Pour chaque entreprise et employeur, le décompte des frais est un sujet important pour le service RH et la comptabilité. Un processus de décompte correct et simple est nécessaire tant pour des raisons de droit fiscal que pour des raisons opérationnelles. Les prescriptions légales se trouvent par exemple dans le code des obligations, le droit fiscal et la loi sur la TVA. A cela s'ajoutent d'autres prescriptions cantonales, qui expliquent plus en détail les directives relatives à la définition ou au traitement des frais (décompte des frais, forfaits de frais ...).
Dans cet article, vous découvrirez ce que recouvrent les frais professionnels. Nous vous proposons des exemples concrets et vous expliquons comment optimiser le processus de décompte des frais au sein de votre entreprise. Vous trouverez également d'autres informations utiles et spécifiques à la Suisse dans l'article "Notes de frais en Suisse".
Notes de frais : définition et exemples de dépenses typiques
La définition des frais peut varier en fonction du secteur et du domaine d'activité. Ils comprennent une multitude de frais qui peuvent être occasionnés lors de voyages d'affaires ou dans le cadre de réunions avec des clients, ainsi que diverses activités liées au service.
Que signifie réellement une “note de frais” dans la pratique ? L'art. 327 a CO, alinéa 1, dit : "toutes les dépenses nécessitées par l'exécution du travail ... qui sont occasionnées par le travail sur des lieux de travail extérieurs", y compris pour l'entretien.
La somme de cette indemnité peut être fixé "par accord écrit, contrat-type de travail ou convention collective de travail", selon l'article 327 a CO, alinéa 2. Des forfaits peuvent également être utilisés pour couvrir certains frais. Toutefois, ces montants ne doivent pas être excessivement élevés au point de couvrir l’ensemble des coûts réels. Conformément à l’alinéa 3, il n’est pas admissible que les salariés prennent eux-mêmes en charge des frais professionnels justifiés.
Les exemples suivants montrent ce que sont les frais courants :
- Déjeuners et dîners d'affaires en déplacement.
- Nuits d'hôtel lors de déplacements professionnels.
- Déplacements en train, voiture, taxi ou avion. Pour les véhicules privés, il existe un forfait kilométrique.
- Petites attentions (raisonnables et documentées !) pour les clients ou les partenaires.
- Autres exemples tirés du quotidien des RH : frais pour le matériel de travail, les ouvrages spécialisés, les frais de téléphone, les frais pour les demandes de visa, les frais de parking et de péage.
Dans quels cas les employés ont-ils droit à des frais ?
Les salariés en service extérieur ou en mission ont en principe droit au remboursement de tous les frais nécessaires. En règle générale, les cadres sont traités de la même manière que les salariés. Toutefois, en raison de leurs fonctions représentatives, ils peuvent également bénéficier d'un remboursement de frais expressément plus élevé. Cela doit être convenu par contrat.
En home office, les collaboratrices et collaborateurs engagent également des frais, par exemple pour du matériel de travail. Ces frais liés au télétravail peuvent être remboursés par l’employeur, à condition qu’ils soient justifiés et prévus dans une politique interne claire. La nature des coûts en home office peut varier selon le secteur d’activité et le poste occupé. Il est donc essentiel que la nature et la somme des frais remboursés soient définis à l’avance entre l’employeur et la personne salariée.
Comment établir une note de frais de manière simple, conforme et sans stress ?
Des directives claires, des processus efficaces ou l'utilisation d'un logiciel de soutien sont utiles pour un traitement à la fois rapide et conforme à la loi.
Que doit inclure un formulaire de frais pour être valide ?
Le formulaire de frais doit contenir les informations suivantes :
- Date du décompte
- Période des dépenses
- Motif des frais engagés
- Nom et données personnelles de l’employé (y compris adresse et coordonnées bancaires)
- Liste détaillée de toutes les sorties d’argent
- Indication précise des montants respectifs
- Toutes les sommes doivent être indiquées en CHF. En cas de paiement dans une autre devise, le taux de change utilisé doit être précisé.
- Code TVA : indiquer le code de la taxe sur la valeur ajoutée applicable
- En cas d'utilisation d'un véhicule privé : nombre de kilomètres parcourus
- Somme totale des dépenses
Quelles sont les pièces justificatives obligatoires ?
Pour que les dépenses soient déductibles des impôts, les reçus originaux (reçus et factures) doivent être disponibles. En outre, il est important que le montant de la TVA soit indiqué sur la facture. Sans cette indication, l'entreprise ne peut pas faire valoir le justificatif auprès de l'administration fiscale !
Organisation partagée des frais : quelle mise en pratique au quotidien ?
Il est essentiel de disposer d’une procédure claire et bien communiquée pour le traitement des frais professionnels. Une formation ciblée à l’intention des collaboratrices et collaborateurs, permettant d’expliquer ce qui constitue un coût professionnel admissible, peut s’avérer très utile. Structurer le processus en quelques étapes simples améliore la compréhension, réduit les erreurs et facilite le traitement administratif au quotidien :
- Les employés remettent tous les justificatifs originaux où la TVA est clairement indiquée ainsi que le formulaire de frais dûment rempli.
- Les supérieurs vérifient la plausibilité et l'exhaustivité de ces données.
- Le service comptable ou le service du personnel valide le remboursement des frais.
- Le paiement est effectué sur le compte du salarié.
Les erreurs fréquentes concernant les notes de frais qui peuvent être facilement évitées
Les reçus manquent ou sont incorrects : c'est l'erreur la plus fréquente qui fait que l'entreprise ne peut pas récupérer les frais auprès de l'administration fiscale, surtout si aucun montant de TVA n'y figure.
Une réglementation floue ou contradictoire en matière de frais peut entraîner des erreurs et de la frustration : il est donc essentiel de définir des directives claires et de veiller à ce que toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs soient correctement informé·e·s. Cela inclut la compréhension de ce que sont les notes de frais, des cas les plus courants en entreprise, de la manière de remplir le formulaire de frais et des règles de remboursement.
Les frais sont présentés trop tard ou sont oubliés : la mise en place de systèmes de rappel (manuels ou automatisés) permet d'y remédier.
Comment pouvez-vous, en tant que RH, organiser optimalement vos processus de gestion des notes frais ?
L'utilisation d'outils numériques pour la coordination du paiement des salaires et d'autres services est de plus en plus populaire, car elle permet d'automatiser les processus.
Avec un logiciel de gestion de variable de salaires et des notes de frais, par exemple, vous bénéficiez des avantages suivants :
- Saisie numérique des justificatifs via une application, y compris en mobilité lors des déplacements
- Contrôle automatisé de la plausibilité des données saisies
- Rapports et évaluations clairs, pour une meilleure visibilité sur les frais
- Intégration avec les systèmes de gestion du temps et des salaires, pour un traitement harmonisé et efficace
Les éléments suivants sont utiles pour un traitement efficace des remboursements de frais :
- Des processus clairs et transparents, facilement compréhensibles par toutes les parties prenantes
- Information des collaboratrices et collaborateurs sur la nature des notes de frais, l’obligation de fournir des reçus valides, et la manière correcte de les présenter
- Définition de montants forfaitaires ou de plafonds clairs pour certaines catégories de frais
- Révision régulière des directives internes, afin d’assurer leur conformité avec les exigences légales en vigueur en Suisse
Les solutions logicielles de Kelio offrent des solutions de gestion idéales pour travailler efficacement
Le logiciel de gestion des notes de frais Kelio vous permet de gérer vos frais de manière plus rapide, plus sûre et plus efficace. Automatisez les processus récurrents et assurez ainsi une saisie et un traitement simples des frais. Vous pouvez ajouter à nos modules d'autres composants utiles : saisie des temps de travail, gestion du personnel, contrôle d'accès et système de gestion des candidats (ATS). Nous nous ferons un plaisir de vous conseiller lors d'un entretien personnel !
