Qu'est-ce qui est considéré comme de la fraude au temps de travail en Suisse ?

Définition et cadre juridique de la fraude au temps de travail en Suisse

Avant de réagir, il convient de bien distinguer les erreurs, la négligence et l’intention délibérée. C’est précisément là que se produisent la plupart des erreurs de jugement au quotidien.

On parle de fraude au temps de travail lorsqu’une personne enregistre sciemment de manière erronée ses heures de travail afin de s’octroyer un avantage. Cela peut concerner l’heure de début, l’heure de fin, les pauses, les heures de télétravail ou les heures supplémentaires. 

Ce n’est pas n’importe quel écart dans l’enregistrement du temps de travail qui est déterminant, mais bien la tromperie délibérée.

En droit du travail suisse, le sujet est délicat, car plusieurs aspects sont concernés : le devoir de loyauté envers l’employeur, la confiance dans la relation de travail et l’obligation de documenter correctement les horaires de travail. Quiconque fournit sciemment de fausses informations ne se contente pas de falsifier des données. Il interfère également avec le calcul des salaires, la gestion des absences, le contrôle des heures supplémentaires et les décisions de la direction.

À cela s’ajoute le fait que les entreprises doivent documenter de manière traçable les horaires de travail, les pauses et les écarts. C’est pourquoi les règles internes, les pratiques en vigueur et les processus techniques jouent un rôle important. Si, dans votre entreprise, les modalités d’enregistrement des pauses ne sont pas claires, s’il n’est pas précisé si le télétravail doit être entièrement enregistré ou si la validation des déclarations a posteriori est nécessaire, le risque d’erreurs d’enregistrement et de conflits augmente.

En bref : la fraude au temps de travail suppose généralement un comportement délibéré. Une simple erreur d’enregistrement ne suffit pas à elle seule pour la qualifier ainsi.

Exemple : un collaborateur oublie une fois de se reconnecter après sa pause déjeuner. Il ne s’agit pas encore de fraude au temps de travail. En revanche, si cette même personne continue systématiquement à enregistrer ses heures pendant plusieurs semaines alors qu’elle s’absente régulièrement pendant 45 minutes, vous devez évaluer la situation différemment.

Quels sont les cas de fraude au temps de travail rencontrés dans la pratique ?

Au quotidien, la plupart des cas sont peu spectaculaires. C’est précisément pour cette raison qu’ils passent souvent inaperçus pendant longtemps. On observe généralement des écarts mineurs mais récurrents.

Voici les situations auxquelles les RH et les responsables sont particulièrement souvent confrontés :

• Des pauses raccourcies ou non enregistrées, alors que la pause a en réalité été plus longue
• Des heures de début ou de fin erronées, par exemple en cas de début de travail tardif malgré un pointage précoce
• Des ajouts sans fondement, par exemple des heures ajoutées rétroactivement sans motif valable
• Pointage pour le compte d’autres personnes, également appelé « buddy punching »
• Enregistrement du temps de travail en télétravail sans prestation effective, par exemple en cas d’interruptions privées prolongées non corrigées
• Tâches personnelles effectuées pendant les heures de travail enregistrées, qui ne sont comptabilisées ni comme pause ni comme absence
• Heures supplémentaires non autorisées ou crédits de temps, lorsque du temps supplémentaire est scanné délibérément sans autorisation préalable

Zones à risque typiques : les pauses, le télétravail, les horaires flexibles, les saisies a posteriori et les heures supplémentaires non validées donnent particulièrement souvent lieu à des zones d’ombre. Les règles et les autorisations doivent y être particulièrement claires.

Toutes ces situations ne constituent pas automatiquement un abus. L’absence d’enregistrement d’une pause peut également résulter d’une contrainte de temps, d’une habitude ou d’une interface utilisateur peu claire. Une saisie a posteriori en télétravail peut être légitime si l’activité a pu être justifiée et si les saisies rétroactives sont expressément autorisées dans votre entreprise. Tenez donc toujours compte du contexte de l’entreprise : quelles sont les règles en vigueur, comment ont-elles été communiquées et observe-t-on une tendance sur une longue période ?

Évitez ces erreurs :

• Qualifier immédiatement une simple anomalie de fraude
• Ne tenir compte que du solde horaire, sans vérifier les pauses, les corrections et le modèle de travail
• Considérer le télétravail de manière générale comme un problème, alors qu’il n’existe pas de règles claires

Comment distinguer la fraude en matière de temps de travail des erreurs, des imprécisions et des règles inadaptées ?

De nombreuses erreurs d’appréciation surviennent parce qu’on confond soupçon et preuve. Ne vous concentrez donc pas uniquement sur l’enregistrement lui-même, mais aussi sur le contexte dans lequel il s’inscrit.

Quand s’agit-il plutôt d’une erreur ou d’une négligence ?

On peut supposer qu’il s’agit d’une erreur lorsque l’incident est ponctuel, s’explique immédiatement et ne correspond pas aux habitudes de travail de la personne. C’est le cas, par exemple, d’un oubli d’enregistrement de pause, d’une saisie mobile erronée ou d’un ajout effectué après une panne du système. On parle plutôt de négligence lorsque la même personne effectue à plusieurs reprises des saisies incorrectes, alors qu’elle connaît les règles, sans qu’une intention frauduleuse manifeste puisse être démontrée.

Mini-cas A : une collaboratrice de bureau pointe correctement le matin, mais oublie de pointer à son retour après la pause déjeuner. Le soir, elle signale directement son erreur à son supérieur hiérarchique et demande la correction selon la procédure prévue. Cela indique clairement qu’il s’agit d’une simple erreur.

Dans quels cas les circonstances laissent-elles supposer un comportement intentionnel ?

L'intention se manifeste généralement par un schéma récurrent. Des saisies erronées répétées, des pauses systématiquement raccourcies, des corrections rétroactives sans justification plausible ou le fait de pointer délibérément à la place d'autres personnes constituent des indices sérieux. Vous devez également prendre au sérieux les contradictions entre le temps enregistré, les entrées de l'agenda, les données d'accès ou les résultats concrets du travail.

Mini-cas B : un collaborateur en télétravail enregistre plusieurs jours de temps de travail complet. Parallèlement, des blocs d’agenda, des absences sur le chat et des questions posées au sein de l’équipe montrent qu’il a effectué de longs trajets à titre privé. Il n’y a pas de corrections a posteriori, bien que votre règlement régisse clairement ce type d’interruptions. Si ce schéma se répète, tout porte à croire qu’il s’agit d’un comportement intentionnel.

Quel est l’impact de règles floues concernant les pauses, les horaires flexibles et le télétravail ?

Des règles floues entraînent des données erronées et, par conséquent, de mauvaises décisions. Si le règlement du personnel ne précise pas clairement quand une pause doit être enregistrée, comment les horaires flexibles sont autorisés ou comment les interruptions en télétravail doivent être saisies, la zone d’ombre s’élargit. Un problème d’organisation se transforme alors rapidement en problème de personnel.

Pour classer ces cas, utilisez cette échelle pratique :

• Erreur ponctuelle : incident isolé, explication plausible, correction immédiate
• Écart répété : tendance identifiable, règles connues, saisie toujours imprécise
• Contournement délibéré : saisie erronée ciblée, ajouts dissimulés, avantage personnel évident

Conseil d’expert : vérifiez toujours le système. Un masque de saisie confus, l’absence d’indications sur les appareils mobiles ou un processus de validation peu clair entraînent régulièrement des erreurs de saisie des temps, sans qu’il y ait pour autant intention de tromperie.

Quelles peuvent être les conséquences en matière de droit du travail d’une fraude au temps de travail en Suisse ?

En ce qui concerne les conséquences, ce n’est pas le terme utilisé qui compte, mais la qualité de votre enquête. Les éléments déterminants sont le degré de gravité, les preuves et la question de savoir si vos règles ont été appliquées de manière claire et cohérente.

Dans quels cas peut-on envisager un avertissement ?

Un avertissement est justifié lorsqu’il y a une infraction à prendre au sérieux, mais qui ne justifie pas encore une résiliation immédiate du contrat de travail. Cela concerne par exemple des enregistrements de pauses à plusieurs reprises incorrects, des ajouts non autorisés ou des infractions aux règles d’enregistrement connues sans qu’il y ait de tromperie grave clairement prouvée. Un bon avertissement décrit le comportement contraire aux obligations, renvoie à la règle en vigueur et précise ce qui est attendu à l’avenir.

Quand un licenciement ordinaire est-il possible ?

Un licenciement ordinaire peut être justifié lorsque la confiance est durablement compromise, que l’incident a été clairement documenté et que des mesures moins sévères ne suffisent pas ou se sont déjà révélées infructueuses. Tenez compte à cet égard de la fonction de la personne, de sa position de confiance, de la durée du manquement, de la fréquence des infractions et de l’ampleur du préjudice. En cas de comportement irréprochable depuis de nombreuses années et de situation réglementaire floue, une plus grande retenue s’impose que lors de violations répétées de processus clairement définis.

Dans quelles conditions un licenciement sans préavis est-il envisageable ?

Un licenciement sans préavis n'est envisageable que dans des cas graves. Cela peut être le cas en cas de saisie erronée intentionnelle clairement prouvée, de « buddy punching » systématique ou de tromperie délibérée et grave sur une longue période. Un simple soupçon ne suffit pas. Clarifiez soigneusement les faits, recueillez des preuves et écoutez la personne concernée.

Important : un soupçon à lui seul ne suffit pas pour prendre une décision en toute légalité. Plus la mesure est radicale, plus les exigences en matière de conservation des preuves, d’audition et de proportionnalité sont élevées.

Gardez également à l’esprit le lien avec les heures supplémentaires, les horaires flexibles et le télétravail. Si les heures supplémentaires ne doivent pas être approuvées au préalable, si les responsables tolèrent de manière informelle des ajouts d’heures ou si les équipes appliquent des pratiques différentes, cela affaiblit votre position. Les conséquences en matière de droit du travail ne dépendent donc pas seulement du comportement de la personne concernée, mais aussi du fait que votre entreprise ait établi des règles claires et les ait appliquées de manière cohérente.

Comment les RH et les responsables doivent-ils procéder en cas de suspicion de fraude sur le temps de travail ?

Un processus clair protège les deux parties. Vous évitez ainsi les accusations précipitées et créez une base solide pour toute décision ultérieure.

Consigner les soupçons et sauvegarder les données

La première étape ne consiste pas à infliger une sanction, mais à préserver les preuves. Consignez concrètement les éléments suspects : date, heure, enregistrements concernés, ajouts, validations et écarts constatables. Sauvegardez les données brutes issues de la saisie des temps, les protocoles de correction et, si cela est autorisé et pertinent, les documents complémentaires tels que les plannings d’intervention, les informations de calendrier ou les remarques documentées issues d’entretiens antérieurs.

Vérifier les faits et entendre la personne concernée

Vérifiez ensuite les règles en vigueur et les pratiques en place. Que prévoit le règlement du personnel ? Comment les pauses, les horaires flexibles, le télétravail et les ajouts sont-ils réglementés ? La personne a-t-elle suivi une formation ? Y a-t-il eu des problèmes techniques ? Ce n’est qu’ensuite que vous menez l’entretien avec la personne concernée. Cet entretien est essentiel, car c’est précisément à ce stade que l’on peut clarifier les malentendus, les erreurs de manipulation ou les explications plausibles.

Prendre une décision proportionnée et documenter le cas

Ce n’est qu’après l’audition que vous évaluez la gravité du cas. Consignez par écrit les faits avérés, les règles qui ont été enfreintes, la position adoptée par la personne concernée et les raisons qui vous ont conduit à choisir une mesure particulière. C’est précisément cette traçabilité qui distingue une gestion RH rigoureuse des décisions individuelles prises de manière spontanée.

Voici la marche à suivre en cas de soupçon :

• Consigner précisément l'anomalie constatée
• Sauvegarder les données brutes, les corrections et les validations
• Vérifier les règles en vigueur et les processus prévus
• Exclure toute erreur technique ou organisationnelle
• Entendre la personne concernée
• Évaluer la gravité : erreur, négligence, lacune réglementaire ou intention délibérée
• Définir une mesure : envisager une correction, un avertissement, un avertissement écrit ou un licenciement
• Documenter la décision en la motivant

Déroulement pratique : consigner le soupçon, vérifier, entendre la personne concernée, prendre une décision, documenter.

Conseil d’expert : ne vous contentez pas de comparer la situation théorique et la situation réelle. Vérifiez également comment l’écart est survenu. Une même erreur de saisie peut résulter d’une faute de frappe, d’une pratique tacitement tolérée ou d’une tromperie délibérée.

Comment prévenir la fraude au temps de travail sans instaurer une culture de surveillance ?

Une prévention efficace commence par des règles claires et des procédures simples. Les collaborateurs saisissent leurs heures de manière plus précise lorsqu’ils savent ce que l’on attend d’eux et lorsque le processus fonctionne facilement au quotidien.

Quelles règles doivent figurer dans le règlement du personnel ?

Votre règlement du personnel doit définir clairement les points essentiels. Cela comprend notamment les horaires de début et de fin de travail, les pauses, les horaires flexibles, les compléments d'heures, les corrections, le travail mobile, le télétravail, les autorisations et les responsabilités. En Suisse notamment, où coexistent des modèles hybrides et plusieurs sites, les accords informels ne suffisent pas.

Votre règlement du personnel devrait au minimum régler les points suivants :

• Quand commence et quand finit le temps de travail
• Comment enregistrer les pauses
• Quelles sont les règles applicables aux horaires flexibles
• Si et comment les ajouts sont autorisés
• Qui valide les corrections
• Comment enregistrer les interruptions lors du télétravail
• Quelles heures supplémentaires sont soumises à autorisation
• Quelles sanctions sont possibles en cas de manquement aux obligations

En quoi les validations, les processus de correction et la transparence sont-ils utiles ?

Un processus de validation clair réduit considérablement les zones d’ombre. Les collaborateurs doivent pouvoir justifier leurs demandes de correction. Les responsables doivent pouvoir identifier ce qui a été modifié, quand la modification a eu lieu et si elle correspond à la pratique effective. Au quotidien, la transparence est plus efficace que la méfiance. Ceux qui peuvent consulter à tout moment leurs propres saisies, soldes et demandes effectuent leur saisie avec plus de soin et signalent les erreurs plus tôt.

Les processus sans rupture de média sont particulièrement utiles. Lorsque la saisie, la correction, la validation et le transfert vers d’autres systèmes s’effectuent de manière centralisée, cela allège la charge de travail des RH, améliore la qualité des données et évite les discussions en fin de mois.

Pourquoi faut-il définir très clairement les règles relatives aux pauses, au télétravail et aux horaires flexibles ?

Ce sont précisément ces trois sujets qui sont à l’origine de la plupart des malentendus au quotidien. En ce qui concerne les pauses, il est souvent question de déductions automatiques, d’enregistrements manuels ou d’interruptions effectivement plus longues. En matière de télétravail, vous devez définir clairement vos attentes concernant la disponibilité, les interruptions de travail et les heures supplémentaires. En ce qui concerne les horaires flexibles, les collaborateurs et les responsables doivent savoir précisément quelles heures supplémentaires sont tolérées et lesquelles doivent être validées au préalable.

Évitez ces erreurs :

• Régler les pauses uniquement de manière orale
• Autoriser les heures supplémentaires sans justification
• Autoriser le télétravail, mais ne pas définir de règles de saisie
• Mettre sur le même plan les heures supplémentaires et le travail en dehors des horaires normaux au quotidien

Comment Kelio Gestion des temps, le portail RH et Paylink contribuent-ils à la prévention de la fraude aux heures de travail ?

La prévention fonctionne bien au quotidien lorsque les règles, la saisie des données et les validations s’articulent de manière cohérente. C’est précisément là que nous vous accompagnons grâce à un logiciel RH centralisé.

Avec Kelio Gestion des temps, vous enregistrez les temps de travail, les pauses et les absences de manière centralisée, en temps réel et via plusieurs canaux de saisie, par exemple sur un terminal, un PC ou un smartphone, même en télétravail. Vous créez ainsi une base de données commune pour les collaborateurs, les responsables et les RH. Les anomalies sont repérées plus rapidement, car il n’est plus nécessaire de rassembler les temps à partir de différentes listes.

Via le portail RH Kelio, les collaborateurs soumettent leurs demandes de correction de manière structurée, et les responsables les valident de manière traçable. Les saisies, les soldes, les écarts et les ajouts restent visibles dans un processus centralisé. Cela réduit le risque de pratiques dérogatoires tacitement tolérées et renforce l’équité au sein de l’équipe.

Avec Kelio Paylink, vous transférez les données de temps variables vers le logiciel de paie sans avoir à les saisir manuellement. Vous réduisez ainsi les sources d'erreurs entre la saisie des temps et la paie. Le fait de regrouper manuellement les données de temps seulement à la fin du mois engendre souvent de nouvelles ambiguïtés. Une intégration directe garantit ici une meilleure traçabilité.

Pour les entreprises suisses, il est également important que notre solution puisse s’adapter aux réglementations locales, aux CCT, aux différents modèles de temps de travail et aux spécificités de chaque entreprise. Qu’il s’agisse de modèles fixes, d’horaires flexibles, de temps de travail annuel, d’équipes mobiles ou de validations à plusieurs niveaux, vous créez un cadre clair au lieu de recourir à des solutions ponctuelles improvisées. Présents en Suisse depuis 1989, nous aidons les équipes RH à mettre en place des processus fiables et adaptés à la pratique.