Décompter correctement les frais en Suisse est essentiel pour respecter les obligations légales et assurer une gestion fiable. Cela permet de limiter les risques fiscaux et de renforcer la confiance des collaboratrices et collaborateurs.
Dans cet article, vous découvrirez l’essentiel à savoir sur la gestion des frais en Suisse. Nous vous expliquons également comment Kelio peut vous aider à optimiser vos processus internes grâce à une solution logicielle efficace et intuitive.
Dépenses professionnelles en Suisse : que peut-on déclarer ?
En Suisse, on entend par frais toutes les dépenses que les collaborateurs effectuent dans le cadre de leur activité professionnelle et qui sont remboursées par l'employeur. Il s'agit par exemple des frais de déplacement, de repas, d'hébergement ou de matériel de travail. Il est important que ces dépenses soient liées à l'entreprise et en rapport avec le travail.
Différence entre frais, éléments de salaire et forfaits
La question « Que sont les frais professionnels ? » suscite souvent des interprétations divergentes, car différentes dépenses peuvent être considérées comme des frais en Suisse.
Voici les principales catégories de frais à différencier :
- Frais de représentation
Il s’agit de remboursements de frais réels, effectués sur la base de justificatifs (tickets, factures, etc.). Ces frais concernent par exemple les repas d’affaires, les déplacements ou les nuitées liés à l’activité professionnelle.
- Éléments de salaire
Ce sont des rémunérations régulières qui ne sont pas directement liées à des dépenses effectives. Ils constituent un revenu imposable (par exemple, une indemnité mensuelle sans lien avec des frais réels engagés).
- Montants forfaitaires
Il s’agit de sommes fixes versées sans justificatif individuel, souvent dans un cadre légal précis. Cela inclut par exemple les indemnités journalières forfaitaires pour des voyages professionnels, conformément aux barèmes fiscaux en vigueur.
Cadre juridique : Aperçu du CO, de la LTVA et de la pratique fiscale
Le cadre légal des frais en Suisse est basé sur différentes lois, mais leur application varie d'un canton à l'autre :
- Code des obligations (CO) : régit l'obligation de l'employeur de rembourser les frais professionnels (§ 327a CO).
- Loi sur la TVA (LTVA) : la TVA est pertinente pour les prestations liées aux frais ; surtout pour les prestations d'accueil ou d'hébergement.
- Droit fiscal : les frais remboursés en Suisse sont en principe exonérés d'impôt, pour autant qu'ils soient raisonnables et que leur décompte soit justifiable.
Exemples de dépenses : types de frais typiques dans le quotidien professionnel suisse
Les frais typiques en Suisse qui sont décomptés quotidiennement dans les entreprises sont :
- Matériel de travail
- Frais d’accueil liés aux visites de clients
- Ouvrages professionnels
- Frais de déplacement
- Frais de téléphone en rapport avec le travail
- Frais d'hébergement
- Repas pendant les déplacements professionnels
Quelles sont les exigences légales applicables aux notes de frais en Suisse ?
Règlements écrits relatifs aux frais : obligation ou exercice libre ?
La loi n'impose aucune règle écrite, mais un règlement des frais détaillé facilite le décompte pour l'employeur, les collaboratrices et les collaborateurs. De plus, il permet de garantir le respect des directives relatives aux frais en Suisse, conformément à la loi.
Que dit le droit fiscal suisse sur l'imposition des frais ?
Les frais professionnels remboursés sont, en principe, exonérés d’impôt. Pour cela, ils doivent être raisonnables et appuyés par des justificatifs. À l’inverse, les paiements excessifs ou non documentés peuvent être considérés comme imposables.
Important : le décompte des frais en Suisse doit toujours se conformer aux directives de l’administration fiscale du canton concerné.
Le rôle de la retenue à la source en cas d'activité transfrontalière
L'Allemagne et la Suisse sont liées par une convention de double imposition (CDI) qui stipule que les employés paient leurs impôts là où ils travaillent. Le taux actuel de l'impôt à la source suisse est de 4,5% du revenu brut pour les frontaliers et frontalières. Il est directement prélevé par l'employeur sur le salaire de l'employé. Certains frais peuvent également être soumis à l’impôt à la source. Il est donc vivement conseillé de recourir à un accompagnement fiscal personnalisé pour garantir la conformité.
Comment organiser efficacement le processus de gestion des frais au sein de votre entreprise ?
Du document à la facturation : quelles sont les étapes du processus réellement nécessaires ?
Pour gagner en efficacité, le processus devrait être structuré en plusieurs étapes claires et définies. Cela inclut, par exemple, la remise des justificatifs originaux par les collaboratrices et collaborateurs. Leur exactitude et leur validité sont ensuite vérifiées par le service compétent au sein de l’entreprise. Si tout est conforme, le processus se poursuit avec la validation, la comptabilisation, l’enregistrement dans le logiciel dédié, puis le versement au ou à la collaborateur·trice concerné·e.
Outils numériques pour la saisie des frais : avantages et critères de sélection
Un outil numérique pour les frais aide à la comptabilisation et au décompte rapides et simples. Parmi les avantages, on trouve par exemple la reconnaissance automatique des justificatifs, les possibilités de saisie via téléphone mobile ainsi que les processus d'approbation rapides et l'intégration simple dans la comptabilité des salaires.
Outre la compatibilité avec les logiciels existants, la facilité d'utilisation est également importante pour le choix d'un programme approprié.
Quels sont les risques liés à une note de frais erronée et comment les éviter ?
Des notes de frais erronées ou incomplètes peuvent entraîner des rappels de salaire, des amendes, voire des sanctions pénales.
Les contrôles manuels, tels que le principe des quatre yeux, ou les contrôles numériques par des logiciels de haute qualité aident très bien à minimiser les erreurs et à respecter les exigences légales.
Comment établir un règlement des frais conforme au droit suisse et applicable au quotidien ?
Exigences minimales en matière de contenu selon la loi et les autorités
Un règlement des remboursements de frais moderne devrait contenir des définitions claires des frais remboursables en Suisse ainsi que des montants maximaux pour les forfaits. De plus, il devrait contenir les obligations de justification et expliquer la procédure de soumission et d'approbation. Si nécessaire, il devrait également inclure des règles pour les déplacements transfrontaliers.
Comment concevoir correctement des régimes forfaitaires
Les forfaits sont une solution pratique, mais ils doivent s'aligner sur le règlement des frais de l'administration fiscale cantonale concernée ou être approuvés par celle-ci.
Quelles sont les meilleures pratiques qui ont fait leurs preuves dans les entreprises suisses ?
Outre le règlement détaillé des frais, des formations, des directives et des processus simples permettent d'éviter toute ambiguïté.
Des contrôles périodiques des processus de frais aident à adapter le règlement des frais aux dispositions légales actuelles ou aux changements dans l'entreprise. Ainsi, le décompte des frais reste toujours efficace en interne et conforme à la législation en externe.
Avec Kelio, la facturation des frais est enfin simple, rapide et sûre
Un décompte rapide et simple des frais est possible avec le logiciel de gestion des notes de frais de Kelio. Vous pouvez ainsi accélérer et simplifier de manière décisive le processus de saisie et d'approbation jusqu'à la comptabilisation automatique tout en réduisant considérablement les risques d’erreurs. Notre logiciel est conforme à la législation suisse, transparent et compatible avec votre système financier existant. Nous nous ferons un plaisir de vous en dire plus lors d'un entretien personnel !
