Software für HR-Onboarding

 

Was ist ein HR-Onboarding-Prozess?

Onboarding, auch Einbindung genannt, ist der Prozess der Aufnahme und Betreuung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Ziel, ihnen den Einstieg im Unternehmen zu erleichtern.

Der Onboarding-Prozess hat folgende Ziele:

• Den Einzelnen ermöglichen, sich in ihrem neuen Arbeitsumfeld zu akklimatisieren, indem eine «Entdeckungsreise» angeboten wird, auf der sie das Unternehmen, seine Werte, seine internen Verfahren und ihre Aufgaben kennen lernen und gleichzeitig Informationen über ihre Position, ihre Rolle und ihre Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens erhalten.
• Eine gute Einbindung der Person in das Team zu gewährleisten, um die kollektive und individuelle Arbeit zu erleichtern.
• Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Informationen, die für die Ausübung ihrer Aufgaben nützlich sind: interne Dokumente, Zugangsbadge, PC , usw.
• Einen effizienten Übergang in die neue Position gewährleisten indem ein schneller Erwerb von Kompetenzen durch vorherigen Austausch und die Bereitstellung von relevantem Support gefördert wird.
• Einholen von Eindrücken der Person mittels Berichten nach dem Eintritt und/oder Interviews am Ende der Probezeit, um eine kontinuierliche Verbesserung des Onboarding-Prozesses zu ermöglichen.

HR-Onboarding ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Mitarbeitermotivation, die Bindung von Talenten sowie für die Reduzierung der Mitarbeiterfluktuation.

Mit Kelio bieten Sie Ihren neuen Mitarbeitern schon vor ihrem Eintritt ein personalisiertes und reibungsloses Onboarding-Erlebnis. Vereinfachen Sie die Organisation des Onboardings und koordinieren Sie auf effektive Weise alle Beteiligten für das Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter.

Preboarding: der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einbindung

Die Phase vor dem tatsächlichen Eintritt der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nennt man «Preboarding». Sie folgt der Einstellungsphase und kann unterschiedlich lang dauern.

Während dieser Zeit bereiten verschiedene administrative Schritte die Einbindung der neuen Person vor und sorgen dafür, dass deren Motivation bis zu dessen Eintritt im Unternehmen erhalten bleibt.

Um die Personalabteilung bei diesem Prozess zu unterstützen, bietet die Kelio HRIS-Software eine umfassende Preboarding-Lösung. Sobald Ihre neuen Mitarbeiter ihre Zugangsdaten erhalten haben, können sie sich im Kelio Mitarbeiterportal einloggen sowie:

• ihre Kelio-Mitarbeiterdatei mit ihren persönlichen Daten vervollständigen und administrative Dokumente hinzufügen
• ihren Arbeitsvertrag, ihre Betriebsordnung oder andere HR-Dokumente mittels elektronischer Signatur ausfüllen und unterschreiben
• Zugang zu ihrem personalisierten Portal in den Farben des Unternehmens haben und Informationen (Begrüssungsheft, aktuelle News usw.) noch vor ihrem Eintritt abrufen
• über einen integrierten Nachrichtendienst Nachrichten an bzw. von ihren zukünftigen Kollegen und Managern senden oder empfangen
• alle wichtigen Informationen für ihren ersten Arbeitstag erhalten: Wegbeschreibung, Fortbildungsplan, ...

All diese Dinge können vom neuen Mitarbeiter selbst erledigt werden und verringern somit den Verwaltungsaufwand für die Personalabteilungen. Der neue Mitarbeiter ist somit auch an seiner Einbindung beteiligt und dies ermöglicht ihm, sein zukünftiges Leben in Ihrem Unternehmen schrittweise zu entdecken.

Der Preboarding-Phase wird allzu oft wenig Bedeutung geschenkt, obschon sie eine entscheidende Rolle bei der Konsolidierung laufender Einstellungen und der Hervorhebung der Arbeitgebermarke spielt.

Wie kann man die Aufgabenverwaltung vereinfachen, die mit dem Onboarding eines Mitarbeiters verbundenen ist?

Mit der Kelio Onboarding-Software können Sie die Aufgabenverwaltung, die mit der Einbindung neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen verbunden ist, vereinfachen und automatisieren.

Ihre digitalisierten HR-Prozesse umfassen die vor dem Eintritt Ihrer neuen Mitarbeiter zu erledigen Aufgaben. Auch die Verantwortlichen oder Abteilungen, die dafür sorgen müssen, dass diese Aufgaben in Ihrer Kelio HRIS erledigt werden (IT-Abteilung muss einen Laptop vorbereiten, Termin mit dem Vorgesetzten vereinbaren,…) verfügen über diese Angaben.

Die Prozesse oder Checklisten können an die spezifischen Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden und umfassen z. B.:

• Vorbereitung von HR-Vertragsdokumenten
• Unterzeichnung von HR-Dokumenten durch verschiedene Parteien
• Einrichten eines Laptops oder eines Ausweises für den Zugang zum Unternehmen
• Vorbereitung von Arbeitsausrüstung wie Sicherheitskleidung und/oder -werkzeug, Smartphone, Firmenwagen usw.
• Vorbereitung eines Willkommenspakets
• Planung obligatorischer Termine: Schulungen zu Sicherheitsverfahren im Unternehmen, Arztbesuche usw.

Festlegung einer Frist für die Aufgabenerledigung. Sie können das Ausfüllen mancher Felder sowie das Hochladen von Dokumenten auch vorschreiben.

Erstellung von Aufgabenverknüpfungen: Die Zuweisung einer Aufgabe kann von der Durchführung einer späteren Aufgabe abhängig gemacht werden.

Als Personalmanager können Sie die im Rahmen Ihres Onboarding-Prozesses zu erledigenden Aufgaben in Echtzeit auf Ihrem Dashboard nachverfolgen und Benachrichtigungen erhalten, wenn die Frist für die Erledigung einer Aufgabe überschritten wird. Mit der Kelio Software können Sie sicherstellen, dass die Aufgaben von den Mitarbeitern, denen sie zugewiesen wurden, rechtzeitig durchgeführt werden. Kelio macht einen fehlerfreier HR-Onboarding-Prozess möglich!

Die Erstellung eines neuen Prozesses für jede Neueinstellung wird dadurch nämlich überflüssig. Kelio ermöglicht Ihnen je nach Arbeitnehmerkategorie verschiedene Prozesse und das Auswählen des Prozesses Ihrer Wahl!

Offboarding, Reboarding ...: Warum sollte man langfristig an seinem Onboarding arbeiten?

Dank der anpassbaren Funktionen der Kelio Software können Sie die Abwicklung interner HR-Prozesse nach denselben Prinzipien wie beim Onboarding vereinfachen. So können Sie die Verwaltung von HR-Prozessen zentralisieren und automatisieren, wie z. B.:

• Reboarding: Erleichtern Sie die Wiedereingliederung eines Mitarbeiters nach einer längeren Abwesenheit (lange Krankheit, Mutterschafts- oder Forschungs- und Weiterbilungsurlaub, Rückkehr aus dem Ausland usw.).
• Crossboarding: Vereinfachen Sie den Stellenwechsel eines Mitarbeiters innerhalb desselben Unternehmens
• Offboarding: Begleiten Sie den Austritt von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben erfüllt wurden: Rückgabe von Arbeitsgeräten und Zugangsausweisen, Deaktivierung des Computerzugangs, Kündigung von Abonnements und andere Verwaltungsformalitäten, Erledigung des Saldos aller Konten und der Lohnabrechnungen usw.

Die Kelio Onboarding-Software bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter – von der Einstellung bis zur Beendigung der Zusammenarbeit mit dem Unternehmen.