Logiciel de notes de frais : optimisez la gestion des dépenses professionnelles
Libérez votre structure d’une gestion chronophage des notes de frais !
Gagnez en temps et en conformité avec notre module dédié à la gestion des frais professionnels pensé pour simplifier les démarches, automatiser les processus et renforcer le suivi budgétaire de vos équipes.
Digitalisez les notes de frais : plus rapide, plus fiable
Dites stop aux formulaires manuels et aux justificatifs papiers égarés. La solution de gestion RH de Kelio vous permet de :
- Déposer facilement les justificatifs via une photo ou un scan, depuis un smartphone ou un ordinateur
- Accélérer la validation grâce à un processus fluide, sans étapes superflues
- Assurer la conformité avec les exigences fiscales et comptables en vigueur
- Suivre les dépenses en temps réel, par service, collaborateur/ collaboratrice ou type de frais
Fonctionnement du module Kelio : une gestion des frais professionnels sans friction
Kelio transforme la gestion des frais en un processus fluide et structuré. De la saisie jusqu’à l’intégration comptable, chaque étape est automatisée pour garantir conformité, performance et visibilité. Une solution pensée pour alléger la charge administrative tout en renforçant le contrôle financier.
Étape 1 : Déclaration simplifiée des dépenses
Scannez, et c’est enregistré ! Fini les reçus qui s’accumulent dans votre porte-monnaie. Avec le logiciel de note de frais Kelio, il suffit de prendre une photo de votre justificatif via votre accès internet. Grâce à notre IA, basée sur la reconnaissance optique de caractères (OCR), les informations sont extraites automatiquement : montant, date, type de dépense par fournisseur, montant des taxes, etc. Vous pouvez aussi saisir vos dépenses directement depuis votre ordinateur, avec une intégration fluide et intuitive.
Étape 2 : Validation rapide et traçable
Inutile de courir après les validations : Kelio gère tout automatiquement. Le logiciel envoie des notifications aux responsables dès qu’une note de frais est soumise. Ces derniers peuvent l’approuver ou la refuser en un clic, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Le circuit de validation est entièrement automatisé, limitant les échanges inutiles et garantissant un traitement fluide. À la clé : plus de transparence, moins de délais et une gestion budgétaire optimisée.
Étape 3 : Intégration comptable fluide et remboursement rapide
Le module de gestion des notes de frais Kelio se connecte aisément à vos logiciels de paie et de comptabilité pour automatiser l’export des données et simplifier le traitement des écritures. Résultat : plus besoin de ressaisir les informations, les risques d’erreur sont réduits et les remboursements s’effectuent plus rapidement. En quelques étapes seulement, les dépenses sont transmises, enregistrées et traitées efficacement.
Transformez la gestion de vos notes de frais dès maintenant !
Saisissez avec facilité vos notes de frais dans votre SIRH
L’interface ergonomique de Kelio permet à chaque collaboratrice et collaborateur de déclarer ses frais en toute autonomie, rapidement et sans complexité. Il suffit de scanner un justificatif ou de le photographier depuis un smartphone pour qu’il soit automatiquement rattaché à la dépense saisie.
Le module s’adapte à vos politiques de remboursement et à vos pratiques internes de gestion des frais professionnels. Il prend en charge de multiples configurations :
- Déclaration au forfait, au réel ou au réel plafonné
- Calcul automatisé des indemnités kilométriques via Google Maps®
- Barèmes personnalisés selon le type de véhicule : thermique, électrique, deux-roues, etc.
- Suivi des frais en devises étrangères
- Répartition par axes analytiques
- Gestion des invitations clients : repas d’affaire, cadeaux, etc.
Le module Kelio permet de configurer des barèmes différenciés selon les fonctions ou les responsabilités de chaque collaborateur. Commerciaux en mobilité, techniciens et techniciennes terrain ou membres de la direction : chacun et chacune peut bénéficier d’un cadre de remboursement adapté à son activité, pour une gestion plus juste et cohérente.
Cette personnalisation va au-delà des montants : elle s’applique aussi aux workflows d’approbation. En fonction de la nature de la dépense, le circuit de validation peut être adapté. Cette possibilité permet d'optimiser le processus en accordant une attention particulière aux dépenses les plus sensibles ou stratégiques. Par exemple, une note de frais liée à une action de formation pourra être directement transmise au responsable pédagogique, sans passer par le circuit standard. Cela renforce la pertinence du traitement, tout en fluidifiant les processus de contrôle.
Gérez vos frais professionnels facilement, où que vous soyez
Réalisez ou validez vos notes de frais directement depuis un smartphone !
Avec l’application mobile Kelio, vos collaborateurs et collaboratrices peuvent saisir et valider leurs frais professionnels directement depuis leur smartphone. L’interface a été spécialement conçue pour une utilisation fluide sur écran tactile, tout en conservant toutes les fonctionnalités de la version web.
Depuis leur téléphone, ils peuvent prendre une photo de leur justificatif et l’associer immédiatement à la dépense saisie. Une fois la note soumise, le responsable est notifié en temps réel et peut la traiter sans délai, avec accès immédiat aux documents joints. Vos collaborateurs et collaboratrices peuvent ainsi saisir leurs notes de frais au fur et à mesure des dépenses lors de leurs déplacements. La gestion des frais depuis un smartphone offre une flexibilité et une praticité inégalées pour les employés, tout en réduisant les risques d'oubli ou de perte de justificatifs.
En intégrant la gestion des notes de frais dans le quotidien des employés via leur smartphone, Kelio facilite la conformité, la transparence et la responsabilisation dans le processus de gestion des dépenses.
En intégrant la saisie des frais à la routine mobile des équipes, Kelio favorise une gestion plus réactive, conforme et transparente, tout en allégeant la charge administrative des RH et des services financiers.
Un logiciel SIRH qui fluidifie la validation des frais professionnels
Une fois sa note de frais complétée, le collaborateur la soumet pour validation selon le circuit défini par votre organisation. Grâce à Kelio, ce processus devient simple, rapide et transparent.
Les managers sont automatiquement notifiés – par e-mail ou via leur portail RH – dès qu’une note de frais les concerne. Ils peuvent alors la traiter directement depuis leur ordinateur ou leur mobile, sans rupture de charge ni perte de temps. Cette réactivité réduit les délais de validation et accélère les remboursements tout en améliorant ainsi considérablement la gestion RH.
En automatisant les alertes et les rappels, Kelio libère du temps aux responsables tout en garantissant un meilleur suivi. Le processus de validation, centralisé et structuré, devient un véritable levier de performance pour les RH. Résultat : une expérience collaborateur améliorée et une gestion plus efficace des dépenses au sein de l’entreprise.
Analysez et pilotez les frais professionnels grâce à des tableaux de bord clairs
Kelio met à votre disposition des outils de reporting puissants pour suivre en temps réel l’ensemble du processus de gestion des frais. Vous accédez à des tableaux de bord qui synthétisent les validations en cours, les remboursements effectués et les éventuels points de blocage.
Les données peuvent être exportées facilement sous Microsoft Excel® pour des analyses statistiques ou transmises à vos outils de paie ou de comptabilité. Vous gardez ainsi une maîtrise complète des dépenses engagées, avec la possibilité d’identifier rapidement les anomalies, retards ou écarts par rapport aux années précédentes.
Avec Kelio, le suivi des frais devient un levier de pilotage stratégique pour les services RH, administratifs et financiers.
Une solution complète pour digitaliser la gestion des frais professionnels
Dites adieu aux formulaires papier, tableurs Excel® et aux tâches chronophages. Le module de notes de frais du logiciel RH Kelio digitalise l’ensemble du processus : de la déclaration en ligne à l’intégration comptable, en passant par la validation rapide et le suivi des remboursements. Tout est conçu pour fluidifier les échanges, limiter les erreurs et accélérer le traitement des dépenses.
Pour les responsables RH et finance : un contrôle centralisé et sécurisé
La gestion des frais professionnels ne doit plus alourdir vos tâches administratives. Avec Kelio, vous disposez d’une solution SIRH complète pour automatiser les processus, fiabiliser les données et renforcer la visibilité sur les dépenses.
- Suivi en temps réel des frais engagés : Accédez à des tableaux de bord interactifs qui vous permettent de superviser instantanément les dépenses des collaborateurs. Vous n’avez plus besoin d’attendre les bilans mensuels pour agir.
- Workflows de validation : Définissez vos circuits d’approbation selon vos règles internes. Chaque note suit automatiquement le bon parcours, avec des rappels programmés pour éviter les oublis ou les blocages.
- Connexion directe aux systèmes comptables : Les écritures peuvent être exportées sans ressaisie vers votre logiciel de comptabilité ou de paie. Cela réduit les risques d’erreurs et améliore la productivité des équipes administratives.
- Reporting avancé : Exploitez des exports détaillés dans Microsoft Excel® pour suivre les frais par service, collaborateur/ collaboratrice, catégorie ou centre de coût. Cette vision globale vous aide à ajuster vos politiques internes et à renforcer la maîtrise budgétaire.
Pour les managers : un processus de validation simplifié et efficace
Les managers sont au cœur du processus d’approbation des notes de frais, mais leur emploi du temps ne permet pas de s’attarder sur des démarches lourdes. Kelio leur offre une interface claire et un parcours de validation sans friction.
- Workflow de validation optimisé : Les employés soumettent leurs frais en un clic, et les managers sont automatiquement notifiés. Depuis leur ordinateur ou leur smartphone, ils valident les demandes sans délai, même en situation de mobilité.
- Synchronisation avec les cartes bancaires professionnelles : centralisez les dépenses des collaborateurs et collaboratrices grâce à l’importation des données et facilitez le remboursement.
Pour les employés nomades : gérez vos frais en toute autonomie
Saisir une note de frais ne devrait pas être une corvée. Pour les salariés, les indépendants et tous ceux qui sont souvent en déplacement, Kelio simplifie chaque étape grâce à son accès nomade.
- Saisie express depuis mobile ou ordinateur: prenez une photo de votre justificatif et laissez l’intelligence artificielle (technologie OCR) extraire automatiquement les informations clés. Votre note de frais est préremplie en quelques secondes, prête à être envoyée.
- Validation instantanée et suivi des remboursements en temps réel : dès la saisie, vous suivez l’évolution de votre note : validation, traitement, remboursement… tout est accessible à tout moment depuis votre espace personnel.
- Gestion des frais kilométriques et des multi-devises : Kelio calcule automatiquement les distances parcourues pour vos déplacements professionnels et convertit les montants dans la devise locale, en toute fiabilité.
- Archivage sécurisé des justificatifs professionnels : fini les justificatifs papier ! Tous vos documents sont stockés en ligne de manière sécurisée, scellés au format PDF et conservés selon les normes légales en vigueur. L’archivage à valeur probante garantit leur validité pendant 10 ans.
Adoptez un logiciel de gestion des notes de frais qui optimise la comptabilité de votre entreprise !
Pourquoi opter pour Kelio pour la gestion de vos notes de frais ?
Gérer les frais professionnels ne devrait pas mobiliser inutilement du temps et des ressources. Avec Kelio, vous bénéficiez d’un logiciel conçu pour automatiser, simplifier et fiabiliser chaque étape du processus. Grâce à ses fonctionnalités avancées, Kelio transforme une tâche administrative souvent lourde en un levier de performance pour vos équipes RH, financières et opérationnelles.
- Validation des dépenses selon votre organisation : Kelio intègre un workflow de validation entièrement personnalisable. Chaque note de frais suit un circuit défini selon la structure hiérarchique de votre entreprise, assurant un processus fluide, conforme à vos règles internes et transparent pour tous les acteurs impliqués.
- Intégration comptable automatisée : dès qu’une note est approuvée, elle est peut être transférée vers votre système comptable. Cela garantit l’exactitude des écritures, limite les erreurs manuelles et réduit significativement le temps consacré à la gestion administrative.
- Paramétrage avancé des rôles utilisateurs : chaque collaborateur et collaboratrice accède uniquement aux fonctionnalités et catégories de frais autorisées selon son profil. Ce paramétrage précis des droits d’accès facilite la saisie, sécurise le processus et s’adapte aux besoins spécifiques de chaque fonction (salarié, manager, RH, finance…).
- Suivi analytique des dépenses par axe de gestion : grâce à la ventilation analytique, vous pouvez répartir les frais par projet, client, centre de coût ou tout autre critère pertinent. Une vision détaillée qui permet de mieux piloter les budgets et d’aligner les dépenses sur les priorités stratégiques de l’entreprise.
- Archivage légal certifié et sécurisé : les justificatifs sont archivés numériquement avec un cachet serveur à valeur probante, garantissant leur validité juridique. Chaque note est conservée sous format PDF scellé, incluant les pièces justificatives, l’historique de traitement et les métadonnées réglementaires. Ce dispositif est reconnu par les autorités fiscales et répond aux exigences de conservation à long terme.
Pourquoi adopter un logiciel de notes de frais est devenu essentiel pour les entreprises ?
Mettre en place un outil dédié à la gestion des frais professionnels ne relève plus du confort, mais d’un véritable levier d’efficacité organisationnelle et financière. Voici les principaux bénéfices qu’apporte une solution comme Kelio :
- Processus optimisé et automatisé : un logiciel de notes de frais permet de fluidifier l’ensemble du parcours – de la déclaration à l’intégration comptable – en réduisant les tâches manuelles, les ressaisies et les allers-retours entre collaborateurs, managers et services administratifs.
- Moins d’erreurs, plus de fiabilité : grâce à la saisie assistée, aux contrôles automatiques et à la numérisation des justificatifs, les risques d’erreurs ou de fraudes sont fortement diminués. Cela garantit la qualité et l’exactitude des données transmises aux services financiers.
- Respect des obligations légales : les solutions comme Kelio intègrent les dernières évolutions réglementaires en matière de gestion des frais professionnels, assurant à votre entreprise une conformité fiscale et comptable, tout en facilitant les audits.
- Une meilleure visibilité budgétaire : toutes les données liées aux dépenses sont centralisées et accessibles à tout moment. Cela permet aux responsables de suivre les frais en temps réel, d’identifier les dérives potentielles et d’orienter les politiques de remboursement en toute transparence.
- Une solution pensée pour la mobilité : accessible depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur, le logiciel de notes de frais s’adapte aux usages modernes. Les employés peuvent soumettre leurs frais à distance, en déplacement ou dès la dépense réalisée, pour un gain de temps et une meilleure réactivité.
Foire Aux Questions (FAQ) sur le logiciel de notes de frais
QUELLES SONT LES FONCTIONNALITES PRINCIPALES D’UN LOGICIEL DE NOTE DE FRAIS ?
Adopter une solution numérique pour gérer les frais professionnels, c’est gagner en efficacité tout en éliminant les contraintes du papier. Avec un outil comme Kelio, toutes les dépenses sont centralisées, sécurisées et accessibles en quelques clics.
Parmi les fonctionnalités essentielles, on retrouve notamment :
- La saisie automatisée des dépenses, via la capture de justificatifs ou l’intégration des données issues de cartes professionnelles
- Le suivi en ligne des remboursements, pour une transparence totale et un traitement accéléré
- La gestion complète des frais kilométriques, factures et règlements, intégrée dans un même espace
- Des contrôles automatiques et des outils de conformité, pour limiter les erreurs et garantir le respect des obligations fiscales
COMMENT CHOISIR UN LOGICIEL DE NOTES DE FRAIS ?
Pour adopter une solution réellement adaptée à vos besoins, plusieurs critères doivent être analysés en amont :
- Les fonctionnalités proposées
Assurez-vous que le logiciel couvre les cas d’usage essentiels : remboursement des frais de déplacement, archivage numérique, suivi en temps réel, etc. - La compatibilité avec vos outils existants
Une intégration fluide avec votre logiciel de comptabilité ou de paie permet d’éviter les ressaisies et d’automatiser les traitements en aval. - L’ergonomie de la solution
Un outil intuitif, accessible depuis tous les supports (PC, mobile), facilitera l’adoption par les employés et garantira une utilisation régulière et correcte. - La possibilité de tester la solution
Demander une démonstration permet de valider concrètement si le logiciel répond à vos attentes en matière de simplicité et de performance. - Le rapport qualité-prix
Comparez les tarifs en fonction des fonctionnalités réellement utiles pour votre structure. Une solution évolutive et modulaire peut offrir plus de flexibilité sur le long terme.
COMMENT UN LOGICIEL DE NOTE DE FRAIS REDUIT-IL LES ERREURS DE SAISIE ?
Les méthodes classiques de gestion des notes de frais, en particulier sur papier, sont souvent sources d’erreurs, d’oublis et de ressaisies. Un logiciel dédié permet de fiabiliser l’ensemble du processus grâce à plusieurs leviers :
- Reconnaissance intelligente des justificatifs
Les informations sont automatiquement extraites à partir des reçus ou factures via la technologie OCR, réduisant considérablement les erreurs de saisie. - Contrôles automatisés des écarts et dépassements
Le système identifie en temps réel les incohérences ou les frais non conformes à la politique interne, permettant d’agir rapidement et de sécuriser la gestion des dépenses.
COMMENT GARANTIR LA CONFORMITE FISCALE AVEC UN LOGICIEL DE NOTE DE FRAIS ?
Un logiciel de notes de frais moderne ne se limite pas à la gestion opérationnelle : il constitue aussi un véritable atout en matière de conformité réglementaire. Pour garantir que chaque dépense respecte les obligations légales, des fonctionnalités spécifiques sont intégrées :
- Archivage numérique à valeur probante, conforme aux exigences des autorités fiscales, avec conservation sécurisée des justificatifs pendant la durée légale
- Calcul automatisé de la TVA, facilitant les déclarations et réduisant les erreurs dans les montants récupérables
- Suivi des dépenses en temps réel, pour contrôler les plafonds, éviter les non-conformités et appliquer les règles internes dès la saisie
En cas d’audit ou de contrôle fiscal, toutes les données sont centralisées, classées et facilement accessibles, renforçant la fiabilité et la transparence de votre gestion.
COMMENT CONFIGURER LE LOGICIEL DE NOTE DE FRAIS KELIO ?
Pour tirer pleinement parti de la solution Kelio et automatiser efficacement la gestion des frais professionnels, suivez ces étapes clés :
- Paramétrer les données de base
Commencez par intégrer les informations de votre entreprise, les profils utilisateurs, ainsi que les spécificités comme l’utilisation de véhicules personnels ou professionnels. - Définir les règles internes
Configurez vos politiques de dépenses : barèmes kilométriques, plafonds de remboursement, catégories de frais autorisées… Paramétrez également les circuits de validation adaptés à votre organisation. - Accompagner vos équipes
Facilitez la prise en main avec des supports adaptés : démonstration guidée, tutoriels ou guide utilisateur pour permettre à chacun de se familiariser rapidement avec l’outil. - Vérifier avant le lancement
Testez les fonctionnalités clés – saisie de notes, validation, archivage – pour vous assurer du bon fonctionnement de l’outil avant un déploiement généralisé.
Une fois configuré, Kelio devient un véritable allié pour simplifier la gestion des frais : rapide, fiable et adapté à vos besoins.