Für jeden Betrieb ist die Spesenabrechnung ein wichtiges Thema in der Personalabteilung oder Buchhaltung. Ein korrekter und einfacher Ablauf der Abrechnung ist sowohl aus steuerrechtlichen als auch betrieblichen Gründen notwendig. Rechtliche Vorgaben finden sich beispielsweise im Obligationsrecht sowohl dem Steuerrecht und dem Mehrwertsteuergesetz. Hinzu kommen weitere Vorgaben der jeweiligen Kantone, die die Vorgaben zur Spesen Definition oder Handhabung der Spesen (Spesenkostenabrechnung, Spesenpauschalen …) näher erläutern.
In diesem Beitrag erhalten Sie Antworten auf die Frage was Spesen sind. Wir zeigen Ihnen typische Fallbeispiele und erklären, wie Sie den Ablauf der Spesenabrechnung in Ihrem Unternehmen optimieren können. Weitere hilfreiche Informationen finden Sie ausserdem im Artikel „Spesen in der Schweiz“ [Verlinkung].
Spesen Definition: Welche Kosten zählen typischerweise zu Spesen?
Was Spesen sind, kann je nach Branche und Arbeitsbereich unterschiedlich sein. Sie beinhalten eine Vielzahl von Kosten, die bei Geschäftsreisen oder im Rahmen von Kundenmeetings sowie verschiedenen dienstlichen Aktivitäten entstehen können.
Aber was bedeutet Spesen dann im Alltag? Art. 327 a OR Absatz 1 sagt: „alle durch die Ausführung der Arbeit notwendigen Auslagen … die bei der Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten“ auch für den Unterhalt entstehen.
Wie hoch diese Entschädigung ist, kann lt. Art. 327 a OR Absatz 2 „durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag“ festgelegt werden. Dabei sind auch Pauschalen möglich. Diese müssen übrigens nicht so hoch sein, dass alle notwendigen Auslagen gedeckt werden! Es ist nach Absatz 3 nicht zulässig, dass der Arbeitnehmer die Auslagen selbst tragen muss!
Was gängige Spesen sind, zeigen folgende Beispiele:
- Geschäftsessen und Verpflegung unterwegs.
- Hotelübernachtungen auf Dienstreisen.
- Fahrten mit Bahn, Auto, Taxi oder Flugzeug. Bei privaten Fahrzeugen gibt es eine Kilometerpauschale.
- Kleine (angemessene und dokumentierte!) Aufmerksamkeiten für Kunden oder Partner.
- Weitere Beispiele aus dem HR-Alltag: Kosten für Arbeitsmaterialien, Fachliteratur, Telefonkosten, Gebühren für Visumsanträge, Park- und Mautgebühren.
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In welchen Fällen haben Mitarbeitende Anspruch auf Spesen?
Mitarbeitende im Aussendienst oder auf Dienstreise haben grundsätzlich Anspruch auf Erstattung aller notwendigen Auslagen. Führungskräfte werden dabei in der Regel gleich behandelt wie Angestellte. Sie können aber aufgrund ihrer repräsentativen Aufgaben auch eine ausdrücklich höhere Spesenvergütung erhalten. Diese muss vertraglich vereinbart werden.
Was sind Spesen bei der Arbeit im Homeoffice? Im Homeoffice entstehend den Mitarbeitenden ebenfalls Kosten, beispielsweise in Form von Arbeitsmaterial. Diese Kosten können ebenfalls erstattet werden. Was bedeutet Spesen im Homeoffice? Die Art der Ausgaben kann je nach Branche und Arbeitsbereich variieren. Welche Kosten und in welcher Höhe erstattet werden, muss vorab mit dem Arbeitgeber klar festgelegt werden.
Wie läuft eine Spesenabrechnung sauber und stressfrei ab?
Für eine schnelle und gleichzeitig rechtskonforme Abwicklung sind klare Vorgaben, effektive Prozesse oder der Einsatz einer unterstützenden Software hilfreich.
Was muss im Spesenformular stehen?
In das Spesenformular gehören folgende Angaben:
- Datum der Abrechnung
- Zeitraum der Auslagen
- Grund für die angefallenen Spesen
- Name und Personaldaten des Mitarbeiters (inkl. Adresse und Bankverbindung)
- Detaillierte Aufstellung aller Auslagen
- Genaue Angabe der jeweiligen Beträge
- Alle Beträge in CHF, falls in anderer Währung bezahlt: Währungskurs angeben
- Mehrwertsteuer-Code
- Bei privater Fahrzeugnutzung: Anzahl der gefahrenen Kilometer
- Gesamtbetrag der Auslagen
Welche Belege sind zwingend notwendig?
Damit die Auslagen steuerlich absetzbar sind, müssen Originalbelege (Quittungen, Rechnungen) vorhanden sein. Ausserdem ist es wichtig, dass der Mehrwertsteuerbetrag auf der Rechnung ausgewiesen ist. Ohne diese Angabe kann das Unternehmen den Beleg nicht beim Steueramt geltend machen!
Wie funktioniert die Freigabe im Alltag?
Hilfreich ist ein klar kommunizierter und etablierter Ablauf (evtl. Mitarbeiterschulung zum Thema „Was sind Spesen“) in wenigen Schritten:
- Mitarbeitende reichen alle Originalbelege und das ausgefüllte Spesenformular ein.
- Vorgesetzte prüfen diese Angaben auf Plausibilität und Vollständigkeit.
- Die Buchhaltung oder Personalabteilung gibt die Spesenerstattung frei.
- Die Auszahlung erfolgt auf das Konto des Mitarbeitenden.
Diese Fehler bei Spesen passieren häufig – und lassen sich leicht vermeiden
Belege fehlen oder sind nicht korrekt: Dies ist der häufigste Fehler, der dazu führt, dass die Firma die Kosten nicht vom Steueramt zurückfordern kann, insbesondere wenn kein Mehrwertsteuerbetrag darauf ausgewiesen ist.
Die betriebliche Spesenregelung ist unklar oder widersprüchlich: Sorgen Sie unbedingt für klare Richtlinien und eine Aufklärung der Mitarbeiter darüber, was Spesen sind, die häufig im Betriebsalltag vorkommen, wie fülle ich das Spesenformular aus, etc.)
Spesen werden zu spät eingereicht oder vergessen: Abhilfe schafft die Implementierung von Erinnerungssystemen (manuell oder automatisiert).
Wie können Sie als HR Ihre Spesenprozesse modern und effizient gestalten?
Der Einsatz von digitalen Tools für die Lohnbuchhaltung und andere Abteilungen wird immer beliebter, weil sich damit Prozesse automatisieren lassen.
Mit einer Software zur Verwaltung von Lohnvariablen und Spesen profitieren Sie beispielsweise von folgenden Vorteilen:
Sie profitieren beispielsweise mit einer Lohnabrechnungssoftware von folgenden Vorteilen :
- Digitale Belegerfassung mittels einer App (mobil während der Reisetätigkeit möglich)
- Automatisierte Plausibilitätsprüfung
- Übersichtliche Berichte oder Auswertungen
- Verknüpfung von Spesenmanagement mit Zeit- und Lohnsystemen
Hilfreich für die effiziente Abwicklung der Spesenerstattung sind beispielsweise:
- Verständliche, transparente Prozesse
- Aufklärung der Mitarbeiter darüber, was Spesen sind, sowie über die Pflicht zur Belegsammlung, die korrekte Einreichung etc.)
- Festlegung von Pauschalen oder Höchstbeträgen
- Regelmässige Prüfung und Anpassung der Richtlinien (Rechtskonformität)
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