Une feuille de temps est un document ou un support numérique permettant d'enregistrer le temps que consacre un collaborateur aux différentes tâches ou projets sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Elle peut être remplie manuellement (sur papier ou sur un fichier Excel) par le salarié ou à l'aide d'un logiciel dédié.
Elle est utilisée dans l'entreprise pour le suivi de l'activité, le calcul de la paie, la facturation, le pilotage des ressources et le respect de la législation sur le temps de travail.
A quoi sert une feuille de temps ?
En Suisse, la feuille de temps sert notamment à :
- Suivre les heures travaillées (temps plein, temps partiel, heures supplémentaires) et vérifier que la durée du travail reste conforme aux dispositions de la Loi sur le travail (LTr).
- Identifier et ventiler le temps passé par les employés sur chaque projet, client ou missions (important dans les sociétés de services, de conseil ou les agences).
- Alimenter la gestion de la paie et les calculs annexes (heures supplémentaires, travail de nuit, jours fériés, repose compensatoire).
- Permettre aux RH à la direction d'analyser la charge de travail, la productivité, la répartition des effectifs et d'ajuster les plannings ou ressources.
- Assurer la conformité avec les obligations légales en matière d'enregistrement du temps de travail en Suisse.
Gestion des temps
Plus besoin de relancer vos équipes : les données sont centralisées et à jour.
Je veux arrêter de courir après les feuilles de temps de mes équipes
Les feuilles de temps sur Kelio
Grâce au logiciel de gestion des temps Kelio, les entreprises peuvent enregistrer et suivre de manière efficace et claire les heures travaillées ainsi que les jours de congé et de maladie. Les différentes interfaces de Kelio permettent aux salariés d'utiliser le logiciel rapidement et facilement et au service des ressources humaines de le gérer simplement.
Les avantages en un coup d'œil
- Le logiciel s'intègre facilement dans le quotidien des salariés, des managers et des RH.
- Elle améliore la transparence pour les collaborateurs, les équipes et l'administration.
- Elle facilite la planification des ressources et permet un meilleur contrôle des coûts et des heures travaillées.
- Diverses évaluations permettent d'évaluer la productivité et d'optimiser les processus de travail.
- Le calcul des salaires et la facturation des projets aux clients gagnent efficacité et en transparence.
Contenu typique d’une feuille de temps
Une feuille de temps contient généralement :
- l’identité du collaborateur (nom, fonction) ;
- la période concernée (jour, semaine ou mois) ;
- les horaires de début et de fin de chaque plage de travail ;
- la description des tâches ou des projets sur lesquels le temps est passé ;
- les pauses, absences, déplacements professionnels, travaux de nuit ou dimanche ;
- le total des heures effectuées sur la période, avec distinction entre heures « normales » et heures « supplémentaires » ou « sur-temps » ;
- le solde d’heures (écart entre heures planifiées et heures réellement effectuées), le cas échéant.
Bonnes pratiques pour mettre en place des feuilles de temps
- Prévoir un délai de saisie régulier (quotidien ou hebdomadaire) afin de garantir la fiabilité et l’actualisation des données.
- Assurer la simplicité et l’ergonomie de l’outil afin que les collaborateurs l’utilisent de façon fluide.
- Former les collaborateurs et clarifier les règles internes : qui remplit, qui valide, quelle périodicité.
- Intégrer la feuille de temps dans d’autres systèmes RH et paie afin d’éviter les doublons et de tirer parti des données.
- Exploiter les données pour l’analyse : quels projets ou missions consomment le plus de ressources ? quelles sont les périodes de surcharge ? etc.
- S’assurer que l’outil et les processus respectent la législation du travail (durée de travail, repos, pauses, etc.).
En résumé
La feuille de temps est plus qu’un simple relevé horaire : c’est un levier de pilotage pour les RH et les managers, et un outil clé pour la gestion, la facturation, l’analyse et la conformité. Pour une entreprise, elle doit être conçue et utilisée dans le respect des spécificités légales locales, tout en offrant transparence, efficacité et adaptabilité.
