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Logiciel d’Onboarding RH

Facilitez l'intégration de vos nouveaux collaborateurs

Construisez un accueil sur-mesure pour vos nouveaux employés ! Simplifiez leurs premiers pas dans votre organisation et fidélisez vos talents, grâce au logiciel Kelio.

GESTION DES TEMPSNOS RÉFÉRENCES

Qu’est-ce qu’un processus d’Onboarding RH ?
 

Qu’est-ce qu’un processus d’Onboarding RH ?

L'Onboarding, autrement dit l’intégration (ou « embarquement »), est le processus d'accueil et de suivi des nouveaux collaborateurs et nouvelles collaboratrices, visant à rendre plus facile leur arrivée dans la structure professionnelle.

Le processus d’Onboarding a pour objectifs de :

  • Permettre aux individus de s'acclimater à leur nouvel environnement professionnel en proposant un parcours de découverte de l'entreprise, de ses valeurs, de ses procédures internes, de leurs missions, tout en leur fournissant des informations sur leur positionnement, leur rôle et leurs responsabilités au sein de la structure.
  • Garantir une bonne intégration de la personne au sein de son équipe afin de faciliter le travail collectif et individuel
  • Fournir les outils de travail et informations utiles pour l’exercice de ses missions : documentation interne, badge d’accès, poste informatique , etc.
  • Assurer une transition efficace efficace vers le nouveau poste en favorisant une acquisition rapide des compétences grâce à des échanges préalables et à la mise à disposition de supports pertinents
  • Collecter les impressions de la personne grâce à des rapports post-arrivée et/ou des entretiens en fin de période d'essai, pour permettre une amélioration continue du processus d'Onboarding.

L'Onboarding RH est essentiel pour maintenir la motivation des employés, fidéliser les talents et réduire le turnover.

Avec Kelio, offrez une expérience d'intégration personnalisée et fluide à vos nouveaux employés, même avant leur arrivée. Simplifiez l'organisation de l'Onboarding et coordonnez efficacement toutes les parties prenantes pour l'embarquement de vos nouvelles recrues.

Preboarding : la clé pour une intégration réussie

L’étape qui précède l’arrivée effective des collaborateurs et collaboratrices est celle du « Preboarding ». Elle suit la phase de recrutement et peut avoir une durée plus ou moins longue.

Durant cette période, diverses démarches administratives préparent l’intégration de la nouvelle personne et permettent de maintenir la motivation du collaborateur jusqu’à son arrivée dans l'entreprise.


Preboarding : la clé pour une intégration réussie

Afin d’assister les RH dans ce processus, le logiciel SIRH Kelio offre une solution de preboarding complète. Dès que vos nouvelles recrues auront reçu leurs identifiants, ils pourront se connecter au portail salarié Kelio et pourront :

  • Compléter leur fiche salarié Kelio avec leurs données personnelles ainsi que d’ajouter des documents administratifs
  • Compléter et signer leur contrat de travail, règlement d’entreprise ou tout autre document RH, via la signature électronique
  • Avoir accès leur portail personnalisé aux couleurs de l’entreprise et consulter des informations (livret d’accueil, dernières actualités etc.) avant même leur arrivée
  • Envoyer ou recevoir des messages de leurs futurs collègues et manager grâce à une messagerie intégrée
  • Recevoir toutes les informations importantes pour leur première journée de travail : plan d’accès, planning de formation, …

Tous ces éléments peuvent être réalisés par le nouveau collaborateur et permettent d’alléger la charge de travail administrative pour les départements RH. Le nouveau collaborateur s’implique dès lors également dans son intégration et cela lui permet de découvrir progressivement sa future vie au sein de votre structure.

L’étape de Preboarding est trop souvent mise de côté alors qu’elle a un rôle crucial dans la consolidation des recrutements en cours et la mise en avant de la marque employeur.

Comment simplifier la gestion des tâches liées à l’onboarding d’un collaborateur ?

Grâce au logiciel d'Onboarding Kelio vous pourrez faciliter et automatiser la gestion des tâches liées à l’intégration de nouveaux salariés dans votre organisation.

Vos processus RH digitalisés comporteront les tâches à réaliser avant l’arrivée de vos nouveaux collaborateurs, ainsi que les responsables ou départements qui doivent veiller à la réalisation de ces tâches (département informatique doit préparer un ordinateur portable, rendez-vous avez le responsable hiérarchique, …) dans votre SIRH Kelio.

Comment faire un processus d’Onboarding RH ?

Les processus ou check-lists sont personnalisables selon les besoins spécifiques des entreprises et incluent par exemple :

  • Préparation de documents contractuels RH
  • Signature de documents RH par diverses parties
  • Configuration d'un ordinateur portable ou badge d’accès à l'entreprise
  • Préparation d''équipement de travail comme des vêtements ou/et outils de sécurité, un smartphone, un véhicule de fonction, etc.
  • Préparation d'un welcome pack
  • Planification des RDV obligatoires : formation aux procédures de sécurité dans l'entreprise, visites médicales, etc.

Déterminer un délai pour la réalisation des tâches, vous pouvez également rendre des champs à compléter obligatoires ainsi que le chargement de documents.

Créez des enchainements de tâches : l’affectation d’une tâche peut être conditionnée à la réalisation d’une action ultérieure.

En tant que gestionnaire RH, vous pourrez effectuer le suivi des tâches à réaliser dans le cadre de votre processus d'Onboarding en temps réel sur votre tableau de bord et recevoir des alertes lorsque le délai pour la réalisation d’une tâche est dépassé. Grâce au logiciel Kelio vous pourrez vous assurer que les actions sont réalisées en temps en en heure par les collaborateurs à qui elles ont été attribuées. Un processus d’Onboarding RH sans erreurs c’est possible dans Kelio !

Ce ne sera plus nécessaire de créer un nouveau processus à chaque engagement d’un nouveau collaborateur. Dans Kelio vous pourrez avoir différents processus selon les catégories de travailleurs et sélectionner le processus de votre choix !

Onboarding personnalisé pour un processus d'intégration à votre image

Maitrisez tous les paramètres de votre Onboarding pour refléter les valeurs et la culture de votre organisation !

Le logiciel Kelio permet de personnaliser entièrement votre processus d'intégration en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise : nombre de tâches, enchainement des actions, délais, collaborateurs concernés, outils à fournir, rétroplanning … Vous développez un sentiment d’appartenance et d’engagement auprès de vos employés dès leur intégration.

Avec Kelio, vous uniformisez les processus d’Onboarding de toute votre entreprise : vous garantissez un accueil de qualité à tous vos nouveaux employés et travaillez votre marque employeur sur le long terme.

Offboarding, Reboarding … : pourquoi travaillez son Onboarding sur le long terme ?

Grâce à ses fonctionnalités personnalisables, le logiciel Kelio permet de faciliter le traitement de processus RH internes selon les mêmes principes que celui d’Onboarding. Ainsi, vous pouvez centraliser et automatiser la gestion de processus RH tels que :

  • Reboarding : facilitez la réintégration d’un collaborateur après une longue absence (longue maladie, congé maternité ou sabbatique, retour d’expatriation, etc.)
  • Crossboarding : simplifiez le changement de poste d’un collaborateur au sein de la même entreprise
  • Offboarding : accompagnez le départ des salariés qui quittent l’entreprise afin de garantir que toutes les tâches nécessaires soient réalisées : restitution des outils de travail et des badges d'accès, désactivation des accès informatiques, résiliation des abonnements et autres formalités administratives, réalisation du solde de tout compte et des déclarations en paie, etc.

Le logiciel d’Onboarding Kelio offre une solution complète pour la gestion de l'ensemble du cycle de vie des collaborateurs, du recrutement à la fin de leur collaboration avec l’entreprise.

Pourquoi travailler son Onboarding sur le long terme ?

Kelio - Logiciel Onboarding

Pourquoi choisir le logiciel Kelio pour votre Onboarding ?

  • Intégration fluide et personnalisée de vos nouveaux collaborateurs, en amont même de leur première journée de travail
  • Productivité accrue pour vos gestionnaires RH grâce à l'automatisation, à la délégation et au suivi facilité des tâches d'intégration
  • Réduction des erreurs et retards grâce à une planification précise des actions à réaliser
  • Meilleure expérience pour les collaborateurs, qui se sentent accueillis et pris en charge dès le début au sein de l'entreprise
  • Amélioration de la marque employeur de l’entreprise

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