Wie vereinfacht Vitry Frères die Verwaltung von Spesen mit Kelio?
Gegründet im Jahr 1795, verkörpert Vitry Frères ein anerkanntes Know-how im Design von Accessoires und kosmetischen Behandlungen, die heute in mehr als 30 Länder exportiert werden.
Diese internationale Präsenz, die den Erfolg des Unternehmens widerspiegelt, stellt gleichzeitig eine echte organisatorische Herausforderung dar: Für Mitarbeitende, die regelmässig unterwegs sind, bedeutet die Verwaltung von Spesenabrechnungen, unterschiedliche Vorschriften zu berücksichtigen und mehrere Währungen zu handhaben – eine wohlbekannte Realität für Schweizer Unternehmen mit internationaler Ausrichtung.
Das Unternehmen, das Kelio bereits seit mehreren Jahren für das HR-Management nutzt, entschied sich Anfang 2025 für die Einführung des Moduls Spesenabrechnungen, um seine Prozesse zu vereinfachen, administrative Aufgaben zu automatisieren, Validierungen zu beschleunigen und die Datensicherheit zu erhöhen. Ein pragmatischer und strukturierter Ansatz, der den Erwartungen Schweizer Organisationen entspricht, die Effizienz und Compliance miteinander verbinden möchten.
Kunden seit
2020
Eigenheiten
Spesenabrechnungen mit mehreren Währungen, Regelwerken
Personal
150 Mitarbeitende
Projekttyp
Spesenabrechnungen
Treffen mit Cécilia Chouc
Leiterin Lohnbuchhaltung
Der anfängliche Bedarf de Vitry Frères
Für Mitarbeitende, die regelmässig unterwegs sind, stellte die Verwaltung von Geschäftsausgaben eine hohe und zeitintensive administrative Belastung dar. Der Prozess basierte weitgehend auf manuellen Abläufen: Papierbelege aufbewahren, Quittungen am Wochenende sammeln und die Beträge anschliessend manuell erfassen – mit dem Risiko von Auslassungen oder Fehlern.
Die Verkaufsteams von Vitry Frères sammelten ihre Belege, bevor sie diese teilweise unregelmässig einreichten. Auf Seiten von HR und Buchhaltung führte dies zu hohem Nachbearbeitungs- und Kontrollaufwand.
Im internationalen Kontext – einer Realität, die viele Schweizer Exportunternehmen teilen – erschwerten die Vielzahl an Währungen, lokale Vorschriften und unterschiedliche Nutzerprofile den Validierungsprozess zusätzlich. Das Resultat: erheblicher Zeitverlust und eingeschränkte Gesamteffizienz.
Das Problem gelöst
Im Februar 2025 wurde Cécilia Chouc, Leiterin der Lohnbuchhaltung bei Vitry Frères, mit der Einführung des Moduls Spesenabrechnungen von Kelio betraut. Der gewählte Ansatz war pragmatisch und konsequent auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Anwender ausgerichtet: Konfiguration nach geografischen Regionen, Testphasen sowie direkte Schulungen auf dem Smartphone.
Die Mitarbeitenden werden dazu ermutigt, unmittelbar nach jeder Ausgabe ein Foto des Belegs zu machen und die Spese mit wenigen Klicks zu erfassen – eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsalltag.
Ich habe sie direkt auf ihrem Smartphone geschult. Ich habe ihnen erklärt: Mach direkt nach der Ausgabe ein Foto des Belegs und sende ihn am Ende der Woche ab. Das verändert alles.
Die Integration zentraler Funktionen – automatische Datenerkennung, sofortige Visualisierung der Validierungen, ein nahtloser Freigabeworkflow sowie eine native Mehrwährungsverwaltung – hat den gesamten Prozess grundlegend transformiert.
Führungskräfte können Belege mit einem Klick einsehen und Ausgaben schnell validieren. Der Prozess wird dadurch klarer, transparenter und effizienter. Besonders relevant ist dabei die Unterstützung der sieben Währungen, die bei Vitry Frères täglich im Einsatz sind: Schweizer Franken (CHF), Euro (EUR), US- und kanadischer Dollar (USD, CAD), Britisches Pfund (GBP) sowie die dänische und schwedische Krone (DKK, SEK).
Wie meistert Vitry Frères heute die Verarbeitung von Spesenabrechnungen?
Die Bearbeitung mehrerer hundert Spesenabrechnungen pro Monat stellt für Vitry Frères heute keine Herausforderung mehr dar. Dank des Spesenabrechnungsmoduls von Kelio ist der Prozess einfach, strukturiert und vollständig in den Arbeitsalltag der Teams integriert.
Mitarbeitende erfassen ihre Ausgaben direkt unterwegs, sobald sie anfallen – ohne Papierbelege sammeln oder Daten manuell erneut eingeben zu müssen. Führungskräfte prüfen und validieren schnell, während sich HR und Buchhaltung auf die Buchhaltungsintegration und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können – ganz ohne unnötige Rückfragen oder Erinnerungen.
Von der Erfassung der Belege bis zur finalen Freigabe ist jeder Schritt durch automatische Kontrollen und integrierte Sperren im Kelio-Modul abgesichert. Das Ergebnis: ein transparenter, schneller und zuverlässiger Prozess, der optimal an die operativen Anforderungen des Unternehmens angepasst ist.
Die wöchentliche Validierung spart uns bis zu zwei Stunden pro Woche.
Die installierten Lösungen
Die Vorteile des Spesenabrechnungsmoduls
- Intuitive und reibungslose mobile Nutzung
- Automatische Erkennung von Beträgen, Mehrwertsteuer und Datum
- Native Mehrwährungsverwaltung
- Erhöhte Sicherheit dank integrierter Sperrmechanismen
- Hohe Reaktionsfähigkeit und kompetente Unterstützung durch die Kelio-Teams
