Die reizende Schweizer Gemeinde Cologny liegt am Ufer des Genfer Sees im Kanton Genf und hat fast 6000 Einwohner und Einwohnerinnen. Der Generalsekretär sowie der Leiter der Abteilung für dokumentarische Information und Informatik haben uns empfangen, damit wir über die Gründe sprechen können, die sie dazu bewogen haben, sich für Kelio, die von Kelio entwickelte Software, zu entscheiden.
Die Verwaltung von Cologny beschäftigt 42 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an drei verschiedenen Standorten, verwaltet aber auch einen Gemeindesaal sowie weitere Gebäude. Da die Gemeinde bisher ein veraltetes Zeiterfassungsprogramm im Einsatz hatte, entschied sie sich 2016 für die Lösungen von Kelio. Man implementierte eine 2-in-1-Lösung, die die Zeiterfassung mit der Zugangskontrolle durch 35 biometrische Lesegeräte kombiniert, die mit Fingerabdruck oder Karte aktiviert werden können.
Biometrische Zugangsleser ermöglichen es, verschiedenen Personen unterschiedliche Berechtigungen zum Öffnen von Räumen zu erteilen
Zentrale Datenerfassung macht Papier überflüssig
Die Bündelung in einer einzigen Datenbank hat wesentlich zu der Entscheidung der Gemeinde beigetragen. Dank des Softwarepakets Kelio können nämlich die verschiedenen Arbeitszeiten und auch die verschiedenen Zugangsberechtigungen zu den diversen Räumlichkeiten verwaltet werden. Der europaweite Ruf der Kelio-Gruppe, die mit ihrer Schweizer Niederlassung regional verankert ist, war ein wichtiger Faktor im Hinblick auf die Kenntnisse der geltenden Gesetzgebung in der Arbeitswelt. Die angenehme Ergonomie von Kelio wurde ebenfalls geschätzt, und die Interaktivität der Terminals, z. B. des Teambereichs, ermöglichte es der Gemeinde, völlig auf Papier zu verzichten. Denn die Mitarbeiter sehen ihre Informationen in Echtzeit, was eine Zeitersparnis bedeutet. Mit dem Modul Personalplanung können unter anderem auch die geplanten Abwesenheitszeiten eingesehen werden. Das verschafft der Gemeinde mehr Transparenz und damit eine höhere Effizienz. Die Biometrie macht es möglich, auf die Verwendung von Ausweisen zu verzichten, was praktisch ist, um sich an die geltenden Hygienestandards anzupassen, insbesondere bei Gesundheitskrisen. Interessant ist, dass eine Minderheit der Menschen Fingerabdrücke hat, die nicht mehr lesbar sind (Berufe in der Landwirtschaft oder im medizinischen Bereich), weshalb die Vielseitigkeit der biometrischen Lesegeräte wichtig ist. Die Vertreter der Gemeinde Cologny betonen jedoch auch jenen Vorteil der Biometrie, dass es weniger vergessene Ausweise, somit weniger Ausfälle bei der Zeiterfassung und auch weniger Sorgen um die Entmagnetisierung der Ausweise gibt.
Zugangslesegerät, mit dem der Aufzug mithilfe einer Karte oder eines Fingerabdrucks in Bewegung gesetzt werden kann
Kontrollierte Einführung mit Folgebetreuung
Die Einführung von Kelio erfolgte schrittweise, da man von einem IT-System zum anderen wechseln musste, aber das Kelio-Team ist dabei effizient vorgegangen. Nach der anfänglichen Einrichtung schätzten es die Mitarbeiter der Gemeinde Cologny, einmal im Jahr einen Termin mit einem der Berater von Kelio Schweiz zu haben. So konnten sie ihre sich ändernden Bedürfnisse mit den Möglichkeiten, die das Softwarepaket Kelio bietet, optimal abstimmen. Sie empfehlen unseren neuen Kundinnen und Kunden, mindestens in den ersten drei Jahren nach der Einführung einen Tag Coaching einzuplanen. Dies ermöglichte ihnen insbesondere, eine leistungsfähige Blockorganisation zu implementieren und die Produktivität durch eine kontrollierte Automatisierung zu steigern. Ein weiterer Punkt, der gemeinsam entwickelt wurde, ist die Übersicht über noch vor Ort befindliches Personal vor der Alarmierung von Gebäuden mithilfe eines Terminals, das mit einem Tablet verbunden ist und sich automatisch aktualisiert.
Kelio Visio X7-Terminal, direkt mit einem Tablet verbunden, das die Liste der anwesenden Personen aktualisiert
Kostengünstige Neuerungen und Updates mit reaktionsschnellem Support
Die Zeiterfassung bei der Arbeit im Home Office war ein Kundenwunsch und dank der neuesten Version von Kelio ist diese nun voll integriert. So stellt die Person online einen Antrag auf Home Office, der/die Abteilungsleiter*in bestätigt den Antrag und anschliessend kann die betreffende Person einfach direkt im Webportal stempeln.
Die Vertreter der Gemeinde berichten, dass es beim letzten grossen Update etwa eine Woche gedauert hat, bis sich alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wieder zurechtgefunden hatten. Die Version 4 von Kelio stellt ihrer Meinung nach eine deutliche Verbesserung dar. Dasselbe gilt für das Ticketing-Werkzeug B-Support, das 2021 neu gestaltet wurde. Die Supportanfragen wurden stets innerhalb einer angemessenen Frist bearbeitet. Für allgemeinen Fragen wurde es sehr geschätzt, stets dieselbe Bezugsperson zu haben, aber je nach der spezifischen Art der Anfragen nimmt eine oder ein anderer Spezialist*in Kontakt auf.
Effizientere Personalverwaltung
Zum Abschluss sei erwähnt, dass die Gemeinde Cologny es positiv bewertet, dass ihre Personalabteilung nun aufgrund eines effizienten Workflows die ihr vorgelegten Anträge leicht genehmigen, aber auch relevante und zuverlässige Statistiken erstellen kann. Dank Kelio versendet die Personalabteilung auch monatliche Stundenzettel per automatisierter E-Mail, und der Empfang hat einen besseren Überblick über Abwesende und Anwesende, was ihr die Arbeit erleichtert.
Wir danken dem Generalsekretär sowie dem IT-Verantwortlichen der Gemeinde Cologny, die sich die Zeit genommen haben, unsere Fragen zu beantworten, und denen wir es auch zu verdanken haben, dass wir das Rathaus besichtigen konnten. Wir freuen uns darauf, diese Zusammenarbeit fortzuführen und die Erwartungen bestmöglich zu erfüllen.
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