Die korrekte Abrechnung der Spesen in der Schweiz ist wichtig zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben und zur effektiven Abrechnung. So können Sie steuerliche Risiken minimieren und ausserdem das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden sichern.
In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige rund um das Thema „Spesen in der Schweiz“. Zudem zeigen wir Ihnen, wie Kelio Sie in Ihrem Unternehmen mit einer hilfreichen Software bei der Optimierung Ihrer Spesenprozesse unterstützen kann.
Was genau zählt in der Schweiz als Spese?
In der Schweiz versteht man unter Spesen alle Auslagen, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit tätigen und die vom Arbeitgeber erstattet werden. Dazu gehören beispielsweise Kosten für Fahrten, Verpflegung, Übernachtung oder Arbeitsmaterialien. Wichtig ist, dass diese Auslagen betrieblich veranlasst sind und im Zusammenhang mit der Arbeit stehen.
Unterschied zwischen Spesen, Lohnbestandteilen und Pauschalen
Bei der Frage „Was sind Spesen?“ scheiden sich häufig die Geister, da unterschiedliche Ausgaben unter den Begriff der Spesen in der Schweiz gerechnet werden.
Unterscheiden Sie folgende Kosten:
- Spesen: Erstattungen für tatsächliche Auslagen, die nach Beleg abgerechnet werden.
- Lohnbestandteile: Regelmässiges Einkommen, das nicht an konkrete Auslagen gekoppelt ist.
- Pauschalen: Festgelegte Beträge, die ohne Einzelnachweis gezahlt werden dürfen, z.B. Tagespauschalen bei Geschäftsreisen.
Rechtlicher Rahmen: Überblick über OR, MWSTG und Steuerpraxis
Der rechtliche Rahmen für Spesen in der Schweiz basiert auf verschiedenen Gesetzen, die jedoch in den einzelnen Kantonen unterschiedlich umgesetzt werden:
- Obligationenrecht (OR): Regelt die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Erstattung beruflich bedingter Auslagen (§ 327a OR).
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG): Bei spesenrelevanten Ausgaben ist die Mehrwertsteuer zu berücksichtigen – insbesondere bei Bewirtungen und Übernachtungen
- Steuerrecht: Erstattete Spesen in der Schweiz sind grundsätzlich steuerfrei, sofern sie angemessen sind und nachweisbar abgerechnet werden.
Beispiele: Typische Spesenarten im Schweizer Berufsalltag
Typische Spesen in der Schweiz, die täglich in Unternehmen abgerechnet werden, sind:
- Arbeitsmaterialien
- Bewirtungskosten bei Kundenbesuchen
- Fachliteratur
- Fahrtkosten
- Telefonkosten im Zusammenhang mit der Arbeit
- Übernachtungskosten
- Verpflegung während Dienstreisen
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für Spesenabrechnungen in der Schweiz?
Schriftliche Spesenreglemente: Pflicht oder Kür?
Gesetzlich ist keine schriftliche Regelung vorgeschrieben, doch ein detailliertes Spesenreglement erleichtert dem Arbeitgeber und den Mitarbeitenden die Abrechnung. Zudem kann die gesetzeskonforme Einhaltung der Vorgaben zu den Spesen in der Schweiz sichergestellt werden.
Was sagt das Schweizer Steuerrecht zur Spesenversteuerung?
Erstattete berufliche Auslagen sind grundsätzlich steuerfrei. Voraussetzung ist jedoch, dass sie angemessen sind und durch Belege nachgewiesen werden können. Überhöhte oder nicht belegte Zahlungen können steuerpflichtig werden. Wichtig: Bei der Spesenabrechnung in der Schweiz sind jeweils die Vorgaben der kantonalen Steuerverwaltung zu beachten.
Die Rolle der Quellensteuer bei grenzüberschreitender Tätigkeit
Zwischen Deutschland und der Schweiz besteht das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA), welches besagt, dass die Arbeitnehmer die Steuern dort bezahlen, wo sie arbeiten. Der derzeitige Steuersatz der Schweizer Quellensteuer beträgt für Grenzgänger 4,5% des Bruttoeinkommens. Es wird direkt durch den Arbeitgeber vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen. Von der Quellensteuer können auch bestimmte Spesen betroffen sein, sodass eine individuelle Steuerberatung empfehlenswert ist.
Wie lässt sich der Spesenprozess im Unternehmen effizient gestalten?
Vom Beleg zur Abrechnung: Welche Prozessschritte wirklich notwendig sind
Um den Ablauf effizienter zu gestalten, sollte er in wenige und klare Schritte unterteilt werden. Dazu zählt z.B. die Einreichung von Originalbelegen durch die Mitarbeitenden, die von der verantwortlichen Stelle im Unternehmen auf Richtigkeit und Gültigkeit geprüft werden. Ist alles in Ordnung, erfolgt die Genehmigung der zuständigen Abteilung, die Buchung und Erfassung mittels Software sowie die Auszahlung an den Mitarbeitenden.
Digitale Tools zur Spesenerfassung: Vorteile und Auswahlkriterien
Ein digitales Spesen-Tool hilft bei der schnellen und einfachen Buchung und Abrechnung. Zu den Vorteilen gehört beispielsweise die automatische Belegerkennung, mobile Erfassungsmöglichkeiten sowie schnelle Genehmigungsprozesse und die einfache Integration in die Lohnbuchhaltung.
Wichtig für die Auswahl eines geeigneten Programmes ist neben der Kompatibilität mit der vorhandenen Software auch die Benutzerfreundlichkeit.
Welche Risiken birgt eine fehlerhafte Spesenabrechnung – und wie lassen sie sich vermeiden?
Fehlerhafte oder unvollständige Spesenabrechnungen können Nachzahlungen, Bussen oder sogar strafrechtliche Folgen nach sich ziehen.
Manuelle Kontrollen wie das Vier-Augen-Prinzip oder digitale Kontrollen durch hochwertige Softwarelösungen helfen sehr gut bei der Minimierung von Fehlern und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Wie sieht ein rechtssicheres und praxisnahes Spesenreglement aus?
Inhaltliche Mindestanforderungen laut Gesetz und Behörden
Ein modernes Spesenreglement sollte klare Definitionen der erstattungsfähigen Spesen in der Schweiz sowie Höchstbeträge bei Pauschalen enthalten. Zudem sollte es die Nachweispflichten enthalten und das Verfahren für die Einreichung und Genehmigung erklären. Falls notwendig sind auch Regelungen bei grenzüberschreitenden Reisen aufzunehmen.
So gestalten Sie Pauschalregelungen korrekt
Pauschalen sind eine praktische Lösung, müssen sich jedoch am Spesenreglement orientieren und von der kantonalen Steuerverwaltung anerkannt sein.
Welche Best Practices haben sich in Schweizer Unternehmen bewährt?
Neben dem detaillierten Spesenreglement helfen Schulungen, Richtlinien und einfache Prozesse dabei, Unklarheiten zu verhindern.
Periodische Überprüfungen der Spesenprozesse helfen, das Spesenreglement an die aktuellen gesetzlichen Vorgaben oder Veränderungen im Unternehmen anzupassen. So bleibt die Spesenkostenabrechnung intern stets effizient und extern rechtskonform.
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