Dans le domaine de l'événementiel, la gestion du temps et des ressources humaines revêt une importance cruciale pour assurer le bon déroulement des opérations. Au sein du Paléo Arts et Spectacles, M. Christophe Pilet, responsable des finances, des ressources humaines et de l'informatique, a joué un rôle essentiel dans l'implémentation de Kelio. Dans cet article, nous allons mettre en lumière son expérience et les avantages qu'il a pu constater grâce à l'utilisation de Kelio au sein de sa structure professionnelle.
Présentation du Paléo Arts et Spectacles
Le Paléo Arts et Spectacles est une association organisatrice du plus grand festival open air de Suisse, qui se déroule sur la plaine de l'Asse à Nyon. Avec un chiffre d'affaires de 31 millions de CHF, le festival mobilise environ 75 employés à temps plein, auxquels s'ajoutent jusqu'à 5 400 personnes pendant les six jours de l'événement. M. Pilet, un membre clé de l'association depuis 21 ans, a été impliqué dans 19 éditions du festival.
Le Paléo Festival est un événement de musique et de spectacles, répartis sur sept scènes variées ©Paléo Festival Bertrand Pasche
Le choix de Kelio
Avant de mettre en place Kelio, le Paléo utilisait un système de gestion interne basé sur des fiches de vacances et des tableaux Excel. Cependant, les besoins spécifiques de l'association en termes de gestion des absences et des soldes de vacances ont motivé la recherche d'une solution plus efficace et détaillée. Le responsable des finances, des RH et de l’informatique nous explique :
On arrivait à la limite du système. J'avais besoin d'une vision beaucoup plus généraliste et détaillée du taux d'absentéisme. (...) On a donc commencé à étudier en 2020 à faire appel à un système de gestion.
Les bénéfices de Kelio pour le Paléo Festival
M. Pilet souligne également les avantages qu'a apportés Kelio au sein de l'association. Il met en évidence le retour positif des utilisateurs : "Le retour est très positif par rapport aux utilisateurs (...) Cela permet en un coup d'œil de voir combien de jours de vacances il leur reste." De plus, Kelio a simplifié le processus de demande d'absence, notamment en cas de maladie, permettant aux utilisateurs et utilisatrices de soumettre facilement une demande accompagnée des pièces justificatives nécessaires.
Le Paléo représente un événement majeur en Europe qui attire jusqu’à 250'000 personnes ©Paléo Festival Marc Amiguet
Pour le service RH, Kelio offre une vision globale et détaillée de la gestion des absences, facilitant l'identification des problèmes potentiels et l'optimisation de l'octroi des vacances. M. Pilet explique :
Cela permet d'avoir une vision globale et départementale de la gestion des absences (...) d'octroyer des vacances en sachant qui a déjà pris d'autres jours de congé et donc de pouvoir optimiser cet octroi de vacances.
Il trouve également pratique d’avoir pu constater par la suite "le bénéfice pour la gestion des autres absences telles que maladie car Kelio nous permet d’avoir un taux d’absentéisme par personne bien plus précis qu’avant".
Du côté de l'administration, Kelio a permis de réduire la consommation de papier et d'économiser un temps précieux. Christophe Pilet souligne l'importance de cette efficacité administrative dans le monde actuel : "gain de papier, gain de temps, de nos jours, c'est hyper important !".
Christophe Pilet en compagnie de Philippe Turcaud,
Senior Account Manager chez Kelio Suisse.
L’excellente qualité des services de Kelio
M. Pilet, habitué à collaborer avec des sociétés dans le domaine de l’informatique, témoigne de l'excellente surprise qu’a représenté l’expérience qu'il a eue avec les services de Kelio. Il souligne avoir apprécié la rapidité de traitement des problèmes ainsi que la documentation fournie.
Il a également été satisfait de la relation commerciale avec Philippe Turcaud qui a répondu rapidement à leur demande de modification du nombre de licences disponibles. Pour finir, il soulève que le support en ligne a également été très efficace pour répondre aux différentes demandes du Paléo Festival.
Simplification de la gestion des absences et gain de temps
L'expérience de M. Pilet au travers de la structure de l’association du Paléo Festival démontre les bénéfices concrets de l'utilisation de Kelio pour la gestion des temps et des ressources humaines. Grâce à Kelio, l'association a simplifié la gestion des absences, amélioré l'octroi des vacances et réduit la charge administrative. Cela étant, M. Pilet recommanderait Kelio à d'autres PME de la région.
Lorsque nous abordons les nouveaux modules RH de la V5 de Kelio, il exprime son intérêt pour un module d'Onboarding complet qui permettrait une gestion simplifiée de l’intégration des collaborateurs. Les suggestions d'amélioration, telles que des tableaux de bord plus complets, sont également mentionnées dans le but d'optimiser davantage l'utilisation de Kelio au sein du Paléo Festival. Du côté de Kelio, ce sont des nouveautés sur lesquelles nous travaillons actuellement afin de pouvoir à mettre cela en place prochainement. En effet, un de nos buts est de rendre Kelio encore plus facile d’utilisation pour que les managers puissent gagner toujours plus de temps.
Pour conclure, nous remercions sincèrement Christophe Pilet qui nous a chaleureusement accueilli dans leurs bureaux et nous espérons que vous avez réussi à avoir votre précieux sésame lors des 41minutes qu’a duré la vente des billets de cette année, un record absolu ! Nous vous souhaitons à toutes et tous une très belle édition de ce Paléo.
Si comme le Paléo, vous souhaitez gagner en temps et en efficacité en mettant en place une solution de gestion des temps et des absences
A PROPOS DU MANAGER
Christophe PILET
Chef des finances, des ressources humaines et de l'informatique de l’association du Paléo Arts et Spectacles depuis 2002, Christophe Pilet possède une expertise avérée en consulting RH, leadership organisationnel et a un brevet d'agent fiduciaire.
