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  • La Commune de Cologny mise sur une solution 2 en 1

Charmante commune suisse située au bord du lac Léman dans le canton de Genève, Cologny compte près de 6000 habitants. Le secrétaire général ainsi que le responsable du service d’information documentaire et informatique nous ont accueillis afin que nous puissions discuter des raisons qui les ont amenés à choisir Kelio.

Mairie de Cologny

L’administration de Cologny engage 42 collaboratrices et collaborateurs sur 3 sites différents mais gère également une salle communale ainsi que d’autres bâtiments. Ayant auparavant un programme de gestion du temps devenu obsolète, ils optent pour les solutions Kelio en 2016. Ils déploient une solution 2 en 1 comprenant la gestion du temps combinée au contrôle d’accès grâce à 35 lecteurs biométriques qui peuvent être activés à l’aide d’empreinte digitale ou de badge.

Timbreuse biométrique

Les lecteurs d’accès biométriques permettent d’octroyer des droits différents selon les personnes pour ouvrir les salles

Base de donnée centralisée et plus besoin de papier

La mise en place d’une seule et unique base de données a largement contribué à leur choix. En effet, grâce au progiciel Kelio, ils peuvent gérer les divers temps de travail et également les différents droits d’accès à leurs locaux. La renommée européenne du groupe Kelio qui possède un ancrage régional avec sa filiale suisse, a représenté un point rassurant au regard des connaissances sur la législation en vigueur dans le monde du travail. L’ergonomie agréable de Kelio est aussi appréciée et l’interactivité des terminaux, par exemple l’espace collaborateur, leur permet de se passer totalement du papier. En effet, les collaboratrices et collaborateurs voient leurs informations en temps réel ce qui représente un gain de temps. Avec le module de planification du personnel, il est possible de voir entre autres les absences planifiées. Cela leur fait ainsi gagner plus de visibilité et donc d’efficacité. La biométrie leur permet quant à elle se de passer de badge, ou pas, ce qui est pratique pour s’adapter selon les normes d’hygiène en vigueur, notamment lors de crises sanitaires. Il est intéressant de noter qu’une minorité de personne possèdent des empreintes digitales devenues illisibles (métier dans l’agriculture ou le médical) et par conséquent, la polyvalence des lecteurs biométriques est importante. Les représentants de la Commune de Cologny soulèvent toutefois que l’avantage avec la biométrie est qu’il y a moins d’oubli de badge, donc de timbrage, ainsi que de soucis de démagnétisation des badges.

Timbreuse biométrique dans un ascenseur

Lecteur d’accès qui permet de mettre en mouvement l’ascenseur à l’aide d’un badge ou d’une empreinte digitale

Une mise en place maîtrisée avec un suivi très utile

Le déploiement de Kelio s’est fait par étape étant donné qu’il fallait passer d’un système informatique à l’autre mais l’équipe Kelio s’est montrée efficace. Après la phase de paramétrage initial, les collaborateurs de la Commune de Cologny ont apprécié avoir un rendez-vous annuel avec un des consultants Kelio Suisse. Cela leur a permis de caler leurs besoins évolutifs à la meilleure façon d’y répondre à l’aide des possibilités offertes par le progiciel Kelio. Ils recommandent à nos nouvelles clientes et nos nouveaux clients de prévoir une journée d’accompagnement durant au moins les 3 premières années après une mise en place. Cela leur a permis notamment de mettre en œuvre une organisation des piquets efficace et gagner en productivité grâce à une automatisation maitrisée. Un autre point qui a été développé conjointement est la visibilité du personnel encore présent sur site, avant la mise en alarme des bâtiments à l’aide d’un terminal connecté à une tablette qui se met à jour automatiquement.

Terminal Kelio Visio X7 connecté à une tablette

Terminal Kelio Visio X7 directement connecté à une tablette mettant à jour la liste des personnes présentes

Nouveautés et mises à jours profitables dotées d’un support réactif

La gestion du télétravail était une demande de leur part et grâce à la dernière version de Kelio, ils sont satisfaits qu’elle soit pleinement intégrée. Ainsi, la personne fait une demande de télétravail en ligne, son responsable de service valide sa demande puis, par la suite, la personne concernée peut simplement timbrer directement sur le portail web.

Ils précisent que lors du passage de la dernière mise à jour majeure, il a fallu environ une semaine afin que l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs retrouvent leurs marques. La version 4 de Kelio marque selon eux une nette amélioration. Il en est de même pour l’outil de ticketing B-Support qui a été repensé en 2021. Leurs demandes de support ont toujours été traitées dans un délai raisonnable. Pour leurs questions générales, ils apprécient avoir une même personne de référence mais selon la nature spécifique de leurs demandes, une ou un autre spécialiste prend contact avec eux.

Des ressources humaines gagnant en efficience

En guise de conclusion, soulevons le fait que la Commune de Cologny trouve positif que ses ressources humaines peuvent désormais aisément valider les demandes qui leur sont soumises à l’aide d’un workflow mais également réaliser des statistiques pertinentes et fiables. Grâce à Kelio, les RH envoient aussi des décomptes horaires mensuels par email automatisé et la réception a plus de visibilité sur les absents et présents, ce qui facilite sa tâche.

Nous remercions le secrétaire général ainsi que le responsable informatique de la Commune de Cologny qui ont pris le temps de répondre à nos questions mais aussi grâce auxquels nous avons pu visiter la mairie. Nous nous réjouissons de continuer à faire évoluer cette collaboration et de répondre au mieux à vos attentes.

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