Viele Firmen verwenden Ausweise für die Überprüfung der Arbeitszeiten und die Zutrittskontrolle (für den Zugang in ein Gebäude). In jeder Organisation herrschen unterschiedliche Bedingungen und Einschränkungen. Welche Kriterien gilt es zu berücksichtigen? Wie wird die am besten geeignete Stempelmethode ausgewählt? Welche verschiedenen Buchungsarten stehen Firmen zur Verfügung? In diesem Artikel werden wir Ihnen alles erklären.
Wie wählen Sie die beste Buchungsmethode für Ihre Firma?
Viele Mitarbeitende buchen täglich ihre Arbeitszeiten. Es ist deswegen äusserst wichtig, eine Stempeluhr zu verwenden, die an die Arbeitsumgebung angepasst ist. Für eine praktische und sichere Anwendung in der Firma ist es ausserdem wichtig, sich für die am besten geeignete Buchungsmethode zu entscheiden. Bei der Wahl der Ausweisart ist es wichtig, folgende Kriterien zu berücksichtigen:
- Arbeitsumgebung und Tätigkeitsbereich der Firma
- Anstellungsart: Handelt es sich um Innen- oder Aussendienstmitarbeitende? Sind sie oft im Homeoffice tätig?
- Aufgaben der Mitarbeitenden: Ist eine präzise Zeitüberprüfung nötig? Müssen Tätigkeits- oder Arbeitszeitnachträge erfasst werden?
- Virtuelle Stempeluhr per Fernzugriff zur Verfügung stellen oder eine physische Stempeluhr vor Ort installieren?
Was gibt es für verschiedene Buchungsmethoden?
1. Elektronischer RFID-Ausweis
In den meisten Firmen werden die Buchungen mit einem elektronischen RFID-Ausweis (Radio Frequency Identification) getätigt. Meist handelt es sich um Ausweise aus Kunststoff im Kreditkartenformat. In der Karte befindet sich ein Chip mit RFID-Technologie. Sobald dieser vor das Lesegerät oder die Stempeluhr gehalten wird, kann der zuvor registrierte Mitarbeiter mithilfe des Chips identifiziert werden.
Achtung: Es gibt verschiedene Generationen der RFID-Technologie, die nicht alle dem gleichen Sicherheitsniveau entsprechen. Bei veralteten Technologien ist es heutzutage sehr einfach, Kopien anzufertigen! Es ist deswegen empfehlenswert, sich für die neuesten Technologien zu entscheiden, um Risiken zu vermindern und ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, falls Sie weitere Informationen zu diesem Thema wünschen. Zurzeit ist der Ausweis MIFARE DESfire EV2 mit einer Identifikationsnummer der sicherste. Bisher sind keine Fälschungen oder sonstige Zuwiderhandlungen bekannt.
RFID-Ausweise gibt es in verschiedenen Formaten:
- Kreditkartenformat: hochgradig personalisierbarer Ausweis, der von den meisten Firmen bevorzugt wird.
- Schlüsselanhänger: besonders praktisch, verringertes Risiko, den Ausweis zu vergessen oder zu verlieren, da er einfach in den Schlüsselbund eingehängt werden kann. Ausserdem ist er robuster als Ausweise im Kreditkartenformat.
- Lederschlüsselanhänger: von höherem ästhetischem Wert als die herkömmlichen Ausweise, der Design-Aspekt wird sehr geschätzt.
Vorteile: Elektronische RFID-Ausweise sind pro Stück am kostengünstigsten.
Nachteile: Kann leicht beschädigt, verloren oder vergessen werden.
2. Virtuelle Buchung mit dem Smartphone oder PC
In einigen Firmen buchen die Mitarbeitenden direkt am PC oder mit ihrem Smartphone über eine App oder eine Software. Letztere werden normalerweise als SaaS gehostet. Die App oder Software dient also als «virtuelle Stempeluhr» zum Buchen von Arbeitszeiten oder um Zugang zu gewähren. Diese Methode wird virtuelles Buchen genannt.
Vorteile: Buchungen mit dem Smartphone oder PC sind praktischer für Mitarbeitende im Aussendienst oder Homeoffice. Es wird keine physische Stempeluhr benötigt und die Firma überprüft die von den Mitarbeitenden gebuchten Arbeitszeiten, ob vor Ort oder per Fernzugriff.
Nachteile: Mitarbeitende ohne PC oder Smartphone können von dieser Methode leider nicht profitieren. Betroffen sind beispielsweise Mitarbeitende im Industrie- oder Baugewerbe ...
3. Digitaler oder virtueller Ausweis
Ein virtueller Ausweis ist ein Ausweis, der direkt im Smartphone der Mitarbeitenden gespeichert ist. Diese Art Ausweis verwendet BLE- und NFC-Technologien, die auf allen modernen Mobiltelefonen vorhanden sind. Beim virtuellen Ausweis kommen folglich die gleichen Technologien zur Verwendung wie bei kontaktlosen Zahlvorgängen. Der digitale Ausweis wird von der Firma per E-Mail direkt an die Mitarbeitenden versendet, die ihn per Fernzugriff aktivieren können. Danach brauchen die Mitarbeitenden lediglich ihr Smartphone an eine BLE/NFC-kompatible Stempeluhr zu halten, um sich augenblicklich zu identifizieren. Das Smartphone wird so zum physischen Ausweis.
Vorteile: Da alles digital vorliegt, gibt es keine Komplikationen bei der Verteilung der Ausweise. Falls in Ihrer Firma Mitarbeitende mit Zeitarbeiterverträgen oder befristeten Verträgen tätig sind, können Sie die Ausweise nach der festgelegten Arbeitsperiode ganz einfach per Fernzugriff deaktivieren.
Nachteile: Der Ausweis kann nicht ohne Smartphone verwendet werden. Mitarbeitenden, die nicht ihr privates Telefon verwenden möchten und über kein Geschäftstelefon verfügen, können diese Funktion leider nicht nutzen.
4. Buchungen mit einem Code
Für Buchungen mit einem Code muss eine Nummernabfolge auf der Tastatur einer Stempeluhr oder eines Zugangslesers mit Code eingegeben werden. Dies kann nützlich sein, wenn die Arbeitsumgebung nicht immer die Verwendung eines Ausweises ermöglicht, zum Beispiel in der Lebensmittelindustrie, um die Kontaminierung durch Fremdkörper zu vermindern, indem beispielsweise der Ausweis hinunterfällt. Die Methode kann ebenfalls eingesetzt werden, wenn die Firma Zeitarbeiter einstellt und vor dem Arbeitsbeginn keinen Ausweis übergeben kann (z. B. bei Nachtarbeit) oder die Anzahl Ausweise reduzieren möchte. Die Mitarbeitenden können sich mit einem PIN-Code oder mit einer Kennnummer identifizieren.
Vorteile: Es fallen keine Zusatzkosten für die Anschaffung von Ausweisen an, ein Buchungsterminal ist ausreichend.
Nachteile: Der Code könnte vergessen oder an Drittpersonen weitergegeben werden, wodurch eine Sicherheitslücke für die Firma entsteht. Um jegliches Risiko zu vermeiden, muss der Code regelmässig geändert werden, was eine gute Organisation und interne Kommunikation voraussetzt.
5. Biometrische Buchung
Bei der biometrischen Buchung werden die biometrischen Daten der Benutzer zur Identifizierung verwendet, z. B. Fingerabdrücke, Augen, Gesicht, Volumen der Handflächen usw. Beim ersten Mal erfassen die Mitarbeitenden ihre biometrischen Daten an einem Stempelsystem. Diese werden nachfolgend bei jedem Durchgang erkannt. Der Vorteil dieser Technologie, ist dass keinerlei Zusatzmaterial benötigt wird. (NB: ausser für eine biometrische Identifizierung, bei der die biometrischen Daten im Ausweis der Mitarbeitenden erfasst sind und nicht im Informatiksystem)
In einigen Ländern, wie in Frankreich, ist die Verwendung biometrischer Daten stark reglementiert. In Frankreich ist es verboten, biometrische Daten für die Zeitüberprüfung zu verwenden. Unter einigen Umständen kann die Technologie für die Zugangskontrolle erlaubt sein. Am 28. März 2019 hat die französische Datenschutzbehörde CNIL ein Musterreglement erlassen, in der die Pflichten für Organisationen, die biometrische Geräte für die Zugangskontrolle einsetzen möchten, festgelegt sind.
Es gibt jedoch auch Länder mit einer lockereren Gesetzgebung bezüglich biometrischer Buchungssysteme, wo die Verwendung dieser Technologie für die Zugangskontrolle und die Überprüfung der Arbeitszeiten erlaubt ist.
Vorteile: Mit dieser Methode ist kein physischer Ausweis nötig, es besteht also kein Risiko, dass dieser verloren geht, weitergegeben, gestohlen oder gefälscht wird.
Nachteile: In gewissen Ländern sind biometrische Buchungssysteme verboten, was den Verwendungsspielraum dieser Methode deutlich einschränkt. Vor der Installation eines biometrischen Buchungssystems ist es deswegen wichtig, sich über die verschiedenen, geltenden Vorschriften zu informieren.
Jede Buchungsmethode hat Vor- und Nachteile. Sie sollten deswegen ein flexibles System wählen, das mehrere Arten von Ausweisen gleichzeitig bedienen kann und den verschiedenen Verwendungszwecken Ihrer Benutzer entspricht. Genau das bieten wir bei Kelio mit unserer vielseitigen Auswahl an Kelio-Terminalen und -Stempeluhren. Wir können Sie somit bei Ihrer Wahl begleiten und Sie dabei unterstützen, die für Ihre Organisation am besten geeigneten Buchungsmethoden zu finden.
