Quels avantages pour le Paléo Festival d’utiliser un logiciel dédié au suivi des absences ?
Le Paléo Arts et Spectacles est une association organisatrice du plus grand festival open air de Suisse, qui se déroule sur la plaine de l'Asse à Nyon. Ce festival représente un événement majeur en Europe qui attire jusqu’à 250'000 personnes.
Avec un chiffre d'affaires de 31 millions de CHF, le festival mobilise 44 équivalent plein temps au travers de 75 employés auxquels s'ajoutent jusqu'à 5 400 bénévoles pendant les six jours de l'événement.
©Paléo Festival image de Bertrand Pasche
Client depuis
2021
Particularités
Plus grand festival open air de Suisse
Effectif
75 personnes équivalent à 44 pleins temps
Types de projet
Gestion des absences
Rencontre avec Christophe PILET
Responsable des finances, des ressources humaines et de l'informatique
Le besoin initial de Paléo Festival
Dans le domaine de l'événementiel, la gestion du temps et des ressources humaines revêt une importance cruciale pour assurer le bon déroulement des opérations. Au sein du Paléo Arts et Spectacles, Christophe Pilet, responsable des finances, des ressources humaines et de l'informatique, est un membre clé de l'association depuis 21 ans. Il a été impliqué dans 19 éditions du festival et a joué un rôle essentiel dans l'implémentation de Kelio.
Avant de mettre en place Kelio, le Paléo utilisait un système de gestion interne basé sur des fiches de vacances et des tableaux Excel©. Cependant, les besoins spécifiques de l'association en termes de gestion des congés et absences ont motivé la recherche d'une solution plus efficace et détaillée.
On arrivait à la limite du système. J'avais besoin d'une vision beaucoup plus généraliste et détaillée du taux d'absentéisme. (...) On a donc commencé à étudier en 2020 à faire appel à un système de gestion.
La problématique résolue
Pour le service RH, Kelio offre une vision globale et détaillée de la gestion des absences, facilitant l'identification des problèmes potentiels et l'optimisation de l'octroi des vacances. M. Pilet explique :
Cela permet d'avoir une vision globale et départementale de la gestion des absences (...) d'octroyer des vacances en sachant qui a déjà pris d'autres jours de congé et donc de pouvoir optimiser cet octroi de vacances.
Il trouve également pratique d’avoir pu constater par la suite :
« Le bénéfice pour la gestion des autres absences, telles que la maladie, est notable grâce à Kelio, car le logiciel nous permet d'obtenir un taux d'absentéisme par personne bien plus précis qu'auparavant. »
Du côté de l'administration, Kelio a permis de réduire la consommation de papier et d'économiser un temps précieux. M. Christophe Pilet souligne l'importance de cette efficacité administrative dans le monde actuel : « Gain de papier, gain de temps, de nos jours, c'est hyper important ! »
Quels sont les avantages du suivi des congés et absences ?
M. Pilet met en évidence le retour positif des utilisateurs :
« Le retour est très positif par rapport aux utilisateurs (...) Cela permet en un coup d'œil de voir combien de jours de vacances il leur reste. »
De plus, Kelio a simplifié le processus de demande d'absence, notamment en cas de maladie, permettant aux utilisateurs et utilisatrices de soumettre facilement une demande accompagnée des pièces justificatives nécessaires.
Je pense qu’à part les vacances, ce qui est intéressant c’est de pouvoir faire des demandes d’absences. Si par exemple ils sont à l’assurance car ils ont eu un accident, ils peuvent très bien faire la demande. En plus (…) ils peuvent lier une pièce jointe comme un certificat médical et c’est du coup nettement plus simple pour eux.
Pourquoi choisir un logiciel RH en mode Cloud/ SaaS ?
Le logiciel Kelio de gestion des temps est hébergé en mode SaaS/cloud 24/7 avec une connexion internet. Le mode cloud offre un loyer mensuel unique pour une maîtrise budgétaire optimale. C’est d’ailleurs un des points relevés par Christophe Pilet :
Une solution Cloud nous offre beaucoup plus de sécurité et de stabilité et nous évite de gros investissement toutes les années.
Quelle est la qualité des services proposés par Kelio Suisse ?
M. Pilet, habitué à collaborer avec des sociétés dans le domaine de l’informatique, témoigne de l'excellente surprise qu’a représenté l’expérience qu'il a eue avec les services de Kelio Suisse. Il souligne avoir apprécié la rapidité de traitement des problèmes ainsi que la documentation fournie. Il a également été satisfait de la relation commerciale avec Philippe Turcaud qui a répondu rapidement à leur demande de modification du nombre de licences disponibles. Pour finir, il souligne que le support en ligne a également été très efficace pour répondre aux différentes demandes du Paléo Arts & Spectacles Festival.
On a eu beaucoup de demandes de support pour diverses raisons et on a utilisé votre système de support en ligne qui marche très bien et est très rapide.
©Paléo Festival image de Marc Amiguet
Est-ce que le Paléo envisagerait d’étendre leur solution Kelio ?
Lorsque nous abordons les nouveaux modules RH de la V5 de Kelio, il exprime son intérêt pour un module d'Onboarding qui permettrait une gestion simplifiée de l’intégration des collaborateurs.
Je serais très intéressé par un module d’Onboarding et de gestion complète de la gestion des collaborateurs de A à Z en amont d’un contrat de travail qui permettrait de regrouper l’ensemble des pièces dont on a besoin pour rédiger un contrat et idéalement, si on pouvait avoir la possibilité d’avoir la signature électronique, ça serait top.
Les suggestions d'amélioration, telles que des tableaux de bord plus complets, sont également mentionnées dans le but d'optimiser davantage l'utilisation de Kelio au sein du Paléo Arts & Spectacles Festival. Du côté de Kelio, ce sont des nouveautés sur lesquelles nous travaillons actuellement afin de pouvoir mettre cela en place prochainement. En effet, un de nos buts est de rendre Kelio encore plus facile d’utilisation pour que les managers puissent gagner toujours plus de temps.
Les solutions installées
Les + du logiciel SIRH
- Sécurité et fiabilité des données sur les absences
- Simplicité pour les utilisateurs
- Suivi RH amélioré
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