Mail oder SMS.
- Einsicht in das Dokument vor der Unterschrift.
- Bestätigung mit einem Einmal-Code.
- Unterschriebenes Dokument 90 Tage lang herunterladbar.
Stundenrapporte direkt aus der Zeiterfassung signieren
Der Stundenrapport zum Periodenende geht aus dem Modul Zeit und Tätigkeiten zur Unterschrift, ohne erneute Erfassung.
- Ein Rapport pro Person erstellt, dann gesammelt versendet.
- Stunden aus den Stempelungen übernommen.
- Alle Mitarbeitenden bestätigen ihre Stunden.
Automatische Archivierung mit Prüfdatei
Nach der Unterschrift wird jedes Dokument in Kelio archiviert, zusammen mit der zugehörigen Prüfdatei. Sie müssen eine Unterschrift belegen? Ein signiertes Dokument finden Sie in wenigen Sekunden.
- Suche nach Mitarbeitenden, Dokumenttyp oder Datum.
- Prüfdatei für jedes Dokument einsehbar.
- Sammelexport als ZIP-Datei.
Signatur-Workflows passend zu Ihrem Unternehmen
Richten Sie in Kelio für jeden Dokumenttyp eine Signaturvorlage ein, die zu Ihrer Organisation passt.
- Firmensignatur inklusive, bei Bedarf automatisch angebracht.
- Zusätzliche Unterzeichnende (Vorgesetzte, Geschäftsleitung …).
- Reihenfolge der Unterschriften frei konfigurierbar.
Lassen Sie Ihre HR-Dokumente unterschreiben, ohne eine einzige Seite zu drucken.
Lösung für KMU und Grosskonzerne
SaaS-Budget im Griff
Intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche
Unterschreiben aus der Ferne, für alle Ihre Teams
Wenn ein Teil Ihrer Mitarbeitenden an einem anderen Standort oder in der Nachtschicht arbeitet, kann es mehrere Tage dauern, bis ein Papierdokument unterschrieben zurückkommt. Mit der elektronischen Signatur von Kelio erhält jede Person ihre Anfrage per E-Mail oder SMS und unterschreibt, wann es ihr passt, am Computer oder auf dem Smartphone. Sie müssen nichts mehr drucken, frankieren oder per Post zurückerwarten: Die HR-Abteilung sieht, wer unterschrieben hat, und erinnert säumige Personen im Handumdrehen.
Rechtlicher Rahmen
Elektronische Signatur in der Schweiz: Was sagt das Gesetz?
In der Schweiz unterliegen die meisten HR-Dokumente keiner besonderen Form (Art. 11 OR): Eine einfache elektronische Signatur genügt, und die Prüfdatei belegt die Zustimmung der Mitarbeitenden. Nur Rechtsgeschäfte mit Schriftformerfordernis verlangen eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach ZertES (Art. 14 Abs. 2bis OR).
Testimonials von Unternehmen, die auf Kelio setzen
FTI unterschreibt seine Stundenrapporte mit Kelio
Heute kann ich alles direkt über Kelio verwalten: Zeiterfassung, Absenzenfreigaben und sogar die elektronische Unterschrift von HR-Dokumenten, die wir für sämtliche Arbeitszeiterfassungen eingeführt haben.
Welche Signatur für welches HR-Dokument?
Das Schweizer Recht stellt nicht an alle HR-Dokumente dieselben Anforderungen. So gelten die Formvorschriften im Einzelnen.
Arbeitsverträge
Der Arbeitsvertrag ist an keine besondere Form gebunden (Art. 320 OR). Einige Abreden müssen jedoch schriftlich vereinbart werden: Konkurrenzverbot, abweichende Probezeit, angepasste Kündigungsfristen. Für sie ist nur die qualifizierte Signatur der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Für diese Dokumente empfehlen wir die handschriftliche Unterschrift, um Streitigkeiten zu vermeiden.
Stundenrapporte
Der Stundenrapport zum Periodenende bestätigt die per Stempelung erfassten Stunden. Eine Form ist nicht vorgeschrieben: Das ArG verlangt, die Arbeitszeit zu dokumentieren, nicht, sie unterschreiben zu lassen. Mit der elektronischen Signatur dokumentieren Sie die Zustimmung der Mitarbeitenden, im gesammelten Versand.
PSA und Material
Die Abgabe von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) oder Material (Computer, Badge, Werkzeug) wird mit einer Empfangsbestätigung quittiert. Elektronisch unterschrieben, liefert sie für jede Abgabe einen datierten Nachweis, auch bei Mitarbeitenden, die nicht vor Ort arbeiten.
Personalreglement und IT-Leitlinien
Personalreglement, IT-Leitlinien, Hygienevorschriften: Entscheidend ist der Nachweis, dass alle Mitarbeitenden davon Kenntnis genommen haben. Der gesammelte Versand und das Dashboard zeigen fehlende Unterschriften auf, ganz ohne zusätzliche Tabelle nebenher.
Bestätigungen und Zeugnisse
Arbeitsbestätigungen und Arbeitszeugnisse werden vom Unternehmen erstellt und von der Geschäftsleitung freigegeben. Anschliessend werden sie den Mitarbeitenden digital übermittelt, mit der Firmensignatur. Ein unterschriebenes Papierexemplar kann auf Wunsch weiterhin ausgehändigt werden.