Comment Vitry Frères à simplifier sa gestion des notes de frais avec Kelio ?
Fondée en 1795, Vitry Frères incarne un savoir-faire reconnu dans la conception d’accessoires et de soins cosmétiques, aujourd’hui exportés dans plus de 30 pays.
Cette présence internationale, reflet de son succès, représente aussi un véritable défi organisationnel : pour ses collaborateurs régulièrement en déplacement, la gestion des notes de frais implique la maîtrise de réglementations variées et la gestion de multiples devises — une réalité bien connue des entreprises suisses actives à l’international.
Déjà utilisatrice de Kelio pour sa gestion RH depuis plusieurs années, l’entreprise a choisi début 2025 d’adopter le module Notes de frais afin de simplifier ses processus, automatiser les tâches administratives, accélérer les validations et sécuriser ses données. Une démarche pragmatique et structurée qui fait écho aux attentes des organisations suisses en quête d’efficacité et de conformité.
Client depuis
2020
Particularités
Notes de frais multi-devises, multi-règles
Effectif
150 employés
Types de projet
Notes de frais
Rencontre avec Cécilia Chouc
Gestionnaire de paie
Le besoin initial de Vitry Frères
Pour les collaborateurs régulièrement en déplacement, la gestion des frais professionnels représentait une charge administrative lourde et chronophage. Le processus reposait essentiellement sur des pratiques manuelles : conservation des justificatifs papier, regroupement des tickets en fin de semaine, puis saisie manuelle des montants avec le risque d’oublis ou d’erreurs. Les équipes commerciales de Vitry Frères, accumulaient ainsi les justificatifs avant de les transmettre de manière parfois irrégulière. Côté RH et comptabilité, cela impliquait un important travail de ressaisie et de contrôle.
Dans un contexte international — une réalité partagée par de nombreuses entreprises suisses exportatrices — la multiplicité des devises, la diversité des réglementations locales et la variété des profils ne faisaient qu’alourdir le processus de validation, générant une perte de temps significative et un manque d’efficacité globale.
La problématique résolue
En février 2025, le déploiement du module Notes de frais de Kelio est confié à Cécilia Chouc, gestionnaire de paie chez Vitry Frères. L’approche adoptée se veut pragmatique et centrée sur les besoins concrets des utilisateurs : paramétrage par zone géographique, phases de tests, formations directement sur smartphone. Les collaborateurs sont ainsi encouragés à photographier leur justificatif immédiatement après chaque dépense et à transmettre leurs frais en quelques clics, simplifiant considérablement leur quotidien.
Je les ai formés directement sur leur téléphone. Je leur ai expliqué : prenez la photo du ticket tout de suite après la dépense, puis envoyez le tout en fin de semaine. Ça change tout.
L’intégration de fonctionnalités clés — reconnaissance automatique des données, visualisation instantanée des justificatifs, workflow de validation fluide et gestion native du multi-devises — transforme en profondeur le processus.
Les managers peuvent consulter la photo du justificatif en un clic et valider rapidement la dépense, rendant la procédure plus simple, plus claire et plus efficace. Un atout particulièrement pertinent car le module prend en charge les 7 devises utilisées au quotidien par les équipes de Vitry Frères, dont le franc suisse (CHF), l’euro (EUR), le dollar américain et canadien (USD, CAD), la livre sterling (GBP) ainsi que les couronnes danoise et suédoise (DKK, SEK).
Comment maîtriser le traitement des notes de frais ?
Aujourd’hui, le traitement de plusieurs centaines de notes de frais par mois n’est plus une contrainte pour Vitry Frères. Grâce au module Notes de frais de Kelio, le processus est devenu simple, structuré et parfaitement intégré au quotidien des équipes.
Les collaborateurs saisissent désormais leurs dépenses au fil de l’eau, directement depuis le terrain, sans manipulation de justificatifs papier ni ressaisie manuelle. Les managers contrôlent et valident rapidement, tandis que l’équipe RH / comptabilité peut se concentrer sur l’intégration comptable et les tâches à forte valeur ajoutée, sans relances inutiles.
De l’enregistrement des justificatifs à la validation finale, chaque étape est sécurisée grâce aux contrôles et blocages automatiquement intégrés au module Kelio. Le résultat : un processus clair, rapide et fiable, adapté aux réalités opérationnelles des entreprises.
La validation hebdomadaire, permet de gagner jusqu’à 2 heures par semaine.
Les solutions installées
Les + du modules notes de frais
- Utilisation mobile fluide et intuitive
- Lecture automatique des montants, TVA et dates
- Gestion native du multi-devise
- Sécurité renforcée grâce aux blocages intégrés
- Réactivité et accompagnement des équipes Kelio
