Logiciel de gestion administrative du personnel
Dématérialisez vos dossiers salariés et facilitez votre gestion RH au quotidien
Simplifiez la gestion de votre personnel en rassemblant toutes vos données RH sur une seule et même plateforme logicielle. Facilitez la mise à jour de vos informations et personnalisez vos processus RH : onboarding, suivi d'accréditations, reporting RH ... Tout est centralisé avec le logiciel SIRH Kelio !
Ce que notre logiciel de planification des ressources humaines vous permet de faire
Centralisez et sécurisez les données RH de votre personnel
Le module d'administration du personnel Kelio joue un rôle primordial dans votre gestion RH. Il permet d’organiser et de centraliser toutes vos informations RH : dossiers salariés, informations personnelles, documents de vos employés, compétences, habilitations, etc.
Ce module logiciel de gestion du personnel recueille et sécurise toutes les données de vos collaborateurs, depuis leur recrutement jusqu’à la mise à disposition du bulletin de salaire (fournis par un logiciel tiers). Il est plus communément appelé « fiche salarié » ou encore « Core RH » . Il permet de gérer les informations suivantes :
- Données personnelles : adresse, n° d’urgence, n° AVS...,
- Informations professionnelles : poste occupé, emploi, service de rattachement, aptitudes, activités, …
- Suivi RH : rémunération, primes, examens médicaux, vaccinations, habilitations, entretiens réalisés, formations suivies …
- Contrats, documents RH, etc.
Les informations RH de vos collaborateurs sont sécurisées dans le logiciel Kelio. Une gestion des droits d'accès vous permet d'en limiter la consultation aux seuls collaborateurs autorisés.
Grâce à ce module logiciel d’administration du personnel, vous facilitez la mise à jour des informations RH qui sont centralisées et non-redondantes. Une modification effectuée dans ce module central sera répercutée à l’ensemble du logiciel. Des alertes vous tiennent informé des dernières corrections apportées. Vos données RH sont actualisées en temps réel ce qui facilite votre gestion quotidienne et évitent les erreurs.
Facilitez votre gestion administrative RH avec les outils intégrés de publipostage et signature en ligne
Contrats de travail, attestations employeur, convocations, chartes internes, … nombreux sont les documents RH à créer, personnaliser, faire signer, et conserver.
Le module logiciel d’administration du personnel de Kelio vous facilite la gestion des documents RH grâce à ses outils intégrés de publipostage et de signature électronique :
Automatisez la création de documents RH personnalisés
Créez vos documents types (format Word®) et personnalisez-les automatiquement avec les données du collaborateur issues de sa fiche salarié ! Les informations personnelles (nom, adresse ...), professionnelles (intitulé de poste, habilitations, ...) et les historiques de carrière de chaque collaborateur (entretien, formation, rémunération ...), viennent s'intégrer instantanément au document en préparation.
Vous générez en quelques clics des contrats ou attestations RH en grand nombre, tous personnalisés et actualisés !
Simplifiez la signature électronique de vos documents RH
Envoyez vos documents RH en signature électronique directement depuis Kelio, sans traitement manuel fastidieux. Votre document est envoyé au salarié en 1 clic. Vous suivez l’état d’avancement et les retours directement via un tableau de bord intégré. Quelle que soit la complexité de votre gestion (signature par le manager, contre-signature…), le document signé par voie électronique suit votre processus et s’enregistre automatiquement dans Kelio, sans retraitement manuel.
Digitalisez vos processus RH : onboarding et suivis internes
Avec le logiciel Kelio, coordonnez en interne toutes les tâches nécessaires à l’embauche, l’accueil, le suivi ou le départ d’un collaborateur. En effet, ces étapes nécessitent la réalisation d'actions synchronisées au sein de différents services de l'entreprise (ressources humaines, informatique, service généraux, etc), afin que tout soit prêt le jour J.
Avec le module d'administration du personnel Kelio, vous planifiez l’ensemble des tâches de préboarding, onboarding RH ou off boarding, et les affectez aux personnes concernées. Chacun est alerté par e-mail des missions qui lui sont affectées et les valide après réalisation sur son portail RH Kelio.
- Coordonnez les processus d’affectation d’un poste informatique, de droits réseaux, d’un téléphone, d’une voiture de société, ou d’un badge d’accès à l'entreprise,
- Autorisez un futur collaborateur à saisir ses données personnelles dans Kelio avant même son arrivée en poste (preboarding)
- Affectez les tâches à réaliser lors du départ d'un collaborateur : calcul de ses heures travaillées, calcul au prorata temporis de son droit aux congés, édition finale de son décompte d'heures, de son droit aux congés, etc.
Vous pouvez suivre en temps réel l’état d’avancement et la gestion des différentes tâches grâce à un tableau de bord. Vous pouvez relancer les employés concernés et éviter tout oubli !
Anticiper les examens médicaux et renouvellements d'accréditations de vos collaborateurs
Facilitez le suivi, pour chaque salarié, de toutes les visites médicales, vaccinations ou accréditations nécessaires à l’exercice de son poste : Habilitation Électrique, Geste et postures au travail, Samaritains, Sensibilisation à la sécurité en poste, Personnel SSE, Formations obligatoires à la sécurité, Permis machiniste, etc.
Soyez alertés et suivez les renouvellements d'examens médicaux et accréditations de vos collaborateurs :
- Programmez les examens médicaux ou d’habilitation, et leurs renouvellements, grâce aux tableaux de bord de Kelio.
- Gérez votre propre répertoire d'accréditations avec les durées de validité et les périodes de renouvellement associées.
- Envoyez les convocations personnalisées à vos employés par e-mail, et créez automatiquement un RDV dans leur agenda Outlook©.
- Créez automatiquement des motifs d’absences dédiés dans les modules logiciels Kelio de Gestion des temps de travail et congés et de Planification (en option), afin de suivre et justifier les absences des collaborateurs.
- Archivez les pièces justificatives et les historiques d'accréditation dans les dossiers collaborateurs.
Facilitez le suivi de vos visites médicales et habilitations
Simplifiez votre gestion RH interne !
Gagnez du temps au quotidien grâce aux fonctionnalités collaboratives du logiciel Kelio :
- Décentralisez la mise à jour des informations RH, en permettant au salarié de consulter et/ou de modifier sa fiche salarié,
- Facilitez l’accès à l'annuaire interne et aux numéros utiles via PC ou smartphone,
- Mettez à disposition de vos collaborateurs une messagerie interne sécurisée, accessible depuis le portail Kelio
Le logiciel Kelio digitalise votre gestion RH et votre communication interne.
Créez vos reportings RH en quelques clics
Le pilotage RH devient un enjeu stratégique pour une entreprise : gestion des compétences, rétention des talents, anticipation des besoins en ressources humaines, etc.
Donnez de l’autonomie à vos salariés
Le logiciel SIRH Kelio propose des outils de reporting RH intégrés. Kelio compile les données RH liées à vos employés et les actualise en temps réel.
Des graphiques personnalisés et exploitables
Gagnez en productivité avec Kelio dans la préparation de vos reportings RH !
Le logiciel SIRH Kelio propose des modèles de rapports RH standards De plus, avec ses 30 données disponibles (CSP, type de contrat, âge, sexe, etc.), Kelio vous permet de créer plus de 1000 graphiques différents !
Personnalisez vos graphiques dans Kelio et copiez-collez-les directement dans vos documents RH !
Les avantages de notre logiciel de gestion du personnel
Notre logiciel de gestion du personnel se caractérise par des avantages multiples qui augmentent l'efficacité de votre travail.. Voici les principaux points forts pour les responsables RH utilisant le logiciel Kelio :
Facilité d'utilisation et interface intuitive
L'un des avantages centraux du logiciel Kelio est sa grande facilité d'utilisation. En quelques clics, vous pouvez créer un dossier personnel numérique et y stocker toutes les informations concernant les employés. Grâce à son interface intuitive, vous gardez toujours une vue d'ensemble sur vos plannings et les données du personnel.
Intégration sans faille aux systèmes existants
La solution Kelio peut être facilement intégrée aux systèmes logiciels existants. Cela améliore l'efficacité de votre travail. Vous pouvez continuer à utiliser vos structures actuelles tout en bénéficiant des avantages des deux systèmes. Par exemple, vous pouvez connecter des outils de calendrier comme Outlook®, Lotus Notes® ou Google Calendar® au logiciel.
Solutions sectorielles pour chaque domaine d'activité
Quel que soit votre secteur d'activité, notre logiciel flexible de gestion du personnel peut s'adapter à tous les domaines. Automatisez la création de documents RH, organisez l'intégration des nouveaux collaborateurs (Onboarding) et fournissez des instructions de travail aux employés, le tout sur une seule et unique plateforme.
Adaptabilité pour répondre aux besoins croissants
Les modules de gestion du temps et du personnel peuvent facilement être ajustés pour s'adapter à des exigences croissantes. Si votre entreprise se développe, la solution cloud évolue avec vous. Grâce à une programmation fiable, la plateforme reste opérationnelle même avec un nombre croissant d'employés.
Solution tout-en-un
Le logiciel de gestion du personnel Kelio est une solution complète qui centralise toutes les données du personnel sur une plateforme unique. Les tâches de recrutement, d'intégration et de départ des employés peuvent être assignées aux personnes appropriées via le module de gestion.
Questions fréquentes sur le logiciel de gestion du personnel
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion du personnel ?
Un logiciel de gestion du personnel permet de regrouper toutes les tâches RH sur une seule plateforme. Vous avez accès en permanence aux données du personnel et pouvez optimiser numériquement vos processus RH (par ex. recrutement, intégration et reporting RH).
Comment choisir le bon logiciel de gestion du personnel ?
Un bon logiciel de gestion du personnel doit être basé sur le cloud et intuitif à utiliser. Il doit pouvoir être facilement adapté aux structures d'entreprise changeantes. La disponibilité constante des documents et des plannings de travail est un autre avantage important d'un logiciel professionnel de gestion du personnel.
Un logiciel de gestion du personnel est-il utile pour les petites entreprises ?
Même les petites entreprises peuvent bénéficier de l'utilisation d'un logiciel de gestion du personnel, surtout si elles sont décentralisées et que les employés travaillent de chez eux. L'optimisation de la gestion du personnel est un facteur clé de succès pour les start-ups en croissance.
Les programmes de gestion du personnel peuvent-ils être connectés à d'autres systèmes ?
Notre logiciel de gestion du personnel peut être connecté sans problème aux systèmes existants. Cela est bénéfique pour votre entreprise, car vous pouvez optimiser vos processus de travail et de planification. Par exemple, il est possible de connecter le calendrier des absences Kelio à Outlook®, Lotus Notes® ou Google Calendar®. Sans devoir ouvrir Kelio, vous pouvez immédiatement voir si un collègue est en congé un jour donné.
Quel support Kelio offre-t-il en cas de problème ?
Kelio offre à ses clients un support compétent et gratuit. Il vous suffit de soumettre une demande via notre portail de support. Un de nos conseillers formés vous contactera rapidement pour vous offrir une solution à votre problème. Nous mettons également à votre disposition des applications de télémaintenance comme Teamviewer, Anydesk et Webex. Nos agents de service peuvent accéder à votre plateforme et vous aider facilement.
Comment se déroulent les procédures de mise à jour et de mise à niveau pour ces systèmes ?
Notre logiciel de gestion du personnel peut être basé sur le cloud. Les mises à jour sont donc effectuées en ligne. Il en va de même pour les mises à niveau. N'hésitez pas à contacter notre service client si vous avez des questions à ce sujet.
Comment Kelio peut vous aider à simplifier votre administration du personnel ?
- Centralisation et sécurisation des données RH de votre personnel
- Personnalisation et archivage automatiques de documents RH
- Facilitation des processus RH : pre-onboarding, onboarding, mobilités internes…
- Suivi simplifié des examens médicaux et accréditations
- Reportings RH personnalisables et actualisés en temps réels dans le logiciel